„Hat Frau Richter sich gemeldet wegen der Teilnehmerzahl für nächste Woche?“, fragte ich Susanne vor ein paar Wochen. Ich wollte ein firmeninternes Training vorbereiten und mich schlau machen, wie viele Personen teilnehmen.
„Steht alles in OneNote“, antwortete sie. Erst denken, dann fragen, dachte ich. Das Hirn dabei zu haben, reicht eben nicht. Eingeschaltet sollte es sein.
Dabei hätte ich es wissen müssen: Seit zwei Jahren arbeite ich schon intensiv mit OneNote und es hätte mir klar sein müssen, dass wir digital so aufgestellt sind, dass alle Informationen, die wir benötigen im Wundertool OneNote enthalten sind.
Ich weiß gar nicht, wie ich mich, mein Büro, meine Seminare, ohne dieses digitale Notizbuch organisiert habe. Versuche ich mich zu erinnern, habe ich oft Informationen gesucht und war gestresst und verärgert, wenn ich etwas nicht sofort gefunden habe. Solche Situationen erlebe ich nicht mehr.
Outlook und OneNote – zwei Alleskönner
Outlook nutze ich schon seit vielen, vielen Jahren sehr umfassend. Die Aufgabenfunktion, wenn ich das so sagen darf, rettet mir jeden Tag den Hintern. Ich habe IMMER den Überblick, was ich noch zu erledigen habe und die damit verbundene elektronische Wiedervorlage ist einfach perfekt. Ich habe wiederkehrende Aufgaben im Griff und jedes Event – also meine Trainings. Durch die Kombination mit OneNote wird Outlook für mich zum Alleskönner. Wann habe ich das letzte Mal etwas vergessen? Ewig nicht. Und früher ist mit öfter etwas dadurch gegangen; da blieb mir meist kurz das Herz stehen und der Schweißausbruch war absehbar. So gesehen, sind Outlook und OneNote meine digitalen Resilienztools.
Für Assistentinnen perfekt
Susanne und ich arbeiten eng zusammen. Das bedeutet nicht, dass wir uns täglich sehen. Ganz und gar nicht. Manchmal sehen wir uns zwei oder drei Wochen nicht, weil ich so viele Trainings gebe und durch die Gegend jette. Sie arbeitet dann in Köln, in ihrem Home-Office. Und nie haben wir das Gefühl, dass der einen oder der anderen Informationen fehlen. Wir sind so organsiert, dass alles Wichtige jederzeit für beide transparent ist. Das ist ein tolles Gefühl. Es gibt uns Sicherheit.
Sicherheit, mit dem, was Sie tun, ist für Sie als Assistentin auch wichtig. Es lässt Sie mit Ruhe und Gelassenheit arbeiten. Stellen Sie sich vor, wie es wäre, immer das sichere Gefühl zu haben, alles im Griff zu haben, ohne zwischendurch hochzuschrecken, aus Angst, Sie könnten etwas vergessen haben.
Outlook und OneNote sind Ihre Felsen in der Brandung und noch lange nicht alles
Wenn Sie diese beiden Programme „beherrschen“, optimieren Sie Ihre Digital-Kompetenz. Neben diesen Must-haves gibt es noch jede Menge anderer Tools, die Ihnen und Ihrem Chef die tägliche Arbeit erleichtern. Zeigen Sie Ihrer Chefin und Ihrem Chef, wie sehr Sie Ihren Job im Griff haben und sie oder er sich 100-prozentig auf Sie verlassen kann. Werfen Sie analoge, alte Hüte über Bord und stellen Sie sich Ihrer eigenen digitalen Revolution.
Ich helfe Ihnen dabei. Lassen Sie sich mit meinem Webinar „Büroorganisation 4.0“ inspirieren.
Das nächste Webinar findet am 28. Mai 2020 statt.
Alle Details zu diesem Webinar sehen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/bueroorganisation-4-0-endlich-digital-2.html