Neulich, im Webinar: „Warum sind Sie heute dabei?“ frage ich die Teilnehmerin. „Ich möchte versuchen, ein bisschen digitaler zu arbeiten.“

Ich persönlich glaube, dass „ein bisschen digitaler“ nicht funktioniert. Wie heißt es so schön? Dann ist das nichts Halbes und nichts Ganzes.

Die Assistenzen, mit denen ich spreche und in meinen Seminaren und Webinaren arbeite, haben häufig noch eine Wiedervorlage, bestehend aus 31 Mappen. Das kann man machen, ist aber in Zeiten von Homeoffice keine gute Entscheidung. Und seine Wiedervorlage hin- und herzuschleppen zwischen den Büros ist keine Hilfe, da der Chef die Unterlagen ja womöglich da braucht, wo Sie gerade nicht sind.

Meine Wahrnehmung ist:

Weil viele Assistenzen und Chefs häufig noch stark analog organisiert sind, mussten diese im Büro, statt im Homeoffice arbeiten. Flexibilität, je nach Infektionsgeschehen, war nicht möglich. Das hat einige vielleicht gefreut, andere fanden das eher lästig und beunruhigend.

Das habe ich in den letzten zwei Jahren gelernt

Analoges, Papier lastiges Arbeiten ist

• umständlich,
• kostet Zeit und
• behindert den Informationsfluss.

Letztendlich führt es dazu, dass Prozesse mehr Zeit in Anspruch nehmen als nötig. Und das wiederum kostet Geld.

Digitales Arbeiten ist keine Option

Assistenzen, die heute effektiv arbeiten und ihren Chef oder ihre Chefin wirkungsvoll entlasten möchten, verwenden keine Post-its mehr, sondern sind digitale Profis, die Outlook beherrschen, ihre Aufgaben digital managen, OneNote täglich verwenden und in MS Teams die wichtigsten Features für eine gute Zusammenarbeit kennen und nutzen.

Sich, das Büro und den Chef papierlos zu organisieren, ist heutzutage kein Wunschdenken mehr. Ja, ich weiß, seit 20 Jahren reden die Menschen vom papierlosen Büro. Das war lange Zeit unmöglich, weil es nicht die passenden technischen Möglichkeiten gab. Heutzutage ist das möglich und es ist wunderbar, nach nichts mehr wirklich suchen zu müssen und Informationen auf Tastendruck parat zu haben.

Als ich das erste Mal mit jemandem ein Dokument gleichzeitig am Bildschirm bearbeitet habe, kam ich aus dem Staunen nicht mehr raus. Dass so etwas funktionierten könnte, hätte ich nicht für möglich gehalten.

Der Umstieg auf digitales Arbeiten ist leichter als Sie denken. Wenn Sie es einmal probiert haben, möchten Sie es nicht mehr missen.

Schritt für Schritt analoge Gewohnheiten ablegen

Bevor Sie digital glänzen können, müssen Sie die modernen Tools kennen, die Ihnen wirklich etwas bringen. Das ist das einfachste! Der schwierigere ist, analoge Gewohnheiten abzulegen – wenn es sein muss Schritt für Schritt.

Meine dringende Empfehlung: Notieren Sie KEIN To-do mehr auf Papier. Entscheiden Sie, dass Ihr Aufgabenmanagement ausschließlich digital erfolgt. Damit sorgen Sie für ein sicheres Fundament für alles Weitere. Und wenn Sie dann das Dreamteam OneNote und Outlook miteinander verknüpfen, können Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihre neue, digitale Organisation genießen.

Lassen Sie sich inspirieren in meinem zweitägigen Training „Cleveres Officemanagement“. Hier erhalten Sie praktische Tipps, mit denen sich Ihre Arbeit ab sofort übersichtlicher und entspannter anfühlen wird.

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