Es gibt einen Satz, den ich in meinen Seminaren garantiert IMMER höre. „Ich muss das ausgedruckt sehen“, sagt mindestens immer eine Teilnehmerin in meinen Seminaren und Webinaren. Und zumindest eine andere sagt „Mein Chef möchte das ausgedruckt haben“. Die anderen Teilnehmer nicken dann in der Mehrzahl zustimmend.

Es gibt reichlich Rituale, die wir Menschen hegen und pflegen. E-Mails auszudrucken gehört dazu. Es handelt sich bei Ritualen um lieb gewonnene Angewohnheiten, von denen wir überzeugt sind, dass es genau so funktioniert und sein muss und nicht anders. Rituale geben Sicherheit und Geborgenheit. Für Kinder ist das besonders wichtig. Erwachsenen helfen Rituale ihren Alltag zu bewältigen. „Ich muss das ausgedruckt sehen“, ist schon mehr ein Glaubenssatz denn ein Ritual.

Und: Erwachsene dürfen ihre Glaubenssätze neu definieren, oder? 

Weiterlesen …

Eine Floskel, die mir am meisten missfällt, ist „Na, alles gut?“ Da könnte ich steil gehen. Tue ich nicht. Ich atme und frage dann häufig „Was genau ist Ihre Frage?“. Und alle, die in der letzten Zeil mal bei mir im Training waren, wissen, dass ich darauf durchaus unterschiedliche Antworten erhalte.

„Und, alles im Griff?“, ist irgendwie ähnlich. Und doch anders. Mein neues Training heißt so. Darin dreht sich alles um das E-Mail- und Aufgabenmanagement. Denn, wenn Sie das beherrschen, haben Sie wirklich alles im Griff. Ja, okay, da sind noch der Chef und die Kollegen …

Ich frage mich manchmal, wie ich in meiner Zeit als Assistentin meinen Job erledigen konnte. Damals steckte das Internet noch in den Kinderschuhen und es hagelte nicht jeden Tag 40 E-Mails. Alles entspannt! Dafür war ich ausreichend mit Kopieren, dem Ablegen von Papier und sogar noch mit dem Tippen auf einer Schreibmaschine beschäftig. Sehr lustig. Ich kenne sogar noch Tageskopien. Die Jüngeren unter Ihnen fragen sich zurecht, was das ist. Vergessen Sie es am besten schnell wieder! 

Weiterlesen …

„Was haben Sie Ihrer Chefin darauf geantwortet?“, frage ich eine Teilnehmerin im Online-Training.

„Also, ich will mal so sagen, wir sehen uns ja nicht oft. Und an dem Tag wollten wir uns eigentlich sehen, aber dann hatte sie kurzfristig entschieden, im Homeoffice zu bleiben. Ich sag mal, wenn wir uns öfter sehen würden, dann …“

„Was haben Sie Ihrer Chefin darauf geantwortet?“, wiederhole ich meine Frage.

Ich wollte dann kein drittes Mal fragen, den anderen Teilnehmerinnen dauerte das ganze „Prozedere“ vermutlich sowieso schon zu lange.

Solche und ähnliche Situationen erlebe ich oft im Seminar. Ich stelle eine sehr klare Frage und bekomme keine oder eine sehr umständliche Antwort der Teilnehmerin. Nicht selten wiederhole ich meine Frage, damit ich ihr bei ihrem Thema weiterhelfen kann.

Viele Frauen reden um den heißen Brei

Füllwörter, Langatmigkeit, Weichmacher – damit rauben Sie Ihren Worten Wirkung und sich selbst die Überzeugungskraft. 

Weiterlesen …

Es gibt Seminare, die heißen „Modernes Office-Management“. Auch eines meiner Trainings ist so betitelt. Und während ich mir die Inhalte des Seminars durchlese, überlege ich, ob Sie als Sekretärin/Assistentin hauptsächlich das Office managen, also das Büro organisieren.

Wenn Sie den englischen Begriff „Office-Management“ nämlich ins Deutsche übersetzen, finde ich, dass das „Büro organisieren“ nicht wirklich die Tätigkeiten trifft, die die meisten Assistentinnen täglich verrichten oder die Herausforderungen korrekt bezeichnen, denen Sie sich gegenüber sehen.

Vielmehr jonglieren Sie als Assistentin aus meiner Sicht auf ganz vielen Ebenen und sehen sich unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber.

