Floskeln vermeiden und neuen Schwung in altmodische Texte bringen

„In der Anlage übersende ich Ihnen meine herzlichsten Glückwünsche“ - das schreibt keiner. So weit sind wir alle schon. Aber vor „Anlässlich Ihres Geburtstags übermittle ich Ihnen meine herzlichen Glückwünsche“ schrecken viele nicht zurück. Dabei ist dieser Satz genauso Floskel, langweilig und eine Zumutung für das Geburtstagskind wie der Anlage-Satz.

Ich habe eine kleine Auswahl für Sie zusammengestellt von beliebten und gleichzeitig, aus meiner Sicht, misslungenen Formulierungen in Geburtstagsgratulationen. 

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Arbeiten im Homeoffice hat viele Vorteile. Eines ist ganz sicher, dass man weniger Störungen durch Kollegen hat und weniger Gelegenheiten, sich über Kollegen zu ärgern.

Ja, man kann sich auch im Teams- oder Zoom-Meetings über jemanden ärgern; doch im Vergleich zum ganz normalen Arbeiten im Büro ist das Konfliktpotenzial aus dem Homeoffice geringer.

Bald, vielleicht jetzt schon, kehren Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück. Und Sie treffen wieder auf,

• den Kollegen, der morgens nicht grüßt,
• die Kollegin, die Informationen für sich behält,
• den unorganisierten, chaotischen Chef,
• oder die Chefin, die von sich und Ihnen einen sehr hohen Arbeitseinsatz erwartet.

Es ist alles so wie vorher. 

Sie bestimmen, ob die Konflikte wieder losgehen

Die Menschen, die Ihnen jetzt wieder begegnen, haben sich in den letzten Monaten nicht geändert. Warum sollten sie auch? Sie haben es mit den gleichen herausfordernden Charakteren zu tun wie vor dem Lockdown. Ob Sie weitermachen wie bisher, sich ärgern lassen, gereizt reagieren, das entscheiden Sie.

Zum Streiten braucht es zwei Menschen, zum Ärgern immer nur einen. 

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Einem Bürgermeister zur gewonnenen Wahl zu gratulieren, das machen Sie nicht alle Tage. Was aber, wenn Ihr Chef Sie bittet, genau zu diesem Thema ein Gratulationsschreiben zu formulieren? Damit Ihnen dieser Wunsch nicht den Schweiß auf die Stirn treibt und Sie ganz gelassen einen Vorschlag machen können, habe ich diesen Text bereits für Sie vorbereitet. 

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Der Sommer ist zu Ende und einige denken jetzt schon an Weihnachten. Unsinn oder völlig zurecht?

Eines ist klar: Weihnachten wird nicht so sein, wie letztes Jahr. Eine Weihnachtsfeier, wie Sie es möglicherweise gewohnt sind, wird Ihr Unternehmen nicht veranstalten.

Sind Sie die- oder derjenige mit der Aufgabe, die Kolleginnen und Kollegen zu informieren, dass die Weihnachtsfeier dieses Jahr COVID-19 zum Opfer fällt? Wenn sich nicht noch ganz viel in eine positive Richtung verändert, wird das nämlich genau so sein.

Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie das Thema einfühlsam angehen können und die richtigen Worte finden. Diesen Text habe ich aus Sicht eines Vorgesetzten, Geschäftsführers, CEOs geschrieben. 

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Wenn Sie nach den wichtigsten Eigenschaften einer Führungskraft auf Google suchen, haben Sie über 2 Millionen Treffer.

Suchen Sie hingegen nach den Top Eigenschaften einer Assistentin, schafft Google es auf 850 000 Treffer – und die meisten davon sind aussagelos wie dieser Text:

„Ihre Sekretärin repräsentiert Ihr Unternehmen und trägt damit entscheidend zu dessen Außenwirkung bei. Denn Sie ist die erste Ansprechpartnerin, mit der Ihre Kunden, Geschäftspartner und Bewerber in Kontakt kommen. Daher prägt sie den ersten Eindruck, die diese von Ihrem Business erhalten – und der erste Eindruck zählt bekanntlich.

Das bedeutet: Eine unprofessionelle, unorganisierte oder gar unfreundliche Sekretärin hinterlässt einen höchst unseriösen Eindruck – der Ihr Unternehmen im schlimmsten Fall einen wichtigen Kunden oder den passenden Bewerber kosten kann. Mit einer kompetenten und freundlichen Sekretärin dagegen hinterlassen Sie einen rundum positiven und seriösen ersten Eindruck. Wie oben schon erwähnt, gilt dies selbstverständlich auch für hervorragende Sekretäre."

Überraschung: Die Sekretärin, ich würde sagen die Assistentin, repräsentiert das Unternehmen. Echt jetzt? Langweilig. Das wussten wir schon. Und: Das tut die Führungskraft auch.

Also, was sind die 9 Top Eigenschaften einer guten Assistenz? Ich habe mir Gedanken gemacht:

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Dass ein Mitarbeiter nach 10, 20 oder mehr Jahren Betriebszugehörigkeit ein Gratulationsschreiben erhalten sollte, darüber sind wir uns vermutlich einig. Jeder würde sich über ein paar Zeilen der Geschäftsführung freuen und wäre gekränkt, wenn diese ausblieben.

Doch die Freude über die Gratulation kann schnell getrübt werden, wenn der Brief oberflächlich und distanziert formuliert wird oder wenn es sich um ein standardisiertes Schreiben handelt, einheitlich für alle Jubilare.

Herzlichkeit ist jetzt Trumpf

Wenn Sie mit Gefühl und Herz formulieren möchten, um dem Empfänger die Wertschätzung entgegenzubringen, die er verdient, müssen Sie Ihre Komfortzone verlassen, über Ihren Schatten springen, etwas wagen und auf die üblichen Floskeln verzichten.

Einfach statt umständlich formulieren

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Und trotzdem stehen komplizierte, umständliche, distanzierte Formulierungen ganz oben auf dem Treppchen. 

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„In der Anlage übersenden wir Ihnen“ – Standardformulierungen sind nicht gut genug

Sie möchten ein Protokoll verschicken? Ein Angebot? Einen Prospekt? Und immer fällt Ihnen spontan der gleiche Satz ein? „In der Anlage übersenden wir“, oder „beigefügt erhalten Sie“. So geht es vielen. Deshalb fangen die meisten E-Mails auch so an.

Sie wünschen sich Alternativen? Rettung naht. Denn mit diesem Beitrag erhalten Sie viele schwungvolle Ideen für die meisten Anlagen, die Sie verschicken. Von A wie Angebot bis V wie Vertrag.

Ist das denn die Mühe wert?

Es ist doch nur eine kurze E-Mail, die darauf hinweist, dass der Geschäftspartner etwas erhält. Müssen Sie da wirklich Ihre Kreativität bemühen? Von „müssen“ kann keine Rede sein. Aber es ist sinnvoll, zu jeder Anlage passend und ohne die üblichen Floskeln zu formulieren. So fühlt der Empfänger Ihrer E-Mail sich besser bei Ihnen aufgehoben als mit dem üblichen „In der Anlage …“.

Bedenken Sie, dass Sie Ihr Unternehmen mit jeder E-Mail repräsentieren. Sie entscheiden darüber, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.

Ein typisches Begleitschreiben

E-Mails, wie die folgende, erhalte ich oft. Herzlos, desinteressiert bis hingesaut.

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