Sie präsentieren sich immer und Ihr Unternehmen an fünf Tagen die Woche. Ihr Auftritt soll weitestgehend souverän verlaufen?
Ich habe fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen zu einem professionellen Auftritt verhelfen.
Ihre Wirkung auf andere Menschen steht und fällt mit Ihrer Kommunikation. Und die damit verbundenen Herausforderungen lauern an jeder Ecke. Ein Kunde am Telefon wird unverschämt, der Chef Ihres Chefs wartet ungeduldig auf Unterlagen und die lieben Kollegen halten gesetzte Fristen nicht ein. Und zu guter Letzt weiß Ihr Chef Ihre Arbeit nicht zu schätzen und würgt Ihnen noch einen rein, weil er selbst genervt und gestresst ist.
Für Sie als Assistentin ist es wichtig, dass Sie flexibel und kompetent in herausfordernden Situationen reagieren. Warum? Ganz einfach: sich selbst zuliebe. Damit Sie gelassen, entspannt, fröhlich und professionell Ihren Job erledigen können.
Sie wollen sich durchsetzen und überzeugend agieren? Das sollten Sie über Kommunikation wissen:
Ihre Wirkung auf Ihr Gegenüber hängt von Ihrem gesamten Auftreten ab.
- Dem gesprochenen Wort,
- der Art und Weise, wie Sie sprechen und
- von Ihrem körperlichen Ausdruck.
Das Ergebnis einer Kommunikationsstudie, durchgeführt durch den Soziolinguisten Albert Mehrabian sieht so aus:
Sie wirken zu
- 7 % durch das gesprochene Wort
- 38 % durch die Art und Weise wie Sie sprechen (Intonation, Dialekt, deutlich, laut, schnell und ähnliches)
- 55 % durch Ihre Körpersprache, Ihr Äußeres
Bitte denken Sie nicht, dass es egal sei, was Sie sagen. Es ist vielmehr so, dass, wenn Sie nicht darauf achten, wie Sie etwas sagen und wie Sie dabei aussehen, dann büßen Sie bis zu 93% Ihrer Wirkung ein.
5 Tipps, damit Sie sich immer von Ihrer professionellen Seite präsentieren
1. Verwenden Sie sachliche Adjektive und weniger emotionale
Männer verwenden eher sachliche Adjektive, um ihre Eindrücke oder Gefühle zu beschreiben. Zum Beispiel:
- gut
- in Ordnung
- okay
- prima
- überzeugend
Frauen tendieren zu einer emotionaleren, weniger sachlichen Ausdruckweise, wie:
- cool
- klasse
- mega
- total
- super
- wahnsinnig
Die Verwendung dieser emotionalen, übertrieben wirkenden Wörter führt dazu, dass männliche Gegenüber Ihre Aussagen weniger ernstnehmen. Seminare sind eben nicht super, sondern „ich habe viel mitgenommen“.
So nicht | Besser so |
Die Veranstaltung war super. | Die Veranstaltung hat mich überzeugt. |
Ich habe mich mega über meinen Chef geärgert. | Ich habe mich über meinen Chef geärgert. |
2. Vermeiden Sie Füllwörter
Männer und Frauen verwenden unterschiedliche Füllwörter. Sind es bei den Herren Wörter wie „entsprechend“, „dementsprechend“ und „insofern“, greifen Frauen häufig dazu:
- eigentlich
- ganz
- halt
- irgendwie
- normalerweise
- vielleicht
Mit Füllwörtern verwässern Sie Ihre Aussagen. Es wird nicht klar, was Sie wirklich wollen.
So nicht | Besser so |
Ich wollte Sie eigentlich heute noch sprechen. | Mir ist wichtig, dass ich heute noch xy mit Ihnen besprechen kann. |
Eigentlich bräuchte ich die Unterlagen bis heute Abend. | Ich brauche die Unterlagen bis heute Abend. |
Ich fühle mich damit irgendwie unwohl. | Ich fühle mich damit unwohl. |
Kann ich Ihnen vielleicht weiterhelfen? | Wie kann ich Ihnen weiterhelfen? |
3. Weniger Konjunktiv – mehr Klarheit
Frauen kommunizieren Wünsche oder Bedürfnisse häufig so:
- Es wäre ganz schön, wenn …
- Ich fände es schön, wenn …
- Ich würde mich freuen, wenn ...
- Ich hätte eine Frage …
Das klingt wenig entschlossen und es wird nicht klar, ob es der Sprecherin wichtig ist oder nicht. Klingt nach „kann man machen, muss man aber nicht“. Doch das wollen die Wenigsten damit ausdrücken. Vielmehr geht es um „Mir ist wichtig, dass …“.
