Der Sommer ist zu Ende und einige denken jetzt schon an Weihnachten. Unsinn oder völlig zurecht?

Eines ist klar: Weihnachten wird nicht so sein, wie letztes Jahr. Eine Weihnachtsfeier, wie Sie es möglicherweise gewohnt sind, wird Ihr Unternehmen nicht veranstalten.

Sind Sie die- oder derjenige mit der Aufgabe, die Kolleginnen und Kollegen zu informieren, dass die Weihnachtsfeier dieses Jahr COVID-19 zum Opfer fällt? Wenn sich nicht noch ganz viel in eine positive Richtung verändert, wird das nämlich genau so sein.

Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie das Thema einfühlsam angehen können und die richtigen Worte finden. Diesen Text habe ich aus Sicht eines Vorgesetzten, Geschäftsführers, CEOs geschrieben. 

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Wenn Sie nach den wichtigsten Eigenschaften einer Führungskraft auf Google suchen, haben Sie über 2 Millionen Treffer.

Suchen Sie hingegen nach den Top Eigenschaften einer Assistentin, schafft Google es auf 850 000 Treffer – und die meisten davon sind aussagelos wie dieser Text:

„Ihre Sekretärin repräsentiert Ihr Unternehmen und trägt damit entscheidend zu dessen Außenwirkung bei. Denn Sie ist die erste Ansprechpartnerin, mit der Ihre Kunden, Geschäftspartner und Bewerber in Kontakt kommen. Daher prägt sie den ersten Eindruck, die diese von Ihrem Business erhalten – und der erste Eindruck zählt bekanntlich.

Das bedeutet: Eine unprofessionelle, unorganisierte oder gar unfreundliche Sekretärin hinterlässt einen höchst unseriösen Eindruck – der Ihr Unternehmen im schlimmsten Fall einen wichtigen Kunden oder den passenden Bewerber kosten kann. Mit einer kompetenten und freundlichen Sekretärin dagegen hinterlassen Sie einen rundum positiven und seriösen ersten Eindruck. Wie oben schon erwähnt, gilt dies selbstverständlich auch für hervorragende Sekretäre."

Überraschung: Die Sekretärin, ich würde sagen die Assistentin, repräsentiert das Unternehmen. Echt jetzt? Langweilig. Das wussten wir schon. Und: Das tut die Führungskraft auch.

Also, was sind die 9 Top Eigenschaften einer guten Assistenz? Ich habe mir Gedanken gemacht:

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Dass ein Mitarbeiter nach 10, 20 oder mehr Jahren Betriebszugehörigkeit ein Gratulationsschreiben erhalten sollte, darüber sind wir uns vermutlich einig. Jeder würde sich über ein paar Zeilen der Geschäftsführung freuen und wäre gekränkt, wenn diese ausblieben.

Doch die Freude über die Gratulation kann schnell getrübt werden, wenn der Brief oberflächlich und distanziert formuliert wird oder wenn es sich um ein standardisiertes Schreiben handelt, einheitlich für alle Jubilare.

Herzlichkeit ist jetzt Trumpf

Wenn Sie mit Gefühl und Herz formulieren möchten, um dem Empfänger die Wertschätzung entgegenzubringen, die er verdient, müssen Sie Ihre Komfortzone verlassen, über Ihren Schatten springen, etwas wagen und auf die üblichen Floskeln verzichten.

Einfach statt umständlich formulieren

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Und trotzdem stehen komplizierte, umständliche, distanzierte Formulierungen ganz oben auf dem Treppchen. 

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„In der Anlage übersenden wir Ihnen“ – Standardformulierungen sind nicht gut genug

Sie möchten ein Protokoll verschicken? Ein Angebot? Einen Prospekt? Und immer fällt Ihnen spontan der gleiche Satz ein? „In der Anlage übersenden wir“, oder „beigefügt erhalten Sie“. So geht es vielen. Deshalb fangen die meisten E-Mails auch so an.

Sie wünschen sich Alternativen? Rettung naht. Denn mit diesem Beitrag erhalten Sie viele schwungvolle Ideen für die meisten Anlagen, die Sie verschicken. Von A wie Angebot bis V wie Vertrag.

Ist das denn die Mühe wert?

Es ist doch nur eine kurze E-Mail, die darauf hinweist, dass der Geschäftspartner etwas erhält. Müssen Sie da wirklich Ihre Kreativität bemühen? Von „müssen“ kann keine Rede sein. Aber es ist sinnvoll, zu jeder Anlage passend und ohne die üblichen Floskeln zu formulieren. So fühlt der Empfänger Ihrer E-Mail sich besser bei Ihnen aufgehoben als mit dem üblichen „In der Anlage …“.

Bedenken Sie, dass Sie Ihr Unternehmen mit jeder E-Mail repräsentieren. Sie entscheiden darüber, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.

