Ein Telefontraining – wer braucht das schon? Das macht man jeden Tag, das ist wie Zähneputzen. Und, das wissen Sie selbst auch, Zähneputzen will gelernt sein, damit einem die Beißerchen lange erhalten bleiben.
Eine Herausforderung beim Telefonieren ist die: Auf Ihre Stimme kommt es an. Und damit auf Ihre Stimmung. Ist die nämlich mies und Sie lassen sich das anmerken, ist der Ofen aus, sofort. „Schmitz GmbH, Kreuter“, mit genervter Stimme, das bekommen Sie nicht mehr gekittet. Jemand der beim Wählen schon genervt war, ist jetzt auf Schaum.
Möchten Sie freundlich wirken?
Wenn Sie ans Telefon gehen, möchten Sie bestimmt professionell und freundlich wirken. Der Anrufer soll denken, dass er bei Ihnen, Ihrem Unternehmen, willkommen ist. Er oder sie soll nicht den Eindruck haben „Oh je, wen störe ich da?“
wenn Sie und Ihr Chef bereit sind, auf Entdeckungsreise zu gehen. Weniger romantisch ausgedrückt, heißt das: Sie sollten bereit sein, Ihre Komfortzone zu verlassen.
Chefinnen und Chefs realisieren häufig nicht, dass wenn ihre Assistentin an einem Seminar teilnimmt, sei es zum Thema Chefentlastung oder Büroorganisation, nach diesem Training etwas passiert, auch mit ihnen selbst.
Ein Chefentlastungsseminar ist einer Paarberatung nicht unähnlich – und doch geht nur einer hin. Und viele Chefs scheinen zu denken, dass man „seine Partnerin“ allein zur Paartherapie schickt und dies keine Auswirkungen auf einen selbst hat. Lustig. Ich glaube, dass die Damen und Herren Vorgesetzten das nicht zu Ende denken. Der vorrangige Gedanke scheint zu sein: Ich wünsche mir Optimierung. Und: Gut delegiert, ist darum schon die halbe Miete. Aber eben auch nur die halbe.
Neulich im Webinar – Tag zwei, Teil zwei: „Ich habe mich gestern nach unserem Training von meinen Post-its getrennt“, sagt die Teilnehmerin. „Wie viele hatten Sie?“, frage ich. „Zwölf“, antwortet sie. Ich grinse. „Wie geht es Ihnen damit?“, will ich wissen. „Ich fühle mich nakisch und es ist ungewohnt und tut gleichzeitig gut, als wäre Ballast von mir abgefallen“, antwortet sie. Ich grinse wieder und verstehe das.
Analoges Arbeiten ist der lieb gewonnene Wahnsinn
Von unseren Schreibmaschinen haben wir uns vor vielen, vielen Jahren getrennt. Und das hat gar nicht mal so weh getan. Auch dem Faxgerät entsagen viele Assistenzen seit vielen Jahren. Warum ist es dann so schwierig, sich von Notizblöcken und Post-its zu trennen?
Wenn ich früher an „Weiterbildung“ gedacht habe, brachte ich das nie mit Freude oder gar Spaß in Verbindung. Allein schon das Wort klingt spaßfrei.
In vielen Seminaren und jetzt Webinaren höre ich, dass meine Teilnehmerinnen und Teilnehmer „gebrannte Kinder“ sind. „Das ist die erste Weiterbildung, in der ich nicht auf die Uhr schaue“, sagte mir vor einigen Wochen jemand. Und so sollte es auch sein.
Wenn Sie als Sekretärin oder Assistentin das richtige Training für sich suchen, seien Sie kritisch und wählerisch. Es geht nicht nur um die Inhalte, die vermittelt werden sollen. Es geht um das Wie. Wenn das Drumherum, der Trainer, die Inhalte, die Methode stimmen, dann haben Sie eine Chance, dass Sie weder gelangweilt noch enttäuscht sind.
„Ich bin seit Mitte Januar im Unternehmen und habe meinen Chef noch nie persönlich getroffen“, sagte neulich eine Teilnehmerin im Seminar. Da war es Anfang März.
Neue Zeiten, neue Herausforderungen. Dass man seinen Chef oder seine Chefin über acht Wochen nicht sieht, geschweige denn, sich persönlich noch nicht so richtig kennengelernt hat, wäre „früher“ undenkbar gewesen. Heute nimmt der eine oder andere das so hin. Nicht gut, ist aber so.
Digitale Assistenz ist eine Herausforderung
Völlig zu Recht machen sich Assistenzen heute Gedanken darüber, ob sie ihrem Chef die Assistenz bieten können, die er jetzt benötigt. Man trifft sich virtuell, wenn überhaupt. Schwierige Themen per Microsoft Teams zu besprechen, ist nicht so einfach. Einige bewegen sich mit ihren Chefs deshalb an der seichten Oberfläche. Themen, die man längst hätte ansprechen müssen, schiebt man vor sich her.
Wenn ich an Charisma denke, fällt mir sofort Michelle Obama ein. Ich finde sie sympathisch, sie nimmt Raum ein – im besten Sinne – sie ist einfach DA. Bähm! Sie ist präsent, was sie nicht zuletzt ihrer Körpersprache verdankt.
Für mich zählt die ehemalige First Lady der USA zu den charismatischsten Frauen, die ich „kenne“. Angela Merkel ist für mich der komplette Gegenentwurf und das hat aus meiner Sicht nichts mit Attraktivität zu tun, sondern mit der Körpersprache. Und wir können darüber natürlich unterschiedlicher Meinung sein.
Es gibt reichlich Trainings, in denen Sie lernen, schwierige Gespräche zu führen.
Da geht es dann um:
Ich finde, dass schwierige Gespräche viel alltäglicher sind:
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Zu Ostern werden viele Assistentinnen und ihre Chefs ein paar Tage Auszeit nehmen. Ihre Geschäftspartner und Kunden schreiben Ihnen vielleicht trotzdem und möchten gern wissen, wann Sie wieder da sind.
Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Outlook zu Ostern mal anders und mit Schwung formulieren und was Sie besser nicht schreiben sollten.
Das sind meine fünf wichtigsten Tipps: