Immer mal wieder fragen mich Assistenzen in meinem Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung“ wie Sie ihren Chef entlasten können, wenn er die Chefentlastung erschwert bis sabotiert.

Wie erschweren solche Chefs die Chefentlastung?

Eine kleine Auswahl, was Chefs, die sich schlecht entlasten lassen, alles so anstellen:

• Sie machen selbst Termine und geben sie nicht weiter
• Sie „sitzen“ auf Informationen, statt sie mit ihrer Assistenz zu teilen
• Sie halten Rücksprache-Termine/Jours fixes nicht ein
• Sie kommen zu spät zu Terminen und/oder überziehen diese
• Sie delegieren kaum
• Sie reden kaum
• Sie sind schlecht zu erreichen, gehen nicht ans Telefon
• Sie beantworten E-Mails nicht
• Sie sind eher analog als digital organisiert

Trifft das eine oder andere auf Ihren Chef zu? Dann ist mein Training „Wirkungsvolle Chefentlastung“ genau das richtige für Sie. Sie lernen, auch widerspenstige Chefs zu unterstützen. Und diejenigen, die schon gut mit ihrem Chef/ihrer Chefin zusammenarbeiten erfahren, wie Sie sich noch unentbehrlicher machen und Ihre Zusammenarbeit mit Ihrem Chef weiter optimieren.

5 Tipps, wie Sie die Chefentlastung nachhaltig verbessern

1. Proaktive Kommunikation

• Wie es funktioniert: Sie sollten regelmäßig mit Ihrem Chef sprechen. Dazu gehört, dass Sie Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, proaktiv einholen und nicht darauf warten, dass er sie ungefragt liefert.
• Was Sie machen sollten: Stellen Sie gezielte Fragen und bieten Sie spezifische Hilfe an. Zum Beispiel: „Welche Aufgaben kann ich diese Woche übernehmen, um Sie zu entlasten?“ oder „Gibt es noch etwas, das ich für das Meeting morgen vorbereiten kann?“

2. Vertrauen aufbauen

• Wie es funktioniert: Zeigen Sie Ihrem Chef, dass er sich auf Sie verlassen kann, indem Sie Ihre Aufgaben zuverlässig und kompetent erledigen.
• Was Sie machen sollten: Erledigen Sie alle Aufgaben sorgfältig und pünktlich. Berichten Sie regelmäßig über Ihren Fortschritt und zeigen Sie Initiative, indem Sie Probleme erkennen und Lösungen vorschlagen. Und scheuen Sie sich nicht, auch Kleinigkeiten anzubringen. Oft sind es gerade die Kleinigkeiten, mit welchen Sie die Chefentlastung optimieren.

3. Transparenz schaffen

• Wie es funktioniert: Schaffen Sie eine transparente Arbeitsweise, indem Sie Ihrem Chef Einblick in Ihre Tätigkeiten geben. Er sollte wissen, woran Sie arbeiten. Informationsfluss ist keine Einbahnstraße.
• Was Sie machen solltten: Führen Sie eine Übersicht über Ihre Aufgaben und Projekte und teilen Sie diese regelmäßig mit Ihrem Chef. Nutzen Sie gemeinsame digitale Tools, zum Beispiel OneNote, um Transparenz zu gewährleisten. OneNote kann zu Ihrem Wundertool für noch bessere Zusammenarbeit werden.

4. Kleine Erfolge nutzen

• Wie es funktioniert: Beginnen Sie mit kleinen, überschaubaren Aufgaben, um das Vertrauen Ihres Chefs in Ihre Fähigkeiten zu stärken. Chefs, die ungern delegieren haben gelernt, dass andere Menschen Fehler machen und das Vertrauen verloren. Das müssen Sie wiederherstellen.
• Was Sie machen sollten: Bitten Sie Ihren Chef, Ihnen kleinere Aufgaben zu überlassen, und zeigen Sie ihm dann, dass Sie diese erfolgreich und effizient erledigen können. Beispielsweise: „Können Sie mir die Organisation des nächsten Teammeetings überlassen? Ich werde dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft.“

5. Strukturierte Jours fixes einführen

• Wie es funktioniert: Führen Sie regelmäßige, strukturierte Jours fixes ein, um die Kommunikation zu verbessern und klare Prioritäten zu setzen.
• Was Sie machen sollten: Schlagen Sie wöchentliche Jour fixes vor, in denen Sie die wichtigsten Punkte besprechen. Ein Beispiel: „Ich würde gern einen wöchentlichen Termin mit Ihnen haben, um die aktuellen Projekte und Prioritäten zu besprechen? So können wir sicherstellen, dass ich Sie bestmöglich unterstützen kann.“

Diese Teilnehmerinnen setzen meine Chefentlastungstipps bereits in der Praxis um.

Und so setzen Sie die Tipps in die Praxis um, damit die Chefentlastung nachhaltig besser funktioniert:

• Kommunikationsplan: Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan mit festen Zeiten für Updates und Fragen.
• Task-Tracking: Verwenden Sie ein Task-Tracking-System, um den Fortschritt bei verschiedenen Projekten sichtbar zu machen.
• Feedback-Schleifen: Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihrem Chef ein, um zu erfahren, wie Sie Ihre Unterstützung verbessern können.

Durch diese Maßnahmen können Sie nach und nach das Vertrauen Ihres Chefs gewinnen, die Kommunikation verbessern und ihn effektiv entlasten. Es erfordert Geduld und Konsequenz, aber langfristig wird es Ihre Zusammenarbeit stärken. Nehmen Sie das Ruder in die Hand, um reibungslos und effektiv mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin zusammenzuarbeiten. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie in meinem Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung“.