Effiziente Assistenz im digitalen Zeitalter

Die Rolle der Assistenz hat sich im Laufe der Jahre drastisch verändert. Während früher vor allem administrative Aufgaben im Vordergrund standen, erweitern sich die Verantwortungsbereiche in digitalen Zeiten gewaltig. Der digitale Wandel bietet viele Möglichkeiten, die Arbeitsweise zu optimieren und den Chef wirkungsvoll zu entlasten. Sie erhalten nun einige Tipps, wie eine Assistentin ihren Chef digital unterstützen kann und vergleiche für Sie analoge Methoden mit ihren digitalen Alternativen. Heute und früher im Vergleich.

 Kalender- und Terminmanagement – früher und heute im Vergleich

So lief das früher analog
In der Vergangenheit erfolgte Terminmanagement über Terminkalender. Die Assistenz kümmerte sich um das Eintragen von Terminen und erinnerte den Chef mündlich oder sogar per Notizzettel oder Post-its an bevorstehende Meetings.

So sah Chefentlastung früher aus.

So funktioniert die wirkungsvollere, digitale Variante
Digitale Kalender wie Microsoft Outlook sind heute Standard und optimieren die Zusammenarbeit und den Informationsfluss. Die Kalenderfunktion in Outlook ermöglicht der Assistenz, Termine in Echtzeit zu planen, zu ändern und zu überwachen. Sie können Erinnerungen einrichten, Besprechungen anlegen und synchronisieren, sodass der Chef immer auf dem aktuellen Stand ist.

Drucken Sie den Kalender nicht aus, wenn Sie es vermeiden können
Mein Tipp: Einige Chefs wünschen sich von ihrer Assistenz, dass sie den Tageskalender ausdruckt. Damit analogisieren Sie einen digitalen Prozess. Das erscheint mir nicht logisch bis unsinnig. Versuchen Sie, Ihren Chef zu motivieren, ausschließlich den digitalen Kalender zu nutzen.
Mein Profi-Tipp: Sollte Ihrem Chef die Kalenderansicht in Outlook für seinen Tageskalender nicht reichen, nutzen Sie OneNote. Wenn Sie OneNote nutzen, werden Sie schnell feststellen, dass dieses Tool der Gamechanger für die optimale Zusammenarbeit mit Ihrem Chef ist. Damit stellen Sie Ihre Chefentlastung auf ein neues, digitales Fundament

E-Mail-Management – früher und heute im Vergleich

So lief das früher analog
Es ist noch gar nicht so lange her, dass der Posteingang aus Briefen bestand, die das Unternehmen erreichten. Posteingang gleich Papier – so war das Wenn man heute von Posteingang spricht, ist immer der digitale Posteingang, also Ihr E-Mail-Postfach gemeint.
Assistenzen, die schon länger im Geschäft sind, kennen noch Posteingangsbücher, in denen vermerkt wurde, wann ein Brief eingetroffen war, Posteingangsstempel, die das gleich nochmal dokumentierten, Tageskopien von versandter Post und vieles mehr. Und dieses ganze Papier lag in Körbchen, Ordnern oder wurde auch schon mal von links nach rechts und wieder zurückgeschoben. Damit konnte man sehr viel Zeit verbringen und vergeuden.

Mein Fazit: Je häufiger Sie heute noch mit Papier arbeiten, desto mehr Zeit investieren und verlieren Sie.

So funktioniert die wirkungsvollere, digitale Variante
Im digitalen Zeiten, also jetzt, übernimmt die Assistenz das E-Mail-Management – auch für ihren Chef. Sie kann E-Mails filtern, kategorisieren und Prioritäten setzen. Durch die Nutzung von E-Mail-Regeln und -Filtern kann die Assistenz sicherstellen, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen und Fristen eingehalten werden Automatisierte Antworten und Vorlagen können ebenfalls vorbereitet werden, um Zeit zu sparen. Und natürlich gehört dazu, dass Sie sich als Assistentin auf dem Laufenden halten. Wenn Sie Outlook effektiv nutzen möchten, um Ihre eigenen Prioritäten zu setzen, den Überblick über To-dos zu behalten und Zeit zu sparen, investieren Sie ein Seminar, in dem Sie erfahren, wie Sie Ihr Outlook- und E-Mailmanagement für sich selbst und Ihren Chef optimieren.

