Chefs sind häufig in Meetings und schlecht zu erreichen. Und seit Chefs und Assistentinnen auch mal im Homeoffice arbeiten, hat das die Chefentlastung nicht gerade erleichtert.

Assistentinnen erzählen mir immer wieder in meinen Trainings, wie schwierig es für sie sei, ihren Chef oder ihre Chefin zu erreichen. Ein Online-Meeting jagt das nächste, der Terminkalender der Chefs ist voll, proppenvoll. Die Assistenz steht nicht selten an letzter Stelle, wenn es darum geht, einen kurzen Jour Fixe zu ergattern. Sich in Ruhe abzustimmen oder Informationen auszutauschen, dazu bleibt im Laufe eines hektischen Tages kaum noch Zeit. Dabei sind Kommunikation und Informationsfluss wichtig für eine funktionierende, wirkungsvolle Chefentlastung.

Die Assistentin ist manchmal auf sich alleine gestellt

Viele Chefs sind heutzutage so stark belastet, dass sie kaum Zeit haben, sich mit ihrer Assistentin auszutauschen. Sie sind froh, wenn sie ihre Termine irgendwie bewältigen. Irgendwie. Zeit für Organisation bleibt dabei auf der Strecke. Die Assistentin ist deshalb oft auf sich alleine gestellt, wenn sie die Zusammenarbeit besser organisieren möchte. Sie muss die Fäden zunächst ohne ihren Chef ziehen. Chefs sind heutzutage mehr denn je auf die Entlastung und Unterstützung ihrer Assistenz angewiesen. Viele sind überlastet und deshalb etwas chaotisch.

Die Herausforderung für Sie als Assistentin ist groß. Sie müssen schon sehr kreativ, initiativ, einfühlsam und geduldig sein, wenn Sie für sich und Ihren Chef oder Ihre Chefin eine wirkungsvolle Chefentlastung erreichen möchte.

Diese Fragen sind heutzutage relevant, wenn Chefentlastung funktionieren soll:

Wie stellt die Assistentin den Informationsfluss sicher? Wie setzt sie Prioritäten? Wie organisiert sie sich selbst optimal? Wie schafft sie es, ihren Chef zu organisieren? Wie behält sie den Überblick über die vielen E-Mails und To-dos? Wie organisiert sie den E-Mail-Posteingang ihres Chefs? Wie schafft sie es, mit ihrem Chef zu kommunizieren?

Eine wirkungsvolle Chefentlastung erfordert gute Organisation und effektive Kommunikation zwischen dem Chef und seiner Assistentin.

Das sind meine fünf wichtigsten Tipps, damit der Informationsfluss und die Chefentlastung gelingen:

1. Sie benötigen Zugriff auf die E-Mails Ihres Chefs, Ihrer Chefin.
2. Treffen Sie klare Absprachen für die Bearbeitung. Holen Sie sich professionelle Unterstützung, welche Absprachen sie idealerweise treffen, welche technischen Möglichkeiten es gibt. Outlook bietet Ihnen viel mehr als Sie vielleicht denken. In meinem Webinar „Chefentlastung kompakt“ erhalten Sie konkrete Unterstützung, wie Sie Ihrem Chef durch die Bearbeitung seines Posteingangs den Rücken freihalten.
3. Sorgen Sie dafür, dass Sie mindestens einmal wöchentlich einen gemeinsamen Jour Fixe haben. Sollte der immer mal wieder ausfallen, sagen Sie Ihrem Chef, dass Ihnen dieser Termin wichtig ist. Wie genau Sie das formulieren und welche kreativen Lösungen es gibt, erfahren Sie in meinem Webinar!
4. Nutzen Sie OneNote. Sie und Ihr Chef. Damit stellen Sie den Informationsfluss sicher und verbessern den Chefentlastungs-Quotienten. Was genau OneNote kann und wie Sie es optimal nutzen, erfahren Sie in meinem Chefentlastungs-Webinar.
5. Arbeiten Sie an Ihrer Kommunikation, um auch schwierige Themen bei Ihrem Chef anzusprechen. Nur so bleiben Sie im Gespräch, resignieren bei Schwierigkeiten und Ärgernissen nicht und bleiben ein Team.

Diese Teilnehmerinnen wissen jetzt wie wirkungsvolle Chefentlastung funktioniert.

Wie das alles funktioniert, erfahre Sie in meinem Webinar „Chefentlastung kompakt“.