Digitaler Turbo für die Assistenz: KI und Organisation im Office

Mit ChatGPT, Microsoft Copilot, Outlook, OneNote und Teams produktiver arbeiten

Ihre Trainerin: Claudia Marbach 

Morgens öffnen Sie Outlook und schon warten 30 neue E-Mails oder mehr. Gleichzeitig kommen Teams-Nachrichten herein, Ihr Chef braucht Unterlagen für ein Meeting und Kolleginnen möchten „nur mal kurz“ etwas wissen. Abends fragen Sie sich: Wo ist eigentlich der Tag geblieben?

Genau hier setzt dieses Seminar an. Sie lernen, wie Sie künstliche Intelligenz, digitale Werkzeuge und Microsoft 356 so einsetzen, dass sie Ihnen im Alltag tatsächlich Arbeit abnehmen.

Statt ständig Informationen zu suchen, organisieren Sie Wissen strukturiert. Statt E-Mails manuell zu formulieren, nutzen Sie ChatGPT und Microsoft Copilot gezielt für Entwürfe, Zusammenfassungen und Recherchen. Statt Insellösungen zu pflegen, schaffen Sie digitale Abläufe, die Zeit sparen und Ihre Führungskraft spürbar entlasten.

Typische Herausforderungen

Viele Assistenzen berichten:

• Ich verliere Zeit durch ständiges Suchen.
• Mein Posteingang wächst schneller als ich arbeiten kann.
• Ich möchte KI nutzen, weiß aber nicht wie.
• Teams, Outlook und OneNote arbeiten nicht optimal zusammen.
• Mein Chef erwartet mehr Effizienz durch Digitalisierung.

Nach diesem Seminar können Sie: 

• E-Mails mit ChatGPT schneller formulieren.
• Besprechungen mit Copilot vorbereiten.
• Informationen in OneNote systematisch dokumentieren.
• Outlook für Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen nutzen.
• Teams-Chats, Dateien und Aufgaben übersichtlich organisieren.
• Besprechungsnotizen strukturiert aufbereiten.
• wiederkehrende Texte mit KI erstellen.
• digitale Informationen schneller finden.
• Prioritäten transparenter steuern.
• Ihre Führungskraft proaktiver unterstützen.

Dieses Seminar richtet sich an Sekretärinnen und Assistentinnen aus allen Branchen, dem öffentlichen Dienst und der Verwaltung, die ihre Arbeit smarter und zukunftssicher gestalten wollen. Lernen Sie, wie Sie durch digitale Organisation und KI eine wirkungsvolle Chefentlastung erreichen. 

Ihre Trainerin, Claudia Marbach, war selbst Assistenz und kennt die Herausforderungen des Berufsalltags aus eigener Erfahrung. Sie unterstützt seit vielen Jahren Assistenzen, Sekretärinnen, Executive Assistants und Office Managerinnen mit praxisnahen Seminaren, Vorträgen und Workshops. Sie ist Autorin von fast 20 Fachbüchern sowie ehemalige Chefredakteurin mehrerer Fachpublikationen für Sekretariat, Assistenz und Kommunikation.

Ihre Trainings stehen für:

• hohe Praxisnähe
• konkrete Lösungen statt Theorie
• viele Beispiele aus dem Office-Alltag
• Humor, Leichtigkeit und Interaktivität
• sofort umsetzbare Arbeitshilfen

Sie haben Fragen zur digitalen Kompetenz? Sie möchten wissen, wie Sie sich als Assistenz weiterentwickeln können?
In unseren FAQs erfahren Sie unter anderem:

• Wie kann ich meine E-Mails besser organisieren?
• Wie unterstützt mich OneNote?
• Welche digitalen Kompetenzen sind für Assistenzen wichtig?
• Was gelingt die digitale Zusammenarbeit im Team?

➜ Zu den FAQs Digitale Organisation 

So profitieren Sie und Ihr Chef/Ihre Chefin von diesem Seminar:

1. Sie arbeiten effizienter und nutzen digitale Tools optimal
Sie lernen, wie Sie moderne Anwendungen wie Outlook, OneNote, MS Teams sowie KI‑Tools wie ChatGPT und Microsoft Copilot gezielt einsetzen, um Ihre täglichen Aufgaben schneller und smarter zu erledigen.

2. Mehr Überblick und weniger Stress durch klare digitale Organisation
Sie erfahren, wie Sie E‑Mails, Aufgaben, Protokolle und Meetings digital strukturieren und Prioritäten richtig setzen. Das reduziert Chaos und bringt Ruhe in Ihren Office‑Alltag – egal ob im Büro, mobil oder im Homeoffice.

3. Professionelle Kommunikation und Zusammenarbeit auf Distanz
Sie verbessern Ihren digitalen Informationsfluss und stellen sicher, dass Ihre Chefin/Ihr Chef auch ohne häufige Meetings jederzeit bestens informiert ist. Das stärkt die Zusammenarbeit – besonders bei remote arbeitenden Führungskräften.

