Kommunikativ sind Sie als Assistenz ständig herausgefordert. Andere Menschen sind das auch, doch Sie sind das an der Schnittstelle, an der Sie arbeiten, ganz besonders.
Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzte, Geschäftspartner, jeder landet bei Ihnen mit den unterschiedlichsten Anliegen. Und Sie selbst haben auch Anliegen, Themen, Herausforderungen. Sind Sie darauf vorbereitet, überzeugend und professionell in herausfordernden Situationen zu kommunizieren, klar und eindeutig auf den Punkt zu formulieren?
Ich hätte da eine Frage
Neulich im Seminar, sagt eine Teilnehmerin „Ich hätte da eine Frage.“ Als sie das sagt, frage ich mich, warum sie die Frage hätte oder wann sie sie hätte.
Mein Tipp: Wenn Sie überzeugend kommunizieren möchten und ernstgenommen werden wollen, sollten Sie lieber sagen „Ich habe eine Frage.“ „Hätte“ hat in dieser Formulierung nichts verloren. Das wirkt unsicher und soll wahrscheinlich höflich sein.
Mein Chef hört mir nicht richtig zu
Was ich auch immer wieder im Seminar mit meinen Teilnehmerinnen bespreche, ist das Thema, dass ein Gegenüber – meist der Chef – nicht richtig zuhört. Dafür gibt es unterschiedliche Erklärungen.
Mögliche Erklärung 1:
Ihr Chef ist generell ein schlechter Zuhörer.
Mögliche Erklärung 2:
Er steht gerade so unter Druck, dass er Ihnen nicht zuhören kann. Oder: Er steht sehr oft unter zeitlichem Druck, dass er Ihnen meistens nicht zuhören kann.
Mögliche Erklärung 3:
Sie formulieren nicht konkret, verwenden zu viele Füllwörter, bauschen Ihren Text mit „Ähm“ auf, langweilen mit langatmiger Schilderung, sind nicht lösungsorientiert, schweifen vom Thema ab.
Meine Empfehlung: Wenn Sie denken, dass Erklärung 3 auf Sie zutrifft, gibt es viel für Sie zu tun. Denn diese kommunikative Herausforderung zu meistern, wird Sie ein Leben lang begleiten, wenn Sie sie nicht angehen. Treffen Erklärungen 1 und 2 zu, schaffen Sie es mit rhetorischem Geschick, auch solche Chefs zum Zuhören zu bringen. Sich selbst auf den Punkt zu bringen, eindeutig zu formulieren schadet nie.
Say what you mean and get, what you want
Sagen Sie, was Sie meinen und bekommen Sie, was Sie möchten. Das ist zwar nicht zwangsläufig der Fall, aber klare Kommunikation erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der andere versteht, was Sie möchten und Sie Ihr Ziel erreichen.
Ein Beispiel
Neulich im Webinar fragte mich eine Teilnehmerin: „Wie sage ich meinem Chef, dass ich überlastet bin?“ Diese Frage an mich fand ich nicht schwierig und konnte sie sofort beantworten. „Chef, ich bin überlastet. Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr.“
Das klingt einfach und ist es auch. Formulieren Sie, wenn Sie verstanden werden möchten, kurze, prägnante Sätze: Subjekt, Prädikat, Objekt. Sparen Sie sich weitere Erläuterungen, lassen Sie jetzt erst einmal Ihr Gegenüber reagieren. Und: Stehen Sie zu dem, was Sie gesagt haben. Relativieren Sie nicht, rechtfertigen Sie sich nicht! Die Rechtfertigungsfalle ist für viele ein großer Fettnapf.
Okay, das ist der schwierigere Part, das sehe ich ein. Und auch das können Sie mit ein wenig Übung lernen.
Wie sagen Sie Ihrem Chef, dass …
- … er Ihnen zu nahe kommt?
- … er sich im Ton vergreift?
- … er Ihren Geburtstag vergessen hat?
- … Sie es nicht gut finden, dass er Ihren gemeinsame Jour fixe oft ausfallen lässt?
- … er nicht gut zu erreichen ist?
Lernen Sie, auch schwierige Themen anzusprechen, statt davonzulaufen oder in Deckung zu gehen. Es erfordert zuerst ein wenig Mut und eine gute Portion gute Kommunikation. Und beides können Sie sich aneignen, lernen und üben.
Mein Online-Kommunikationstraining „Kommunikation für die Assistenz" unterstützt Sie dabei, sich auf den Punkt zu bringen und gehört und verstanden zu werden.
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