„Assistenzen organisieren ja nur das Büro und machen Termine. Das ist ja nicht total anspruchsvoll“, sagte neulich tatsächlich jemand zu mir, mit dem ich mich im Zug unterhielt. SIE arbeitet selbst als Grafikerin und fand ihren Job offensichtlich anspruchsvoller.
Ich war einigermaßen empört, hatte aber keine Lust, die Dame vom Gegenteil zu überzeugen und habe mich wieder meinem Film zugewandt.
Gut ausgebildete Assistenzen haben Superkräfte
Assistenzen sind Organisationstalente, Troubleshooter und nicht selten auch emotionale Stabilisatoren im stressigen Alltag.
1. Assistenzen denken voraus und sind lösungsorientiert
Die Assistenz erkennt Engpässe, bevor sie entstehen, plant mit Weitblick und denkt für den Chef oder die Chefin mit – und oft sogar einen Schritt weiter. Bevor der Chef das Problem erkennt, hat die Assistenz es schon gelöst.
2. Organisationstalent
Termine, Reisen, Meetings, Projekte: Alles läuft strukturiert, effizient und reibungslos – auch wenn fünf Dinge gleichzeitig passieren. Auch dann, wenn Chefs ihre Meinung ändern, wann sie fliegen, ob sie fliegen, oder ob sie den Termin wahrnehmen oder nicht.
3. Kommunikationsgeschick
Ob intern, extern, diplomatisch oder direkt – eine starke Assistenz trifft den richtigen Ton und kann Informationen klar filtern und weitergeben.
4. Entscheidungsfreude und Eigeninitiative
Gute Assistenzen warten nicht auf Anweisungen – sie handeln selbstständig und treffen kluge Entscheidungen im Sinne der Führungskraft, weil sie ihren Chef gut kennen.
5. Diskretion und Loyalität
Vertrauliche Informationen bleiben vertraulich. Immer. Vertrauen ist ihr höchstes Kapital.
6. Flexibilität und Improvisationstalent
Plan B? Gibt’s schon. Plan C? In Arbeit. Wenn’s brennt, bleibt die Assistenz ruhig – und findet immer eine Lösung.
7. Überblick im Chaos
Multitasking ist für sie Alltag – aber mit System. Auch in stressigen Phasen behält sie einen kühlen Kopf und den roten Faden. Wer kann das schon von sich behaupten?
8. Emotionale Intelligenz
Sie erkennt Spannungen im Team, weiß, wann ihr Chef eine Pause braucht, und bringt Empathie in jede Interaktion ein.
9. Netzwerkerin und Beziehungsmanagerin
Sie kennt alle – und wenn sie jemanden nicht kennt, kennt sie jemanden, der jemanden kennt. Und baut Brücken, wo andere Mauern sehen.
10. Umsetzungs-Power
Sie bringt Dinge wirklich auf die Straße – schnell, zuverlässig, lösungsorientiert. Nicht lange reden. Machen.
Chefentlastung auf einem neuen Level
Während die Führungskraft am großen Bild arbeitet, hält die Assistenz den Rahmen zusammen. Termine, Deadlines, Reisemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Kommunikationsschnittstellen, Projektorganisation – das alles läuft wie von Zauberhand. Aber eben nicht von selbst, sondern weil die Assistenz genau weiß, worauf es ankommt. Führungskräfte, die clever delegieren, gewinnen Zeit, Fokus und Produktivität.
Manchmal fehlt es noch an Wertschätzung
Gute Assistenz ist kein Kostenfaktor, sondern ein Effizienz-Booster. Sie schafft Freiräume, beschleunigt Prozesse und sorgt für Struktur. Wer als Führungskraft seine Assistenz richtig einsetzt, profitiert doppelt: beruflich und persönlich. Und ja, auch Personaler dürfen hier gerne einmal genauer hinschauen – denn die Anforderungen an diese Rolle sind heute so komplex wie nie zuvor. Zeit, dies in der Gehaltsstruktur und Wertschätzung sichtbar zu machen.
Viele Assistenzen müssen sich Weiterbildungen hart erkämpfen
Chefs, die sich top Unterstützung wünschen, sollten auch in ihre Assistenz investieren. Aktuelles Fachwissen – die Welt dreht sich schnell -, fliegt auch einer Assistenz nicht von allein zu. Der Austausch mit anderen Assistenzen ist wichtig, da viele Assistentinnen während ihres Jobs das meiste mit sich alleine ausmachen müssen.
Assistenz ist Führung – nur anders
Liebe Chefs, nutzen Sie Ihre Assistenz schon als das, was sie wirklich ist – eine strategische Superkraft im Büroalltag? Oder sitzt da jemand mit Vollausstattung und Düsentriebwerk – aber Sie lassen ihn auf dem Parkplatz im Leerlauf stehen?
Wer das volle Potenzial seiner Assistenz erkennt, hebt nicht nur die eigene Performance auf ein neues Level – sondern zeigt auch Führungsintelligenz.