Chefassistenz MUSS heute digital erfolgen. Das ist meine Meinung. Und vielleicht stimmen Sie mir zu nach den Erfahrungen in den letzten Monaten und Jahren, die sie teilweise im Homeoffice machen mussten.

Sie arbeiten noch mit Block und Post-its?

Ich glaube nicht, dass das noch lange gutgeht. Mit diesen Retrotechniken werden Sie zusehends den Überblick über Ihre To-dos verlieren, E-Mails doppelt und mehrfach lesen, und laufende Vorgänge nicht mehr kontrollieren können. Das alles geht zu Lasten Ihrer Resilienz. Das ist nicht gut. „Ich bin am Abend so fertig, weil ich andauernd immer irgendwelche E-Mails öffne und mir immer das gleiche wieder anschaue, weil es noch nicht erledigt ist.“

Und vielleicht haben Sie das immer mal wieder auch gedacht, wenn Ihre Post-its in der Firma liegen und Sie im Homeoffice arbeiten oder eine E-Mail im Posteingang zum x-ten Mal lesen.

Mein Chef möchte E-Mails ausgedruckt haben

Ich höre immer wieder von Assistentinnen, dass ihre Chefs E-Mails gern ausgedruckt hätten. Damit ist die digitale Entlastung aus dem Homeoffice wirklich schwierig bis unmöglich. Also, was tun? Einige Chefs stehen mit der Digitalisierung noch auf Kriegsfuß und möchten einige E-Mails ausgedruckt haben. Der wahrscheinliche Grund: Sie möchten ihre Komfortzone nicht verlassen; dann das würde erst einmal Aufwand für sie bedeuten und gleichzeitig auch, sich einem Thema zu stellen, das sie nicht kennen.

Dabei ist die E-Mail-Flut der Sie und Ihr Chef sich ausgesetzt sehen, nur mit konsequenter digitaler Bearbeitung machbar. „Ich fahre ja ein bisschen zweigleisig, ein bisschen Papier, ein bisschen digital“, sagte letztens jemand im Seminar, halte ich für keine gelungene Idee. Damit sind Sie nicht gut organisiert.

Prioritäten im Handumdrehen erkennen

Wenn Sie Ihre To-dos ausschließlich digital organisieren und das richtige Tool dafür nutzen, erkennen Sie auf einen Blick, was Sie noch zu erledigen haben und was noch Zeit hat. Sie haben damit Fristen, laufende Vorgänge und Ihre To-do sicher im Griff. Auch die Ihres Chefs.

Eine wichtige Information für Sie: Ihr Kalender ist NICHT das richtige Tool, um To-dos zu notieren

Viele Assistenzen erzählen mir in meinen Seminaren, dass sie ihre To-dos im Kalender notieren. Das ist, aus meiner Sicht, nicht das geeignete Tool und keine Hilfe beim Setzen Ihrer Prioritäten. Mit Ihrem Kalender haben Sie kein übersichtliches Aufgabenmanagement, weder für sich noch für Ihren Chef. Soll Ihre digitale Chefassistenz funktionieren, lassen Sie die Finger vom Kalender!

Der Kalender ist nicht geeignet, um To-dos zu notieren!

Was Ihnen wirklich etwas bringt, wie Sie immer den Überblick über alle To-dos – die eigenen und die ihres Chefs haben – erfahren Sie in meinem Training „Chefassistenz in digitalen Zeiten“.