Neulich im Seminar „Cleveres Officemanagement“ fragte mich eine Teilnehmerin, was sie tun könne, wenn ihr Chef sich weitestgehend analog organisiert.

Ich habe nachgefragt, was genau „weitestgehend“ heißt.

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Als Assistentin sind Sie das Rückgrat Ihres Chefs und Ihres Teams und spielen eine entscheidende Rolle dabei, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Mit den richtigen digitalen Tools können Sie Ihre Aufgaben noch besser bewältigen und Ihren Chef oder Ihre Chefin optimal unterstützen.

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„Assistenzen organisieren ja nur das Büro und machen Termine. Das ist ja nicht total anspruchsvoll“, sagte neulich tatsächlich jemand zu mir, mit dem ich mich im Zug unterhielt. SIE arbeitet selbst als Grafikerin und fand ihren Job offensichtlich anspruchsvoller. 

Ich war einigermaßen empört, hatte aber keine Lust, die Dame vom Gegenteil zu überzeugen und habe mich wieder meinem Film zugewandt.

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„Wer wird denn gleich in die Luft gehen?“ – Was früher mit einer Zigarette gelöst wurde, braucht heute gesündere Strategien. Gerade im Büroalltag von Assistentinnen, Sachbearbeiterinnen und Mitarbeitenden in der Verwaltung sind es oft die kleinen Dinge, die großen Ärger auslösen: Der Kollege, der ständig Deadlines ignoriert, der Chef, der regelmäßig zu spät kommt, oder E-Mails, die unbeantwortet bleiben. Solche Stressfaktoren können zu wahren Energieräubern werden. Doch das muss nicht sein!

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„Warum macht der das?“ – Diese Frage stellen sich viele Assistentinnen regelmäßig. Sei es der Vorgesetzte, der ständig Termine überzieht, die Kollegin, die E-Mails ignoriert, oder das Teammitglied, das in Meetings ständig unterbricht. Die Antwort liegt oft nicht im Verhalten selbst, sondern in der Psychologie dahinter.

Menschen verstehen heißt, sich selbst besser kennen.

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Manchmal scheint es so, als wäre die schriftliche Kommunikation nicht mehr von Bedeutung. WhatsApp-Nachrichten und E-Mails fehlen die Anrede, sie sind voll von Abkürzungen; kaum jemand scheint sich noch Mühe zu geben. Oder?

Und das ist der Augenblick für Sie zu punkten. Als Assistenz sind Sie oft die erste Anlaufstelle für Kunden und Geschäftspartner. Mit einer gelungenen, respektvollen und zeitgemäßen Korrespondenz punkten Sie - für sich und für Ihr Unternehmen.

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Die Rolle der Assistenz ist im Büro nicht nur zentral, sondern auch unverzichtbar. Sie sind die rechte Hand Ihres Chefs oder Ihrer Chefin, der unsichtbare Motor, der viele Prozesse am Laufen hält. Doch was macht eine wirklich wirkungsvolle Chefentlastung aus? Und wie können Sie nicht nur die Last Ihres Vorgesetzten reduzieren, sondern auch Ihren eigenen Arbeitsalltag strukturierter und effizienter gestalten?

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