Es gibt reichlich Standardformulierungen, die man überall und jeden Tag liest.
Das sind einige davon:
- „Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt“.
- „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung“.
- „Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“
- „Ich hoffe, es geht Ihnen gut.“
- „Vielen Dank für das freundliche Telefonat“.
- „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“
- „Wir bestätigen den Eingang Ihres Schreibens.“
Das ist nur eine klitzekleine Auswahl dessen, was täglich in unserem E-Mail-Posteingang landet. Irgendwie lesen sich E-Mails heute fast alle gleich.
Die gute Nachricht ist: Daran ist nichts falsch.
Die schlechte Nachricht – und Sie ahnen es schon: Langweiliges Blabla.
Claudia Marbach während eines Korrespondenz-Trainings.
Wenn Sie E-Mails schreiben möchten, die weder Sie, also den Schreibenden, noch den Empfänger langweilen und mit denen Sie sich und Ihr Unternehmen von der besten Seite präsentieren, habe ich diese Kurzanleitung erstellt.
Damit erhalten Sie die wichtigsten Tipps, wie Sie Ihre E-Mails ab sofort schwungvoller, moderner und ansprechender zu formulieren.
- Verwenden Sie eine ansprechende Betreffzeile: Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht. Sie sollte kurz, prägnant und neugierig machend sein, um die Aufmerksamkeit zu wecken. Ist die Betreffzeile langweilig, wird Ihre E-Mail möglicherweise gar nicht geöffnet. Texten Sie ungewöhnlich oder machen Sie neugierig oder bringen Sie au den Punkt, worum es geht.
Texten Sie Betreffzeilen wie diese:
- Ich habe eine wichtige Frage an Sie
- Bleibt es bei unserem Termin?
- Wann kann ich Sie erreichen – es ist dringend
- Personalisierung: Sprechen Sie den Empfänger immer mit seinem Namen an. Das zeugt von Respekt und Wertschätzung. Achten Sie darauf, den Namen richtig zu schreiben. Tippfehler sind an dieser Stelle hinderlich für den Aufbau einer guten Beziehung. Also: Lesen Sie bitte die E-Mail bis zu Ende und schreiben Sie auch vermeintlich schwierige Namen korrekt.
- Kürzen Sie nichts ab – schon gar nicht in der Anrede: „Hallo, Hr. Meier,“ zeugt von Bequemlichkeit. Möchten Sie wertschätzend und respektvoll schreiben, machen Sie sich die Mühe „Herr“ zu schreiben. Für Ihre gesamte E-Mail gilt im Idealfall: Verwenden Sie KEINE Abkürzungen. Auch nicht „z. B.“ und auch nicht „bzw.“ Gar keine!
- Klar und prägnant: Halten Sie Ihre E-Mails kurz und auf den Punkt. Vermeiden Sie lange Absätze und unnötige Informationen. Der Empfänger sollte schnell erfassen können, worum es geht.
- Call-to-Action: Fügen Sie einen klaren und auffälligen Call-to-Action ein. Der Empfänger sollte wissen, was er als nächstes tun soll, sei es auf einen Link zu klicken, ein Formular auszufüllen oder auf die E-Mail zu antworten.
Mein Tipp: Schreiben Sie nicht „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung“. Das ist unpräzise. Schreiben Sie lieber „Bitte geben Sie uns bis zum 12. März Bescheid, ob Sie dabei sein werden." |
- Mobile Optimierung: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf mobilen Geräten gut lesbar sind. Viele Menschen lesen ihre E-Mails unterwegs, daher ist eine mobile Optimierung entscheidend.
- Zeigen Sie Respekt: Auch wenn es mittlerweile sehr verbreitet ist: Duzen Sie nicht einfach. Auch „Ich hoffe, es ist okay, wenn ich du sage“, ist übergriffig.
Mein Tipp: Sollten Sie dennoch jemanden duzen, schreiben Sie „du" klein. So will es die Deutsche Rechtschreibung. |
- Vermeiden Sie Nominalstil: Eine E-Mail, die im Nominalstil geschrieben ist, verwendet viele Substantive. Das lässt Ihren Text distanziert wirken und insgesamt ist er schwieriger zu verstehen. Ersetzen Sie Verben durch Substantive. Dadurch wird Ihr Schreibstil leicht und locker.
- Verwenden Sie immer eine Signatur: Auch wenn Sie vom Smartphone oder Ihrem privaten Account schreiben – eine Signatur mit Ihrer Telefonnummer und allem Schnickschnack gehören immer dazu.
- Formulieren Sie konkret: Statt „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung“, sagen Sie lieber, was genau der Empfänger tun soll. „Bitte geben Sie uns Bescheid, ob Sie zum vorgeschlagenen Termin Zeit haben.“
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Diese Punkte helfen Ihnen, moderne und ansprechende E-Mails zu schreiben, die Ihre Empfänger gerne lesen, auf die sie reagieren und mit denen Sie sich und Ihr Unternehmen in ein gutes Licht rücken. Sie wünschen sich konkrete Hilfe beim Formulieren Ihrer Texte? Ideen für Geburtstagsgrüße, Gratulationen aller Art? Dann lassen Sie sich in meinen Korrespondenz-Trainings inspirieren. Gemeinsam erarbeiten wir beeindruckende Texte. |