Ein typisches Begleitschreiben

E-Mails, wie die folgende, erhalte ich oft. Herzlos, desinteressiert bis hingesaut.

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Mustertexte für gelungene Einladungen

Würden Sie, wenn Sie zu einer Party gingen, sich selbst fragen „Ob wohl für mein leibliches Wohl gesorgt sein wird?“ Lassen Sie mich für Sie antworten. Nein, das würden Sie nicht. Sie würden auch niemand anderen fragen, ob er wisse, ob für das leibliche Wohl der Gäste gesorgt sei. Sie würden fragen „Gibt es an dem Abend etwas zu essen?“.

Damit sind wir bei einer prinzipiellen Herausforderung moderner Korrespondenz. Viele Menschen schreiben nicht so, wie sie sprechen. Das scheint sogar verpönt zu sein. Lieber kompliziert, umständlich und antiquiert formulieren, statt einfach, klar, verständlich und in diese Zeit passend, also modern.

„Haben die Herrschaften schon gewählt?“, wurden mein Mann und ich neulich in einem Restaurant gefragt. Ich war kurz davor, mich umzudrehen, ob ich die Ankunft von Personen herrschaftlicher Herkunft verpasst hatte. „Wissen Sie schon, was Sie essen möchten?“ oder „Haben Sie sich schon für etwas zu essen entschieden?“ wären mir ausreichend höflich formuliert gewesen.

Und „essen“ ist auch ein Wort, das Sie in Ihren Einladungstexten verwenden dürfen und sollten.

9 Musterformulierungen für Ihre Einladungstexte, wenn Sie zu Ihrer Veranstaltung etwas zu essen anbieten 

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Ich sprach neulich mit einer Chefin, die größtenteils noch analog organisiert war und an ihrem Papier hing. „Was hätten Sie gemacht, wenn Sie im Homeoffice hätten arbeiten müssen“, fragte ich sie. „Ich hätte geweint“, war ihre Antwort. Ich musste sehr lachen.

Im Homeoffice ist analoge Organisation ein Problem

Wenn ich im Seminar frage, wo und wie meine Teilnehmerinnen ihre To-dos festhalten, antworten acht von zehn Personen mit „In meinem Notizbuch“. Das ist ganz klar analoge Organisation und ich weiß, dass es Trainer gibt, die das empfehlen. Ich nicht!

Wäre ich Ernährungsberaterin würde ich Ihnen auch nicht empfehlen, abends Butterbrote zu essen. Das hat man früher gemacht und war ganz normal, Hauptsache viel Wurst und Käse drauf. Es ist aber nicht mehr früher. Es ist jetzt.

Und jetzt bietet Ihnen die Digitalisierung Möglichkeiten, von denen Sie nicht zu träumen gewagt haben. Nur müssen Sie dazu bereit sein, auf Ihr geliebtes „Butterbrot“ zu verzichten. Doch die eigenen Rituale, die eigene Komfortzone zu verlassen, ist nicht einfach. 

Was seit Jahren funktioniert muss nicht schlecht sein, kann aber …

In einem Training, vor zwei Wochen, erklärte mir eine Geschäftsführungssekretärin, wie sie ihre To-dos organisiert. „Ja, das kenne ich“, antwortete ich ihr, „das habe ich vor 20 Jahren genau so gemacht.“

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„Der macht mich wahnsinnig“, haben Sie sich vielleicht auch schon sagen hören.

• Gemeint ist Ihr Kollege, der immer die Türen knallt.
• Gemeint ist Ihr Kollege, der jeden noch so kleinen Tippfehler findet.
• Gemeint ist Ihr Chef, der zu jedem Termin zu spät kommt.
• Gemeint ist Ihre Chefin, die immer wieder ungeduldig nachfragt, ob etwas schon erledigt ist.

Bitte, nicht wahnsinnig werden. Die Welt ist voller unterschiedlicher Charaktere und jeder von uns hat irgendwie einen Spleen. Andersartigkeit bedeutet Vielfalt und gehört zum Leben. Wir brauchen nur etwas mehr Toleranz und eine andere Einstellung zu den Marotten und Schrulligkeiten unserer „lieben“ Mitmenschen.

Sie selbst verantworten Ihre negativen Gefühle

Ihre Kolleginnen und Kollegen sollten nicht ursächlich für Ihren Frust oder Stress sein. Und in der Praxis ist es dann doch so. Sie ärgern sich über einen Kollegen, der Sie nervt. Nur: Der kann nichts für Ihre negativen Gefühle. Er verantwortet nicht Ihre gereizte Reaktion. Er entscheidet nicht darüber, dass Sie Ihren Ärger mit in den Feierabend nehmen. Das tun ganz allein Sie. 

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