Wenn Sie wissen möchten, welche digitalen Tools Sie benötigen, damit Sie sich digitaler und effektiver organisieren können, werfen Sie am besten zuerst einen Blick auf Ihr aktuelles Officemanagement.
Eine kleine Checkliste zum Selbsttest
Tätigkeit | Ja | Nein |
Meine E-Mails drucke ich manchmal aus, damit ich die Informationen darauf besser aufnehmen kann. | ||
Meine E-Mails drucke ich manchmal aus, um etwas darauf zu notieren. | ||
Meine E-Mails drucke ich manchmal aus, um sie mir auf Wiedervorlage zu legen. | ||
Ich drucke schon mal die E-Mails für meine Chefin oder meinen Chef aus, damit sie oder er sie lesen kann. | ||
Ich schicke mir manchmal selbst E-Mails, wenn ich mich selbst an etwas erinnern möchte. | ||
Ich notiere mir To-dos schon mal auf Post-its. | ||
Ich notiere mir To-dos schon mal auf einem Block oder in einem Buch. | ||
Ich streiche Erledigtes durch. | ||
Ich setze mir rote Fähnchen an meine E-Mails im Posteingang, damit ich nicht vergesse, dass ich damit etwas machen muss. | ||
Ich nutze Excel oder Word für die Erstellung von Checklisten. | ||
Ich drucke mir Checklisten auch schon mal aus, damit ich alles im Blick habe. | ||
Für den Jour fixe mit meinem Chef sammle ich einiges, was wir besprechen müssen in Papierform. | ||
Ich suche schon mal nach Unterlagen. | ||
Ich habe eine Wiedervorlage-Mappe | ||
Laufende Vorgänge „beobachte“ in einem Ablagekörbchen. |
Ihre Auswertung:
Immer, wenn Sie nein angekreuzt haben, sind Sie schon auf einem guten Weg. Sie scheinen Outlook und vielleicht sogar schon OneNote gut zu nutzen. Doch ob es schon zur Outlook-Expertin reicht und ob Sie wirklich alles aus OneNote herausholen, was für Sie und Ihren Chef wichtig wäre, ist nicht sicher.
Jedes „Ja“ verrät, dass Sie Ihr digitales Zeitmanagement noch optimieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen, Ihrem Chef und dem Team noch besser sein könnte.
Welche digitalen Tools sind sinnvoll?
Die Basis für Ihren digitalen Durchblick bilden
- Outlook
- OneNote und
- Microsoft Teams.
Wenn Sie diese drei Programme verstehen und nutzen, profitieren Sie und Ihr Chef/Ihre Chefin unmittelbar.
Aus meiner Sicht gilt: Mehr brauchen Sie erst einmal nicht.
Vorausgesetzt
- Sie nutzen konsequent die Aufgabenfunktion in Outlook.
- Sie lassen sich digital an wiederkehrende Aufgaben nicht im Kalender erinnern.
- Sie notieren Aufgaben NICHT in Ihrem Kalender.
- Sie verknüpfen OneNote mit Outlook.
- Sie teilen mindestens ein OneNote-Notizbuch mit Ihrem Chef.
- Sie teilen mindestens ein OneNote-Notizbuch mit einer Kollegin.
- Sie teilen Ihre To-dos elektronisch mit Ihrer Urlaubsvertretung.
Wenn Sie das bisher nicht machen, dann haben Sie jetzt die Chance digital durchzustarten. Mit meinem Online-Training „Cleveres Officemanagement kompakt“ starten Sachbearbeiter, Sachbearbeiterinnen und Assistenzen digital durch. Erfahren Sie, welche digitalen Tools Sie wie nutzen und was wirklich hilfreich ist. Und Sie werden erkennen, dass OneNote in keinem Office mehr fehlen darf; egal ob für Reiseorganisation, Jours fixes oder für Ihr Veranstaltungs- und Meetingmanagement.