Neulich im Seminar „Cleveres Officemanagement“ fragte mich eine Teilnehmerin, was sie tun könne, wenn ihr Chef sich weitestgehend analog organisiert.

Ich habe nachgefragt, was genau „weitestgehend“ heißt.

Der Chef

• lässt E-Mails ausdrucken,
• liest seine E-Mails fast gar nicht,
• bearbeitet sie deshalb auch nicht konsequent
• Reiseunterlagen möchte er ausgedruckt haben
• und seine Wiedervorlage bekommt er ebenfalls als Ausdruck.

Wenn auch Ihr Chef sich bislang weitgehend analog organisiert, braucht es Fingerspitzengefühl, Überzeugungskraft und praktische Hilfestellung, um ihn für digitale Tools zu gewinnen. Hier sind einige Empfehlungen, wie Sie diesen Wandel erfolgreich begleiten können.

1. Fragen Sie sich, was seine Gründe sein könnten

Mögliche Gründe sind:

• Gewohnheit
  Menschen fällt es schwer, Gewohnheiten abzulegen. Die eigene Komfortzone zu verlassen, ist in der Regel die größte Herausforderung. Ihnen geht es vielleicht ähnlich. Und: Erst wenn etwas gar nicht mehr funktioniert, ist man manchmal bereit, etwas zu verändern. Solange Ihr Chef also irgendwie zurechtkommt, wird er seine Routine nicht ändern wollen, mag sie auch noch so umständlich oder zeitraubend sein.

• Unsicherheit im Umgang mit der Technik
  Was Ihr Chef vermutlich nicht zugeben würde: Er kann mit der ihm zur Verfügung stehenden Technik nicht umgehen. „Ich kann das nicht“ oder „Ich fühle mich damit überfordert“ werden Sie wahrscheinlich nicht von ihm zu hören bekommen. Falls Sie also glauben, dass er mit der Technik nicht umgehen kann, nutzt es auch nicht, wenn Sie ihn „nötigen“ digital zu arbeiten. Ihr Einfühlungsvermögen ist gefragt und viel Geduld.

Mein Tipp:

Identifizieren Sie die Schmerzpunkte. Wo entstehen durch analoge Prozesse regelmäßig Probleme oder Mehraufwand? Sprechen Sie mit Ihrem Chef über diese Herausforderungen und sagen Sie ihm, dass Sie das gern verändern möchten - für sich und für ihn.

2. Schlagen Sie einfache digitale Lösungen vor, die er bereits „kennt“ oder von denen er gehört hat

Zu diesen einfachen Tools gehören Outlook, die To-Do-App oder die Aufgabenapp in Outlook und OneNote.

• Zeigen Sie Ihrem Chef an konkreten Beispielen, wo seine Vorteile sind. Präsentieren Sie die analoge Lösung parallel zur digitalen Lösung.

3. Schlagen Sie eine Probezeit vor

Um Ihren Chef ins Boot zu holen, greifen Sie in die Rhetorik-Kiste und schlagen Sie ihm zum Testen eine Probezeit von zwei Wochen vor – ohne Verpflichtung für ihn.

• Übernehmen Sie die Einrichtung und Einführung von allem, was er benötigt. Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was Sie tun, wenn Sie ihm erläutern, wie die beiden digitalen Wochen aussehen werden. Jedes Zögern, jede Unsicherheit wird ihm bestätigen, dass digitales Arbeiten doch keine gute Idee ist.

Mein Tipp: Schreiben Sie ihm eine kurze Anleitung, wie bestimmte digitale Griffe funktionieren, dann kann er heimlich nachlesen und muss Sie nicht jedes Mal fragen und sich die Blöße geben, nicht zurecht zu kommen. Anleitungen, was wie funktioniert, und an denen Ihr Chef sich orientieren kann, erhalten Sie auch in meinem Seminar „Die GF-Assistenz“.

4. Bauen Sie Vertrauen auf

• Bieten Sie an, bei Fragen oder Problemen schnell zu helfen.
• Seien Sie geduldig – digitale Umstellungen brauchen Zeit. Und es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.

5. Machen Sie Erfolge sichtbar

• Zeigen Sie Ihrem Chef, wie viel Zeit oder Aufwand Sie und er durch digitale Tools gespart haben.Vergleichen Sie den Zeitaufwand miteinander – so viel Zeit hat der analoge Prozess in Anspruch genommen und so viel Zeit der digitale Prozess. Die meisten Chefs schätzen Zahlen und Fakten.
• Betonen Sie, wie sich die Zusammenarbeit und der Informationsfluss verbessert haben. zum Beispiel durch geteilte Aufgaben oder die Verwendung von OneNote-Notizbüchern.

Noch mehr Tipps für die gelungene Zusammenarbeit mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef erhalten Sie in meinem zweitägigen Seminar „Die GF-Assistenz“.