Dokumentenmanagement

So lief das früher analog
Dokumentenmanagement bedeutete früher das physische Archivieren von Akten und Dokumenten in Schränken und Ordnern. Die Assistenz war dafür verantwortlich, dass diese Dokumente organisiert und leicht auffindbar waren. Was nicht immer ganz einfach war. Ich erinnere mich gut an den einen oder anderen Schweißausbruch, wenn mein Chef mich nach einem Dokument fragte und ich einigermaßen ratlos und panisch in etlichen Ordnern, Wiedervorlagemappen oder Stapeln nachschauen musste.

So funktioniert die wirkungsvollere, digitale Variante
Mit der elektronischen Ablage ist es heutzutage kein Problem mehr, ein Dokument zu finden. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie SharePoint, Google Drive oder Dropbox machen es möglich. Diese Systeme ermöglichen das sichere Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud. Die Assistenz kann Zugriffsrechte verwalten, Versionen kontrollieren und sicherstellen, dass der Chef jederzeit und überall auf wichtige Dokumente zugreifen kann.

Reiseplanung und -management

So lief das früher analog
Wenn Sie schon seit 20 Jahren oder länger Assistentin sind, wissen Sie, wie sich die Reiseplanung und -organisation verändert haben. Ich selbst habe früher noch im Reisebüro angerufen, um einen Flug für meinen Chef zu buchen und Tickets wurden zugeschickt oder am Flughafen hinterlegt. Aus heutiger Sicht unglaublich umständlich.
Und die Reiseunterlagen gab ich meinem Chef in einer Reisemappe mit – inklusive Deckblatt. Lustig aus heutiger Sicht

So funktioniert die wirkungsvollere, digitale Variante
Heutzutage kann die Assistenz Reisebuchungen über Online-Plattformen wie Booking.com, Expedia, bahn.de oder direkt bei den Fluglinien vornehmen. Zu jeder Zeit von überall.
Die digital versierte Assistentin erstellt digitale Reisepläne und teilt diese mit ihrem Chef in OneNote. Das ist komfortabel und übersichtlich. Auch hier ist OneNote wieder einmal der Gamechanger für gelungene Assistenz und wirkungsvolle Chefentlastung.

OneNote - das Wundertool für digitale Chefassistenz.

Kommunikation und Zusammenarbeit

So lief das früher analog
Die Kommunikation erfolgte früher hauptsächlich persönlich, telefonisch oder per Fax. Die Assistenz organisierte und protokollierte Meetings und sorgte dafür, dass wichtige Informationen weitergegeben wurden. Protokolle wurden erstellt, kopiert und per Hauspost verschickt. Das lässt die eine oder andere junge Assistenz sicherlich schmunzeln. Und ja, das haben wir damals so gemacht.

Eine wirkungsvolle Chefentlastung erfordert gute Organisation und effektive Kommunikation zwischen dem Chef/der Chefin und der Assistenz.

So funktioniert die wirkungsvollere, digitale Variante
Heute nutzen Assistentinnen wie selbstverständlich Kommunikations- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack. Sie können damit virtuelle Meetings planen, Einladungen versenden und sicherstellen, dass alle Teilnehmer die benötigten Informationen erhalten. Die Protokollierung und das Teilen von Meeting-Notizen können direkt über diese Plattformen erfolgen, was den Informationsfluss verbessert, Zeit spart und die Zusammenarbeit erleichtert.

Mein Fazit: Die digitale Transformation hat die Arbeitsweise der Assistenz grundlegend verändert. Durch den Einsatz moderner Technologien können Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin effizienter, flexibler und wirkungsvoller unterstützen als je zuvor. Die oben genannten Tipps und Werkzeuge bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, sowohl die eigene Arbeitsbelastung als auch die Ihres Chefs zu reduzieren und die tägliche Arbeit angenehmer zu gestalten.

Mein Tipp: Bleiben Sie mit meinem Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung" auf den Laufenden! Es ist wichtig, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und sich kontinuierlich weiterzubilden, um die bestmögliche Unterstützung zu gewährleisten und selbst maximale Freude an der eigenen Arbeit zu haben. Jetzt hier informieren.