Es gibt Seminare, die heißen „Modernes Office-Management“. Auch eines meiner Trainings ist so betitelt. Und während ich mir die Inhalte des Seminars durchlese, überlege ich, ob Sie als Sekretärin/Assistentin hauptsächlich das Office managen, also das Büro organisieren.

Wenn Sie den englischen Begriff „Office-Management“ nämlich ins Deutsche übersetzen, finde ich, dass das „Büro organisieren“ nicht wirklich die Tätigkeiten trifft, die die meisten Assistentinnen täglich verrichten oder die Herausforderungen korrekt bezeichnen, denen Sie sich gegenüber sehen.

Vielmehr jonglieren Sie als Assistentin aus meiner Sicht auf ganz vielen Ebenen und sehen sich unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber.

Die Chefin – der Chef

Es gibt Assistentinnen, die eine wunderbare, offene Zusammenarbeit mit ihren Vorgesetzten pflegen. Das Verhältnis ist geprägt von gegenseitigem Respekt; Probleme, sofern es welche gibt, werden offen angesprochen. 

Viele jedoch sehen sich in der Zusammenarbeit größeren Herausforderungen gegenüber. Und das kann ganz schön anstrengend und zeitraubend sein. Zu unterschiedlich sind die Charaktere und Arbeitsweisen von Vorgesetzen und Assistentinnen häufig. Die strukturierte Assistentin versucht die chaotische Chefin zu organisieren. Der arbeitswütige Chef verlangt von seiner Assistentin einen ähnlichen Arbeitseinsatz. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Dass Sie als Assistentin gleichzeitig am besten über hellseherische Fähigkeiten verfügen, scheint selbstverständlich. Und dass Sie sich alle notwendigen fachlichen Kompetenzen selbst beibringen ist auch vielerorts normal. Seminare für Assistentinnen haben viele Personalabteilungen gar nicht auf der Agenda.

Die Kolleginnen – die Kollegen

Eine weitere menschliche Herausforderung, die mit Officemanagement ebenfalls reichlich wenig zu tun hat, sind die lieben Kollegen. Menschen wie du und ich – jedoch anders. Toleranz, Geduld und gleichzeitig Durchsetzungskraft sind gefragt, wenn Sie in diesem menschlichen Dschungel überleben möchten.

Sie müssen alles können

Ich bin sehr sicher, dass Sie nicht gut organisiert sein können, wenn Sie nicht gut kommunizieren. Ihre Kommunikationskompetenz ist eine der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Sie als Assistentin.

Mein Tipp: Vernachlässigen Sie die Entwicklung Ihrer Kommunikation nicht und seien Sie kritisch sich selbst gegenüber. Seien Sie bereit, in Ihre Kommunikationskompetenz zu investieren, denn sie ist, finde ich, kampfentscheidend für Ihren Erfolg und Ihre Zufriedenheit im Job. Wenn Sie an einem Seminar teilnehmen können, in dem Sie Ihre Kommunikationskompetenz verbessern können, tun Sie es. Und wenn Sie dieses Training bei mir machen, freue ich mich umso mehr.