Als Assistentin sind Sie das Rückgrat Ihres Chefs und Ihres Teams und spielen eine entscheidende Rolle dabei, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Mit den richtigen digitalen Tools können Sie Ihre Aufgaben noch besser bewältigen und Ihren Chef oder Ihre Chefin optimal unterstützen.
Einige Assistentinnen sagen, dass die vielen digitalen Tools sie verwirren. „Was nutze ich für was?“, fragen Sie sich vielleicht auch ab und zu. Das Angebot an Tools ist unerschöpflich. Und doch kristallisieren sich ein paar wenige heraus, die unverzichtbar sind. Sie müssen sich nur für ein paar wenige entscheiden und diese dann effektiv nutzen.
Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Arbeitstechniken unter die Lupe nehmen. Wenn Sie jetzt noch viel oder gar bevorzugt mit Papier arbeiten, stellen Sie vielleicht auch immer wieder fest, dass diese Organisation bei den vielen E-Mails und der Schnelllebigkeit heutzutage nicht mehr ganz so gut funktioniert.
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Die Arbeit mit und auf Papier, das Ausdrucken von E-Mails, sind Auslaufmodelle. Setzen Sie alles daran, alternative Techniken zu finden, um das Papier durch digitales Arbeiten zu ersetzen. Wenn Ihnen das gelingt, werden Sie sehr schnell feststellen, wie eine digitale Büroorganisation Ihnen die Arbeit erleichtert und Ihnen hilft, immer den Überblick über Ihre To-dos zu haben. |
Diese beiden Tools sind für Ihre digitale Büroorganisation unverzichtbar
1. OneNote: Ihr digitales Notizbuch
OneNote ist ein vielseitiges Tool, das Ihnen dabei hilft, Ihre Notizen, Ideen, Aufgaben und Projekte an einem zentralen Ort zu sammeln. Hier sind einige Vorteile von OneNote:
- Zentrale Ablage: Alle Ihre Notizen sind an einem Ort gespeichert und Sie können immer und jederzeit von überall darauf zugreifen. Ob Protokolle, Rücksprachen oder Jours fixes – damit haben Sie alle Themen und Projekte im Griff.
- Struktur und Übersicht: Sie können Ihre Notizen in verschiedene Abschnitte und Seiten unterteilen, um den Überblick zu behalten. Und: OneNote findet immer alles sofort. Kein langes Suchen in der Ablage oder im Verzeichnis.
- Zusammenarbeit: Teilen Sie Ihre Notizbücher mit Kollegen und oder Ihrem Chef und arbeiten Sie gemeinsam an Projekten. Sorgen Sie für Transparenz, teilen Sie Ihren Informationsstand mit denen, die es wissen müssen, ganz einfach.
- Integration: OneNote lässt sich nahtlos in andere Microsoft-Tools wie Outlook und Teams integrieren.
Mit OneNote alles im Griff im Office.
2. Outlook: Ihr persönlicher Assistent
Outlook ist weit mehr als nur ein E-Mail-Programm. Es bietet zahlreiche Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitsalltag zu organisieren. Dabei sind die Möglichkeiten von Outlook auf den ersten Blick beschränkt und auf den zweiten Blick nahezu endlos, wenn es darum geht, sich optimal zu organisieren.
- Kalender: Planen und verwalten Sie Ihre Termine und Besprechungen effizient.
- Aufgaben: Mit Outlook können Sie Ihre Aufgabenmanagement so optimieren, dass Sie garantiert nichts mehr vergessen und den Über- und Durchblick über Ihre To-dos haben. Immer und ohne Ausnahme. Erstellen und verfolgen Sie Aufgabenlisten, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder etwa übersehen oder vergessen. Ihr Prioritätenmanagement funktioniert damit kinderleicht.
- E-Mail-Management: Regeln, Kategorien und Schnellbausteine sind nur einige wenige Funktionen in Outlook, um Ihre E-Mails zu organisieren und den Posteingang übersichtlich zu halten. Lernen Sie, sie zu nutzen!
- Integration: Verbinden Sie Outlook mit anderen Tools wie OneNote, um Ihre Notizen und Aufgaben direkt aus Ihren E-Mails heraus zu verwalten.
Die Digitalisierung bietet Ihnen so viele Möglichkeiten, Ihre Büroorganisation zu optimieren und Ihre Effizienz zu steigern. Mit Tools wie OneNote und Outlook können Sie Ihre Aufgaben besser strukturieren, Zeit sparen und Ihren Chef oder Ihre Chefin noch besser unterstützen. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile des digitalen Arbeitens selbst!