Die Chefin – der Chef

Es gibt Assistentinnen, die eine wunderbare, offene Zusammenarbeit mit ihren Vorgesetzten pflegen. Das Verhältnis ist geprägt von gegenseitigem Respekt; Probleme, sofern es welche gibt, werden offen angesprochen. 

Weiterlesen …

Ich halte mich auf dem Laufenden, damit ich Sie auf dem Laufenden halten kann; also schmökere ich mich durch Blogs, Literatur, Newsletter und alles, was mir so vor „die Flinte“ gerät.

Neulich las ich, dass, wenn der Chef sich nicht an Abmachungen hielte, man ihn „bestrafen“ solle. Dann bekäme er eben mal morgens keinen Kaffee hingestellt; und wenn er sich an Abmachungen hält, dann könne man ihm auch mal seine Lieblingskekse hinstellen.

Echt jetzt? Ich habe diese Empfehlung mehrmals gelesen, um sicherzustellen, dass es sich nicht um Satire handelte. Tat es nicht.

Ich möchte nicht bestraft oder belohnt werden

Die Vorstellung, dass mich eine Kollegin oder Mitarbeiterin belohnt und bestraft, löst bei mir Befremden aus. Wie kommt man allen Ernstes auf die Idee, so etwas zu empfehlen. Und: Nicht mal in einem aktuellen, seriösen Erziehungsratgeber lesen Sie, dass man Kinder bestrafen oder belohnen solle.

Weiterlesen …

Benimm-Trainer A. Schmidt rät: nicht gleich vorwurfsvoll werden. So steht es in der Süddeutschen Zeitung. Dann bin ich mal gespannt, was Herr Schmidt zu sagen hat.

„Sie haben keine Maske auf“ würde er nicht sagen, das sei vorwurfsvoll. „Warum tragen Sie keine Maske?“ ist seine Empfehlung.

Ich „beleuchte“ die Empfehlungen mal unter verschiedenen Aspekten und gebe Ihnen Beispiele, damit Sie sich selbst ein Urteil bilden können.

Beispiel 1

Der Reißverschluss an meiner Aktentasche ist schon mal geöffnet, während ich durch ein Bahnhofviertel zum Zug schlendere. Das ist nicht sehr schlau von mir.

„Der Reißverschluss an Ihrer Tasche ist geöffnet“, sagen Passanten dann schon mal zu mir. „Danke, sehr aufmerksam; und danke für Ihre Sorge“, sage ich dann. Ich finde das nett. Ich finde das auch nicht vorwurfsvoll. Es ist eine Feststellung. Ich kann darauf reagieren, wie ich möchte. Vorgeführt fühle ich mich nicht.

Würde ich gefragt „Warum ist der Reißverschluss geöffnet?“ würde ich genötigt, einem fremden Menschen eine Erklärung über mein Verhalten zu geben. Meine Antwort müsste lauten, wenn ich ehrlich bin „Weil ich das schon mal vergesse“, oder gar „Weil ich mitunter dusselig bin“. „Warum“ finde ich als Frage fast immer unpassend, weil es das Gegenüber in eine unnötige Erklärungsnot bringt.

Beispiel 2

Angenommen, ich hätte eine Laufmasche in der Strumpfhose. 

Weiterlesen …

Geben Sie es zu, Sie haben auch schon an Weihnachten gedacht, oder?

In Zeiten von COVID-19 können Sie Geschäftspartnern nicht das übliche Blabla zu Weihnachten schicken. Und, seien wir mal ehrlich, ein „Bleiben Sie gesund“, mag ehrlich gemeint sein ist aber zur neuen Floskel geworden. Das werden in diesem Jahr nahezu alle schreiben. Wollen Sie es sich so einfach machen oder ehrliche Anteilnahme und Einfühlungsvermögen beweisen?

Und: Sie wissen wahrscheinlich auch nicht, ob Ihr Geschäftspartner an COVID-19 erkrankt war, noch mit Spätfolgen zu kämpfen hat (Beeinträchtigung des Geschmackssinns ist noch das geringste Übel) oder gar jemanden verloren hat.

Wenn Sie sich zu Weihnachten gegenüber Geschäftspartnern einfühlsam zeigen möchten, habe ich einen Text für Sie entworfen. Vielleicht gefällt er Ihnen. 

Weiterlesen …