Es gibt einen Satz, den ich in meinen Seminaren garantiert IMMER höre. „Ich muss das ausgedruckt sehen“, sagt mindestens immer eine Teilnehmerin in meinen Seminaren und Webinaren. Und zumindest eine andere sagt „Mein Chef möchte das ausgedruckt haben“. Die anderen Teilnehmer nicken dann in der Mehrzahl zustimmend.
Es gibt reichlich Rituale, die wir Menschen hegen und pflegen. E-Mails auszudrucken gehört dazu. Es handelt sich bei Ritualen um lieb gewonnene Angewohnheiten, von denen wir überzeugt sind, dass es genau so funktioniert und sein muss und nicht anders. Rituale geben Sicherheit und Geborgenheit. Für Kinder ist das besonders wichtig. Erwachsenen helfen Rituale ihren Alltag zu bewältigen. „Ich muss das ausgedruckt sehen“, ist schon mehr ein Glaubenssatz denn ein Ritual.
Und: Erwachsene dürfen ihre Glaubenssätze neu definieren, oder?
Ich habe früher Unmengen ausgedruckt
Als Chefredakteurin des Assistentinnen-Handbuchs und des Profihandbuchs „E-Mail und Briefe“ habe ich seinerzeit tausende Seiten jährlich geschrieben. Zu Beginn, vor über 20 Jahren, habe ich Unmengen an Papier ausgedruckt, gefaxt, per Kurier verschickt, damit mehrere Korrekturdurchläufe erledigt werden konnten. Nur irgendwann habe ich den Irrsinn dahinter realisiert. Das Prozedere war zeitaufwändig und fehleranfällig.
Heutzutage drucke ich GAR NICHTS mehr aus; und ich muss auch nichts ausgedruckt sehen, um Fehler besser zu entdecken. Ich wollte aber auch irgendwann nichts mehr ausdrucken. Nachdem diese Entscheidung gefallen war, fiel mir das digitale Bearbeiten meiner Texte leicht. Es ist viel müheloser, kostet weniger Zeit. Hätte ich das doch viel eher anders organisiert, denke ich heute.
Transparenz ist Trumpf
Heutzutage sind transparente Zusammenarbeit und gelungener Informationsfluss noch wichtiger denn je. Neben vielen Tools, die auch ich nicht alle kenne oder gar nutze, ist Outlook eines der Tools, die Ihnen helfen, auch einfach mal zwei Wochen abzutauchen, ohne sich Gedanken machen zu müssen, wie das Office oder Ihr Chef in Ihrer Abwesenheit überleben. Sie können durch Ihren Umstieg auf die Digitalisierung für mehr Transparenz und besseren Informationsfluss sorgen. Wenn Ihr Chef bei Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub sagt „Gott sei Dank, Sie sind wieder da“, haben Sie sich zwar unentbehrlich gemacht, aber sich gleichzeitig als nicht teamfähig organisiert präsentiert.
Der „Laden“ muss weiterlaufen, wenn Sie im Urlaub sind. Einfach so. Damit beweisen Sie Weitsicht und Verantwortungsgefühl. Und das funktioniert nur, wenn Sie Ihre E-Mails und Aufgaben ausschließlich digital managen.
Urlaubsübergabe – was für ein Akt
„Ich schreibe meiner Vertretung eine E-Mail mit allen Aufgaben, die während meiner Abwesenheit anfallen“, sagte neulich eine Teilnehmerin im Webinar. Das ist für die Assistenz, die die Aufgaben delegiert, aufwändig, da sie an alles denken muss. Das ist für die Vertretungskollegin eine unglaubliche Verantwortung, bei der Fehler, Druck und Stress vorprogrammiert sind.
Organisieren Sie sich lieber dauerhaft so, dass Kollegen oder Chefs immer wissen, was zu tun ist. Auch wenn Sie mal nur einen Tag ausfallen, müssen Sie sich keine Sorgen machen und können Ihre Kräfte fürs Gesundwerden bündeln.
Hören Sie am besten sofort auf ….
„Ohne einen Kaffee werde ich nicht wach.“ (Kleine Anmerkung: Das sind Sie aber schon, bevor Sie sich den Kaffee machen.)
Also: Verabschieden Sie sich von dem einen oder anderen Ritual oder Glaubenssatz; es muss ja nicht gleich der Kaffee zum Wachwerden sein. Wenn ein analoges Ritual dran glauben soll, bin ich gern behilflich. Mein Webinar „Alles im Griff: E-Mail- und Aufgabenmanagement mit Outlook“ weist Ihnen den Weg.
Alle Inhalte und die nächsten Termine sehen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/alles-im-griff-e-mail-und-aufgabenmanagement-mit-outlook.html