Die Bewältigung der E-Mail-Flut kann eine Herausforderung sein und ist es für die meisten Menschen auch. 30, 40 oder mehr E-Mails am Tag sind keine Seltenheit für Assistenzen. Ganz zu schweigen davon, wenn Sie auch den Posteingangs Ihres Chefs zusätzlich bearbeiten

Die gute Nachricht:

Mit den richtigen Strategien und einer optimalen Nutzung von Outlook können Sie Ihre E-Mails und die Ihres Chefs oder Ihrer Chefin effizient verwalten und bearbeiten. Hier sind meine fünf wichtigsten Tipps, um Ihre E-Mail-Flut zu bewältigen:

1. E-Mails sofort bearbeiten oder delegieren
Versuchen Sie, das Prinzip der "Zero Inbox" anzuwenden, indem Sie jede eingehende E-Mail sofort bearbeiten oder delegieren. Beantworten Sie dringende E-Mails direkt und verschieben Sie andere Aufgaben in Ihre To-Do-Liste. Im Posteingang sollten Sie keine E-Mails „lagern“, die Sie später bearbeiten möchten.

2. Ordner und Regeln nutzen
Richten Sie in Outlook sinnvolle Ordnerstrukturen ein und nutzen Sie Regeln, um eingehende E-Mails automatisch in die entsprechenden Ordner zu verschieben. So behalten Sie den Überblick und können wichtige E-Mails schneller finden.

3. Priorisieren und kennzeichnen
Sie teilen sich ein Postfach mit jemandem? Sie haben ein Gruppenpostfach? Vergeben Sie Kategorien, um klarzustellen, wer was bearbeitet. Ergänzen Sie eine zusätzliche Spalte, in die Sie schreiben, was mit der E-Mail gemacht wird, wurde oder gemacht werden muss.

4. Vermeiden Sie Multitasking
Versuchen Sie, das ständige Überprüfen und Beantworten von E-Mails zu reduzieren, um sich auf Ihre aktuellen Aufgaben besser konzentrieren zu können. Lassen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen während Ihrer konzentrierten Arbeitsphasen ausgeschaltet.

5. Nutzen Sie QuickSteps
Das Nutzen von QuickSteps ist wenig verbreitet. Hat man davon gehört, sind viele davon abgeschreckt, weil die Maske ein wenig kompliziert wirkt. Ist sie nicht. Mit QuickSteps starten Sie mit einem Klick mehrere Aktionen auf einmal, zum Beispiel: E-Mail weiterleiten, eine Aufgabe anlegen und sie dann in einem Ordner anlegen. Klingt das verlockend?

 Claudia Marbach im Homeoffice

 

Das sind nur fünf Tipps, wie Sie sich Ihre Arbeit erleichtern und ein bisschen mehr aus Outlook herausholen als bisher. Wie Sie das in die Praxis umsetzen, lernen Sie in meinem zweistündigen Online-Training „Alles im Griff: E-Mail- und Aufgabenmanagement mit Outlook“.

Lernen Sie in diesem Training auch, wie Sie mit Schnellbausteinen Zeit sparen, mit Regeln für mehr Übersicht sorgen und spontan, ohne Urlaubsübergabe, in den Urlaub gehen können. Ich unterstütze Sie bei Ihrem Ziel, endlich wieder durchatmen zu können, ohne Angst haben zu müssen, etwas zu vergessen.

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