Habe Sie auch einige Post-its und Zettel auf dem Schreibtisch? Und wenn Sie sie Aufgabe erledigt haben, macht es Ihnen Freude, den Zettel wegzuwerfen?

Hier ein paar Gedanken und Anregungen zur „Zettelwirtschaft“.

Beispiel
Jana ist ein großer Fan von Post-its. Sie findet sie einfach praktisch und notiert sich nahezu alles darauf. Die gelben Zettel kleben auf Unterlagen und ihr Bildschirm ist auch damit gepflastert. Wenn sie etwas abgearbeitet hat, wirft sie den Zettel einfach weg.  

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Mittlerweile überholt die Welt sich selbst, nahezu täglich. Technische Gegebenheiten, die wir vor ein paar Jahren für unmöglich gehalten haben, gehören heute zum täglichen Leben. Wir checken per App ein, wir bestellen Essen und Taxen per Smartphone, suchen uns Partner übers Handy, sind mit der ganzen Welt vernetzt – Facebook, Twitter und Instagram machen´s möglich.

Dass Chefs von unterwegs, vorm Gate, aus dem Auto angerufen haben, das gab´s vor 20 Jahren noch nicht. Wenn er aus dem Büro war, dann war er erstmal weg. Heutzutage ist man nicht mehr sicher. „Ich stehe gerade am Gate …“. Ja, das ist toll, denkt man sich. Neue Techniken haben nicht nur Vorteile, aber viele.  

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Neulich im Seminar „Alles im Griff“: Eine Teilnehmerin klagt über zu viele Störungen. Kollegen würden sie ständig unterbrechen, sie von der Arbeit abhalten, sie käme gefühlt zu nichts.

Das ist in vielen Büros mittlerweile der ganz normale Wahnsinn – andere Teilnehmerinnen kannten das auch – aber gut ist das nicht.

Meine Empfehlung an die Kollegin im Seminar: Nehmen Sie sich im Laufe des Tages eine mindestens zweistündige Auszeit von den Kollegen und hängen Sie ein „Bitte-nicht-stören-Schild“ an Ihre Bürotür. Wenn Sie keine Tür haben, befestigen Sie das Schild am Fenster. 

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Wenn das ein Chef zu Ihnen sagt und Sie denken „aber Sie lassen sich ja gar nicht entlasten“ haben Sie ein kleines Problem. Denn täglich versuchen Sie, Ihrem Chef den Rücken freizuhalten und er schaufelt sich seinen Terminkalender wieder zu. Wo Sie ihm eben noch eine Lücke gelassen hatten, damit er zum Arbeiten kommt, jagt jetzt ein Termin den nächsten. „Sie müssen mir den Rücken mehr freihalten“, sagt er.

Das ist unfair! Sie haben alles getan, um genau das zu tun. Dass er jetzt so unter Druck steht, ist er selbst schuld. Wie also, können Sie jemanden entlasten, der offensichtlich gar nicht entlastet werden möchte?

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 „Wer von Ihnen ist freiwillig hier?“ fragte ich letztens im Training. Elf von zwölf Damen heben die Hand. „Hat Ihr Chef Sie geschickt?“, frage ich die Zwölfte. „Ja, er meinte, das könne mir nicht schaden.“ Sie wirkte etwas frustriert.

Wie sich dann herausstelle, handelte es sich bei ihrem Vorgesetzten, um einen besonders chaotischen Vorgesetzen, der sich weder an Absprachen hält, noch seine E-Mails regelmäßig liest, und Termine überzieht. Und seine Assistentin, wie sie sagte, hatte schon alles probiert und sah keinen großen Sinn in diesem Chefentlastungsseminar.  

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Kompetenz schön und gut, aber auf das richtige Selbstmarketing kommt es an. Jetzt ist es auch "amtlich". Internationalen Studien und Umfragen unter Headhuntern zufolge hat Ihre Fachkompetenz nur einen Anteil von 10 Prozent an Ihrem Erfolg. 30 Prozent machen Ihr Image aus und 60 Prozent Ihr Bekanntheitsgrad.

Bescheidenheit ist eine Zier - ja, und es geht auch ohne ihr. Ja, MUSS. Ihre Bescheidenheit bringt Sie nicht weiter. Sie führt nur dazu, dass Ihre Kompetenz nicht wahrgenommen wird. Setzen Sie auf ein wirkungsvolles Selbstmarketing: Kleidung, Körpersprache, positiv über sich selbst zu reden und Erfolge und Geleistetes gut zu verkaufen - darauf kommt es an. Sie denken, das wirkt angeberisch? 

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Das ist gerade passiert: "Firma Mustermann, Jansen", meldet sich die Dame am Telefon. "Hier ist Claudia Marbach, guten Morgen, Frau Jansen. Haben Sie 10 Minuten Zeit für mich?" "Ja, aber Sie wollten bestimmt die andere Frau Jansen." "Ich weiß nicht, welche Frau Jansen Sie sind", antworte ich. "Ich bin die Bettina Jansen und Sie wollen bestimmt die Ute Jansen." Ja, ich möchte Ute Jansen sprechen, das stimmt.

Die zu sätzliche Nennung des Vornamens hätte uns beiden die unangenehme Situation erspart. So einfach könnte das sein! Noch mehr einfache und auch komplexere Kommunikationstipps fürs Office gibt´s in meinen (Online-)Trainings.