Outlook ist ein unverzichtbares Tool für Ihre digitale Büroorganisation. Sie nutzen es jeden Tag, klar. Mit Outlook können Sie Ihre E-Mails, Kalender und Aufgaben an einem Ort verwalten. Sie, als Assistentin, können Termine planen, Besprechungen koordinieren und die Kommunikation mit Kollegen und Kunden effizient verwalten.
Digitale Organisation für noch bessere Chefassistenz
Als Assistentin ist es Ihre primäre Aufgabe, Ihren Vorgesetzten zu entlasten und den Arbeitsablauf im Office zu optimieren. Durch den Einsatz digitaler Tools können Sie wichtige Informationen, Termine und Aufgaben effizient und effektiv organisieren und verwalten. Ein integriertes System wie Outlook ermöglicht Ihnen eine zentrale Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten, wodurch Sie den Überblick behalten und den Informationsfluss erleichtern können.
Ja, das wissen Sie, da bin ich sicher. Und trotzdem zeigt meine Erfahrung, dass Assistenzen nur einen Bruchteil dessen nutzen, was Outlook für sie erledigen könnte.
Was viele Assistentinnen nicht wissen und nicht nutzen
Nach meiner Erfahrung nutzen viele Assistentinnen die Aufgabenfunktion in Outlook nicht. Warum? Sie kennen sie entweder nicht oder sehen den Nutzen dahinter nicht. Also werden To-dos im Kalender notiert.
Achtung – meine Meinung: Im Kalender haben Ihre Aufgaben nichts zu suchen und Sie können sie dort nicht organisieren und nicht auf sich ändernde Prioritäten reagieren. Nutzen Sie deshalb die Aufgabenfunktion. Die konsequente Nutzung der Aufgabenfunktion ermöglicht Ihnen eine klare Strukturierung Ihrer Aufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Überwachung des Fortschritts einer Aufgabe.
Outlook und OneNote sind zwei unverzichtbare Werkzeuge für die digitale Büroorganisation
OneNote ermöglicht Ihnen das Erstellen von Notizbüchern, in denen Sie Informationen, Ideen und Projekte zentralisieren. Assistentinnen können Notizen teilen, schnell auf Informationen zugreifen und die Zusammenarbeit mit dem Chef, der Chefin und dem Team wesentlich erleichtern. Selbst während Ihrer Abwesenheit geht das Leben im Office weiter, ohne dass Sie sich Sorgen machen müssen, dass Ihre Vertretung irgendetwas nicht findet. Vorausgesetzt: Sie kennen ein paar Tricks, wie Sie OneNote und Outlook effektiv miteinander nutzen.
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Analoges Arbeiten ist out - die Vorteile der digitalen Organisation
Der Übergang von analogen Arbeitsmethoden zu digitalen Organisationswerkzeugen bietet Ihnen zahlreiche Vorteile und ungeahnte Möglichkeiten. Die Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse, die verbesserte Zusammenarbeit durch Echtzeitkommunikation und die nahtlose Integration von Informationen machen die digitale Organisation zu einer unverzichtbaren Unterstützung für Sie als Assistentin. Verzichten Sie nicht länger darauf.
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