Wer sagt, Chefentlastung sei einfach? Ich nicht. Denn bei einer funktionierenden Chefentlastung geht es nicht nur darum, den Terminkalender zu pflegen und Anrufer am Telefon abzuwimmeln. Chefentlastung im Jahr 2024 verlangt von Ihnen als Assistenz sehr viel mehr.
Das sind die drei besten Tipps, wie Sie optimal mit Ihrem Chef zusammenarbeiten und ihn entlasten
1. Kommunizieren Sie klar.
Ein Beispiel
Ihr Chef bittet Sie um eine Zuarbeit. Sie haben viel zu tun und fragen „Bis wann brauchen Sie es?“. „Am besten gestern“, antwortet Ihr Chef. Wohl oder über machen Sie sich an die Arbeit, obwohl Ihr Schreibtisch voller Arbeit liegt.
Was haben Sie falsch gemacht?
Sie haben nicht klar kommuniziert. Sie haben gefragt, bis wann Ihr Chef die Aufgabe erledigt haben möchte. Ihre Frage hätte aber keine Frage sein sollen, sondern eine Aussage: „Ich habe so viel zu tun, ich schaffe das heute nicht.“
Sie finden, das ist keine Chefentlastung, wenn Sie nein sagen? Doch, ist es. Ihr Chef ist darauf angewiesen, dass Sie im Rahmen Ihrer Kompetenzen und Belastungsfähigkeit agieren. Assistenzen, die ihre Belastungsfähigkeit überschätzen, sind mittelfristig keine große Hilfe und wirkungsvolle Chefentlastung bleibt auf der Strecke.
2. Sorgen Sie für einen guten Informationsfluss
Ein Beispiel
Sie sind im Urlaub oder krank. Irgendjemand sorgt dafür, dass „der Laden läuft“ während Ihrer Abwesenheit. Ihre Vertretung muss wissen, was ansteht, was die Prioritäten sind, worauf Sie achten muss. „Früher“ hat man seiner Vertretung eine E-Mail mit allen To-dos geschickt. Wenn Sie das selbst immer noch so handhaben, funktioniert Ihr Informationsfluss zwar irgendwie, doch das ist weder zeitgemäß noch effektiv.
Was haben Sie falsch gemacht?
Wenn Sie Ihrer Vertretung eine E-Mail mit den To-dos schicken, funktioniert Ihre digitale Organisation noch nicht optimal.
Meine Empfehlung: Setzen Sie auf das digitale Aufgabenmanagement mit Outlook. Ihr Prioritätenmanagement erfolgt ausschließlich digital und nicht in Ihrem Kopf und nicht auf Post-its oder Zetteln.
3. Organisieren Sie Ihre E-Mails - Ihren elektronischen Posteingang – professionell. Sorgen Sie für ein perfektes E-Mail-Management für sich und Ihren Chef
Ein Beispiel
Sie erhalten eine E-Mail, mit der Sie noch etwas machen müssen. Löschen oder einfach wegpacken kommen nicht infrage. Sie setzen Sie E-Mail auf ungelesen oder markieren Sie mit einem Fähnchen. Das würde ich nicht tun.
Was haben Sie falsch gemacht?
Sie werden diese E-Mail mit größter Wahrscheinlichkeit noch einmal lesen. Und vielleicht wieder auf ungelesen setzen, weil eine unangenehme Aufgabe damit verbunden ist. Das kostet Zeit UND Nerven.
Meine Empfehlung: Entscheiden Sie sofort, was Sie mit der E-Mail machen und wann Sie das machen. Schließen und auf ungelesen setzen, sind keine guten Lösungen. Organisieren Sie Ihre E-Mails ebenfalls mit der Aufgabenfunktion in Outlook.
Sie möchten diese drei wichtigen Tipps für wirkungsvolle Chefentlastung in die Praxis umsetzen und Ihren Chef noch besser entlasten?
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