Habe Sie auch einige Post-its und Zettel auf dem Schreibtisch? Und wenn Sie sie Aufgabe erledigt haben, macht es Ihnen Freude, den Zettel wegzuwerfen?
Hier ein paar Gedanken und Anregungen zur „Zettelwirtschaft“.
Beispiel
Jana ist ein großer Fan von Post-its. Sie findet sie einfach praktisch und notiert sich nahezu alles darauf. Die gelben Zettel kleben auf Unterlagen und ihr Bildschirm ist auch damit gepflastert. Wenn sie etwas abgearbeitet hat, wirft sie den Zettel einfach weg.
Meine Meinung: Zettelwirtschaft, ob mit selbstklebenden oder gar nicht klebendem Papier ist ein Zeitkiller und schadet der übersichtlichen Organisation. Jana sollte ihre Aufgaben besser mit der Aufgabenfunktion von Outlook oder Notes festhalten. Warum?
Bei vielen Zetteln ist das Vergeben von Prioritäten nahezu unmöglich. Immer wenn eine Aufgabe erledigt ist, „scannt“ Jana ihre Zettel, um eine Entscheidung zu treffen, was sie als Nächstes angeht. Das kostet Zeit und sie beschäftigt sich immer wieder gedanklich mit Aufgaben, die noch gar nicht anstehen. Das stört die Konzentration auf das Wesentliche und erhöht den subjektiven Eindruck, dass sie sehr viel zu tun hat.
Meine Empfehlung für ein modernes Officemanagement: Nutzen Sie konsequent die Aufgabenfunktion in Outlook oder Notes. Halten Sie ALLE Aufgaben elektronisch fest. Dort sind sie gut aufgehoben und Sie werden rechtzeitig daran erinnert. Das macht den Kopf frei und Sie können sich immer nur auf Aktuelles konzentrieren.
Außerdem können Zettel, anders als Prioritätenlisten im PC oder Aufgaben in Outlook auch schnell mal "verschwinden" oder zwischen andere Unterlagen rutschen. Dann verlieren Sie doppelt Zeit: Entweder Sie suchen den ganzen Tisch nach dem verschwundenen Zettel ab oder Sie versuchen herauszufinden, wozu der Zettel, den Sie gerade gefunden haben, eigentlich gehört hat.
Nutzen Sie für ein modernes Officemanagement, die Tools, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen. Outlook kann mehr als nur E-Mails verschicken! Optimieren Sie so Ihre eigene Organisation und schaffen Sie damit die Grundlage für eine optimale Zusammenarbeit mit Ihrer Chef oder Ihrem Chef.
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