Digitale Transformation im Büro

Die digitale Transformation verändert die Arbeitsweise von Assistenzen. Von virtuellen Meetings über Cloud-Dienste bis hin zu digitaler Kommunikation: Assistenzen müssen sich mit den neuesten Technologien vertraut machen, um ihre Effizienz zu steigern und den Anforderungen moderner Arbeitsplätze gerecht zu werden.

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In der heutigen Arbeitswelt sind effiziente Abläufe im Büro wichtiger denn je. Als Assistenz tragen Sie eine Schlüsselrolle, um Prozesse reibungslos zu gestalten und Ihre Führungskraft optimal zu unterstützen. Doch was bedeutet eigentlich cleveres Officemanagement – und wie setzen Sie es erfolgreich in Ihrem Büroalltag um?

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Neulich im Seminar „Cleveres Officemanagement“ fragte mich eine Teilnehmerin, was sie tun könne, wenn ihr Chef sich weitestgehend analog organisiert.

Ich habe nachgefragt, was genau „weitestgehend“ heißt.

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Als Assistentin sind Sie das Rückgrat Ihres Chefs und Ihres Teams und spielen eine entscheidende Rolle dabei, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Mit den richtigen digitalen Tools können Sie Ihre Aufgaben noch besser bewältigen und Ihren Chef oder Ihre Chefin optimal unterstützen.

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„Assistenzen organisieren ja nur das Büro und machen Termine. Das ist ja nicht total anspruchsvoll“, sagte neulich tatsächlich jemand zu mir, mit dem ich mich im Zug unterhielt. SIE arbeitet selbst als Grafikerin und fand ihren Job offensichtlich anspruchsvoller. 

Ich war einigermaßen empört, hatte aber keine Lust, die Dame vom Gegenteil zu überzeugen und habe mich wieder meinem Film zugewandt.

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„Wer wird denn gleich in die Luft gehen?“ – Was früher mit einer Zigarette gelöst wurde, braucht heute gesündere Strategien. Gerade im Büroalltag von Assistentinnen, Sachbearbeiterinnen und Mitarbeitenden in der Verwaltung sind es oft die kleinen Dinge, die großen Ärger auslösen: Der Kollege, der ständig Deadlines ignoriert, der Chef, der regelmäßig zu spät kommt, oder E-Mails, die unbeantwortet bleiben. Solche Stressfaktoren können zu wahren Energieräubern werden. Doch das muss nicht sein!

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„Warum macht der das?“ – Diese Frage stellen sich viele Assistentinnen regelmäßig. Sei es der Vorgesetzte, der ständig Termine überzieht, die Kollegin, die E-Mails ignoriert, oder das Teammitglied, das in Meetings ständig unterbricht. Die Antwort liegt oft nicht im Verhalten selbst, sondern in der Psychologie dahinter.

Menschen verstehen heißt, sich selbst besser kennen.

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