Ein Kollege vergreift sich im Ton, Ihr Chef wird hektisch macht Druck, Ihre Kollegin nervt, weil sie immer zu laut telefoniert. Dass Ihr Nervenkostüm an einigen Tagen blank liegt, ist nicht weiter verwunderlich. Krafträuber lauern an jeder Ecke, Kollegen, die Sie schier verrückt machen, tauchen im Minutentakt bei Ihnen auf.

Doch ein solches Arbeiten halten Sie nicht lange durch. Auch lautes Schnaufen, „das muss der doch merken“ verschafft Ihnen keine Entlastung. Die besonderen Herausforderungen in Ihrem Job verlangen nach ganz besonderen Fähigkeiten, damit Sie stark und leistungsfähig bleiben.

Energieräubern die Stirn bieten 

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Wenn ich daran denke, wie ich vor 25 Jahren Reisen für meinen Chef organisiert habe, muss ich schmunzeln. Und alle, die ihren Chefs heute noch ausgedruckte Reisepläne und Mappen mit auf den Weg geben, müssen jetzt ganz stark sein: Das ist old school.

Ich weiß, dass viele Chefs das noch so möchten und wenn Sie schalten und walten könnten, wie Sie wollten, wäre Ihr Büro schon viel digitaler organisiert. Doch auch für Ihren Chef ist es nicht einfach, die eigenen Rituale, die eigenen Komfortzone zu verlassen. Sie brauchen einen langen Atem, wenn Sie analog organsierte Chefs für moderne Tools und papierloses Arbeiten begeistern möchten. 

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Ich spüre die Digitalisierung jeden Tag. Und je mehr ich darüber nachdenke, desto präsenter wird mir, was da gerade passiert.

Ich reise mit dem Zug in den Urlaub. Auf meinem iPad korrigiere ich mit dem Apple Pencil eine PDF-Datei. Meine Seminarbroschüre für 2020. Ich speichere sie in OneDrive ab, damit Susanne sie weiterbearbeiten und ihr den letzten Schliff geben kann. Susanne arbeitet heute im Homeoffice und ist nicht bei mir in Düsseldorf. Ich bin ja auch nicht da und arbeite trotzdem.

Digitales Erlebnis im Urlaub

An meinem Urlaubsort soll ich im Appartement einen Meldeschein ausfüllen. Das kann ich aber nicht, weil ich keinen Kugelschreiber habe. Nicht mehr. Ich brauche den sonst nicht. Ich kann mir alles digital notieren und muss keine handschriftlichen Notizen machen, die ich später suche.  

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„Lächeln Sie doch mal“, sagte früher schon mal ein Kollege zu mir. Wie bitte? Wie stellt der sich das denn vor? Ich bin konzentriert und währenddessen grinse ich nicht meinen Bildschirm an. Oder sollte man das tun, um freundlich und charmant zu wirken?

Wirkungsvolle Chefentlastung geht einem am besten fröhlich, entspannt und gelassen von der Hand. Die lieben Kollegen – mit ihren Marotten und Unverschämtheiten können Ihnen da schon mal einen Strich durch die Rechnung machen. Und Chefs, die mehr auf Hellsehen, denn auf Informationsfluss setzen, machen es Ihnen auch nicht gerade leicht.

Also: Mit Schwung und Charme das Office zu managen ist gar nicht so einfach.

Meine 3 besten Tipps, wie Sie sich im Büro nicht unterkriegen lassen 

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Bei altmodischer Korrespondenz denken viele Menschen an „In der Anlage übersenden ich Ihnen“ oder „Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung“. Das fällt mir als erstes ein. Und dann denke ich gleich an das unsägliche „gern“, das viele Menschen gleich an den Satzanfang stellen, um ... besonders höflich zu erscheinen?

Das ist nicht präzise

„Teilen Sie uns gerne mit, wenn Sie auf einem anderen Platz sitzen.“ sagt die Flugbegleiterin. Das erscheint mir etwas umständlich formuliert. Warum sagt sie nicht „Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie auf einem anderen Platz sitzen“? Das wäre einfach und präzise formuliert. Sie möchte doch, dass ich das tue, oder? Dann sollte sie mir das auch so sagen. Wenn sie es besonders höflich formulieren wollte, könnte sie auch sagen „Bitte seien Sie so freundlich und teilen uns mit, wenn ….“. (Ja, hier muss der Konjunktiv stehen.) 

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Ich habe eine Komfortzone, aus der ich mich nicht so gerne herausbewege. Das liegt nicht daran, dass diese Komfortzone sonderlich bequem ist. Nein, sie ist mir nur vertraut. Der Grad des Unbequemen ist mir bekannt und ich bin bereit, ihn in Kauf zu nehmen.

Assistenzen pflegen auch Komfortzonen

Bei meinen Seminarteilnehmerinnen findet sich das Phänomen auch. Viele Assistentinnen arbeiten seit vielen, vielen Jahren in der gleichen Art und Weise. Sie notieren sich ihre To Dos auf einem Block, E-Mails, die sie später bearbeiten möchten, drucken sie aus und für Rücksprachen mit ihren Chefs nehmen sie einen ganzen Berg Unterlagen mit ins Gespräch. Der Blick über den analogen Tellerrand fällt einigen noch schwer. 

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„Ich komme morgens um 7 Uhr und gehe so gegen 18 Uhr“, sagte letztens eine Teilnehmerin. Das ist schnell ausgerechnet: Sie verbringt 11 Stunden ihres Tages im Büro. Ich finde das zu viel. Und sie nimmt an einem Chefentlastungsseminar teil. Hat sie nicht schon genug zu tun?

Ich habe sie gefragt, warum sie teilnimmt und sie sagte, sie erhoffe sich Hilfe, wie sie die Zusammenarbeit mit ihrem Chef optimieren und die Überstunden reduzieren könne. Da war sie bei mir richtig. 

Weniger arbeiten – mehr Chefentlastung

Praktisch sieht es so aus, dass ich es als meine Aufgabe betrachte, den überarbeiteten Assistentinnen in meinen Seminaren Tools, Kniffe und Kommunikationstipps an die Hand zu geben, mit denen sie den Chefentlastungseffekt noch weiter optimieren und gleichzeitig weniger und entspannter arbeiten können. Chefentlastung und gelebte Resilienz!

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