4. Zukunftssicherheit durch den Einsatz künstlicher Intelligenz
Sie entdecken, wie KI Wiederholungsaufgaben automatisiert, Recherchen erleichtert und Besprechungen schneller vorbereitet. Dadurch arbeiten Sie moderner, ressourcenschonender und sind für die Anforderungen der Assistenz 4.0 bestens gerüstet.

5. Direkter Nutzen für Ihre Führungskraft
Ihre Führungskraft profitiert von einer digital kompetenten Assistenz, die Informationen strukturiert aufbereitet, Prozesse beschleunigt, Zeit spart und sogar „retro‑orientierte“ Chefs mit Fakten und Fingerspitzengefühl von modernen Arbeitsweisen überzeugt.

Jetzt Seminarplatz sichern.

Oder: Seminarplatz hier unverbindlich reservieren – nach Rücksprache mit Ihrer Führungskraft entscheiden.

Das sind die wichtigsten Themen in diesem eintägige Seminar:

Wie sieht die Assistenz der Zukunft aus?

Die Assistenz der Zukunft arbeitet digital, nutzt künstliche Intelligenz und organisiert Informationen standortunabhängig. Moderne Assistenzen unterstützen ihre Führungskräfte mit digitalen Tools wie Outlook, OneNote, Microsoft Teams und Microsoft Copilot. Dadurch verbessern sie den Informationsfluss und schaffen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

• Homeoffice und mobiles Arbeiten meistern: Bringen Sie Kommunikation, Zusammenarbeit und Vertrauen auch auf Distanz auf das nächste Level.
• Perfekter Informationsfluss: Behalten Sie auch ohne tägliche Meetings alles im Griff und versorgen Sie Ihren Chef immer top aktuell.
• Cheftypen verstehen und managen: Ob chaotisch oder penibel – passen Sie sich individuell an die Eigenheiten Ihrer Vorgesetzten an und glänzen Sie in jeder Situation.

Digital arbeiten, clever entlasten

• Prioritäten setzen im digitalen Chaos: So entscheiden Sie blitzschnell, was zählt und was warten kann.
• E-Mail-Management deluxe: Machen Sie Schluss mit der E-Mail-Flut – für sich und Ihren Chef.
• Aufgabenmanagement mit System: Fristen, To-dos und Projekte immer im Blick – mit Tools wie OneNote und Microsoft Teams.
• KI für die Assistenz nutzen: Entlasten Sie sich mit intelligenten Tools wie ChatGPT und Copilot. Ob automatische E-Mail-Antworten, schnelle Recherchen oder Terminvorbereitungen – KI macht’s möglich!
• Digitales Protokoll- und Meetingmanagement: Papierlos, transparent und effektiv – so halten Sie alles fest, was zählt.

Wie organisieren Sie sich und Ihren Chef optimal?

• Voll digital, immer dabei: Organisieren Sie Ihren Chef auch unterwegs papierlos – ob auf dem Tablet oder Smartphone.
• Must-have Apps für die Assistenz: Diese Tools sollten Sie und Ihr Chef unbedingt nutzen, um noch produktiver zu arbeiten

Persönliche und kommunikative Kompetenz

• Klare Ansagen, klare Informationen: So bringen Sie Ihre Botschaften präzise auf den Punkt – selbst, wenn die Zeit knapp ist.
• Überzeugen Sie den „Retro-Chef“: So gewinnen Sie auch digital-skeptische Vorgesetzte für moderne Tools und Arbeitsweisen.

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Termine für firmeninterne Online- und Präsenztrainings nach Absprache. 

Seminartermine:
Frankfurt: 15. April 2027
Düsseldorf: 23. November 2027

Seminarzeiten:
9 bis 17 Uhr

Preis: 695 Euro plus 19 % Mehrwertsteuer

Im Preis enthalten sind: Seminarunterlagen, Getränke während des Seminars, das Mittagessen, Getränke und Snacks in den Pausen sowie Ihr Teilnahmezertifikat.

Seminarorte

Innside Düsseldorf Derendorf
Derendorfer Allee 8
40476 Düsseldorf

Telefon: 0211 17546-0
Fax: 0211 17546-175
E-Mail: reservations.innside.derendorf@melia.com

Novotel Frankfurt City
Lise-Meitner-Straße 2
60486 Frankfurt am Main

Telefon: 069 793030
Fax: 069 79303930
E-Mail: h1049-sb@accor.com

 Sie benötigen ein Zimmer? Buchen Sie unter dem Stichwort „CMSeminare“ zu 143 Euro in Düsseldorf und zu 125 Euro in Frankfurt jeweils inklusive Frühstück.

Senden Sie Ihre Anmeldung per E-Mail an mail[at]claudia-marbach.de und geben Sie bitte Ihre Rechnungsadresse an.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Sie können Ihre Teilnahme bis zu 8 Wochen vor Seminarbeginn kostenlos stornieren. Bei einer Stornierung ab acht bis vier Wochen vor dem Termin werden 50 % der Seminargebühr fällig. Bei späteren Stornierungen oder Nichterscheinen der Teilnehmerin/des Teilnehmers werden keine Kosten erstattet. Dies gilt auch bei Krankheit. Ausnahme: Sie können einen Ersatzteilnehmer nennen.