Manchmal scheint es so, als wäre die schriftliche Kommunikation nicht mehr von Bedeutung. WhatsApp-Nachrichten und E-Mails fehlen die Anrede, sie sind voll von Abkürzungen; kaum jemand scheint sich noch Mühe zu geben. Oder?
Und das ist der Augenblick für Sie zu punkten. Als Assistenz sind Sie oft die erste Anlaufstelle für Kunden und Geschäftspartner. Mit einer gelungenen, respektvollen und zeitgemäßen Korrespondenz punkten Sie - für sich und für Ihr Unternehmen.
Die Bedeutung einer modernen, respektvollen Korrespondenz
Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. E-Mails und digitale Kommunikation sind heute die Norm. Doch was bedeutet das für Ihre tägliche Arbeit als Assistenz? Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Korrespondenz modern und ansprechend gestalten können.
Die Relevanz der DIN 5008
Die DIN 5008 ist ein wichtiger Standard für die Gestaltung von Geschäftsbriefen und E-Mails. Sie sorgt für Einheitlichkeit und Professionalität in der Korrespondenz. Als Assistenz sollten Sie die Regeln der DIN 5008 kennen und anwenden, um Ihre Kommunikation klar und strukturiert zu gestalten. Für einen
Mitarbeitende Seminarteilnehmerin
Korrekte Rechtschreibung und Grammatik
Eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind entscheidend für eine professionelle Korrespondenz. Fehler können nicht nur peinlich sein, sondern auch das Vertrauen Ihrer Empfänger beeinträchtigen. Hier sind drei typische Grammatikfehler im Deutschen, die sehr oft gemacht werden:
| Darum geht es | Falsch | Richtig |
| 1. Kommafehler bei Nebensätzen: | „Ich hoffe dass Sie …“ | „Ich hoffe, dass Sie kommen können." |
2. Falsche Verwendung von "das" und "dass": | „Das Buch, dass ich lese, ist spannend." | „Das Buch, das ich lese, ist spannend." |
3. Verwechslung von "seid" und "seit": | „Ihr seit die Besten." | „Ihr seid die Besten.“ |
Veraltete Sätze und ihre modernen Alternativen
| Veraltet | Modern |
| Wir bitten um Rückmeldung. | Bitte geben Sie uns Bescheid, ob Sie an diesem Tag unser Gast sein möchten. |
| Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass unsere Öffnungszeiten sich geändert haben. | Beachten Sie bitte, dass unsere Öffnungszeiten sich geändert haben. |
| Wir bitten die verzögerte Beantwortung Ihres Schreibens vielmals zu entschuldigen. | Bitte entschuldigen Sie, dass wir Ihnen nicht schon früher geantwortet haben. |
5 Tipps für eine ansprechende Korrespondenz
Eine ansprechende Korrespondenz ist nicht nur modern, sondern auch klar und präzise.
- Vermeiden Sie lange und komplizierte Sätze. Nutzen Sie stattdessen kurze und prägnante Formulierungen.
- Vermeiden Sie Nominalstil. Verwenden Sie mehr Verben. Machen Sie einen Bogen um Substantive, wenn möglich.
- „Wir möchten“ … Hören Sie auf zu möchten. Tun Sie es. Schreiben Sie lieber „Wir laden Sie ein!“ oder „Seien Sie dabei.“
- Setzen Sie auf die Sie-Ansprache, statt die meiste Zeit von sich zu sprechen. „Sie“ statt „Wir“ lautet die Devise.
- Verwenden Sie aktive statt passiver Sprache. „Sie werden kontaktiert werden“ – das ist passivisch formuliert und wirkt hölzern. „Sie hören schon sehr bald von uns – versprochen.“ Das klingt schon viel besser.
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