Cleveres Officemanagement ist für Sie als Assistentin ein Muss. Dazu gehört, dass Sie sich digital optimal organisieren. Es gibt viele Tools, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen. Outlook ist eines davon.
Outlook kann viel mehr, als Sie vielleicht denken
Zum reinen E-Mails-lesen ist Outlook viel zu schade. Outlook ist ein Alleskönner, wenn es darum geht, Zeit zu sparen, den Informationsfluss sicherzustellen und den Überblick über seine Aufgaben zu haben. Nur: Die meisten Nutzer, und auch viele Assistentinnen, kenne die vielen Funktionen, die Outlook bietet wenig bis gar nicht. Dabei kann Outlook Ihnen helfen, übersichtlicher und entspannter zu arbeiten und die Zusammenarbeit mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef effektiver zu gestalten und sie oder ihn mehr zu entlasten.
Das sind die drei Fehler, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten
- Wenn Sie eine E-Mail gelesen haben, setzen Sie sie nicht auf ungelesen. Sie haben Sie gelesen; deshalb sollten Sie eine Entscheidung treffen, was damit geschehen soll.
- Markieren Sie E-Mails im Posteingang nicht mit Fähnchen. Das erscheint erst einmal hilfreich, ist aber keine wirkliche Hilfe.
- Schicken Sie sich selbst keine E-Mails, um an etwas zu denken. Und schicken Sie auch Ihrem Chef keine Erinnerungs-E-Mails, damit er an ein To-do denkt.
Das sind die drei besten Tipps, um Outlook effektiv zu nutzen
- Wenn Sie eine E-Mail gelesen haben, treffen Sie eine Entscheidung, was damit geschehen soll. Beantworten und wegsortieren, löschen oder wegsortieren, eine Aufgabe anlegen und die E-Mail wegsortieren.
- Nutzen Sie die Aufgabenfunktion in Outlook konsequent, um die To-dos, die aus E-Mails resultieren, im Blick zu haben.
- Legen Sie ein paar sinnvolle QuickSteps an, um E-Mails ruck, zuck zu bearbeiten.
Noch mehr Tipps, wie Sie Ihr Office clever managen, erhalten Sie in meinem zweitägigen Training „Cleveres Officemanagement“.
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