Wenn es Ihnen mit Ihren Erwartungen ernst ist, formulieren Sie besser anders:
So nicht | Besser so |
Ich fände es schön, wenn Sie mich mehr mit einbeziehen würden. | Für meine Arbeit ist es wichtig, dass Sie mich in die einzelnen Projekte mehr mit einbeziehen. |
Ich würde mich freuen, wenn Sie mir vorher kurz Bescheid geben könnten. | Bitte geben Sie mir vorher Bescheid. |
Es wäre ganz schön, wenn alle sich auf den Vortrag konzentrieren würden, statt auf ihre Handys zu schauen. | Bitte schenkt Herrn Meyer eure volle Aufmerksamkeit und legt eure Handys zur Seite. |
4. Präsentieren Sie Ideen selbstbewusst
Sie möchten beispielsweise Ihren Chef von einer Idee überzeugen? Dann ist Ihr rhetorisches Geschick gefragt.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie selbst von Ihrer Idee überzeugt sind und sie selbstbewusst kommunizieren. Mit vorsichtig und zurückhaltend formulierten Aussagen, wird Ihre Begeisterung nicht deutlich und Ihre Überzeugungskraft schwindet.
So nicht | Besser so |
Wahrscheinlich ist es keine gute Idee, aber was halten Sie davon, wenn wir… | Ich habe eine Idee zu unserem Meeting im Oktober. Möchten Sie sie hören? |
Vermutlich ist es eine Schnapsidee, aber … | Was halten Sie davon, wenn wir … |
Ich weiß, das ist jetzt bestimmt eine doofe Idee, aber … | Ich habe mir Gedanken gemacht zu … Was halten Sie davon? |
Ein besonders gerissener rhetorischer Trick ist es, wenn Sie Ihr Gegenüber, beispielsweise Ihren Chef, fragen, ob er Ihre Idee oder Meinung hören möchte:
„Chef, ich würde gerne Ihre Meinung zu etwas hören. Was halten Sie davon, wenn wir …?“
Im krassen Gegensatz dazu stünde: „Chef, ich habe eine super Idee.“
Bei Variante eins signalisieren Sie, dass Ihnen seine Meinung wichtig ist. Das gibt ihm ein gutes Gefühl. Er fühlt sich geschmeichelt. Mit Variante zwei hingegen vermitteln Sie, dass Sie die super Idee haben und nicht er. Das ist ungeschickt. Denn er ist der Chef und hätte gern die guten Ideen.
5. Wählen Sie eine Schlussfrage mit Bedacht
Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie eine Idee kommuniziert haben und sie dann heruntergespielt haben? Das klänge dann ungefähr so:
So nicht:
Ich finde es wichtig, dass wir uns heute noch 15 Minuten Zeit nehmen, um die Präsentation durchzusprechen. Oder spricht da irgendwas gegen?
Damit legen Sie Ihrem Chef die Ablehnung Ihrer Idee ja geradezu in den Mund. Schade. Zwangsläufig führt dies dazu, dass Sie glauben, immer die falschen Vorschläge zu machen oder zu wenig akzeptiert zu werden. Folge: Minderung Ihres Selbstvertrauens. In Wahrheit ist es eine rein rhetorische Angelegenheit, die Sie trainieren können.
Finger weg von diesen Formulierungen
- ... oder glauben Sie dass da was gegen spricht?
- ... oder meinen Sie, das ist doof?
- ... oder wird das schwierig?
- ... oder kommt Ihnen das ungelegen?
Es ist eindeutig: Egal, wie gut Ihr Vorschlag war, mit diesen Fragen berauben Sie sich jeglicher Überzeugungskraft. Ihr Gesprächspartner wird auch hier antworten: „da haben Sie Recht - das ist wirklich keine gute Idee“ oder „es ist tatsächlich ungünstig - mir wäre lieber, Sie würden Ihren Urlaub verschieben!“.
Wenn Sie andere überzeugen möchten, müssen Sie selbstsicher, aber nicht arrogant auftreten.
Formulieren Sie Ihre abschließende Frage lieber so:
- „Wiesehen Sie das?“
- „Wie ist Ihre Meinung dazu?“
- „Geht das in Ordnung?“
- „Was halten Sie davon?“
Oder, statt einer Frage, beenden Sie Ihren Satz so:
- „Ich halte das für eine gute Sache!“
- „Ich habe alles genau durchgerechnet/organisiert. Es wird alles glatt laufen.“
- „Ich bin mir sicher, dass ...“
Mit diesen Formulierungen demonstrieren Sie Selbstbewusstsein! Sie können sicher sein, dass Ihr Gegenüber Ihnen zuhört und Ihren Worten mehr Bedeutung beimisst.
Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen beim Üben. Und wenn Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat, bleiben Sie am Ball. Demnächst folgt Teil 2 zu diesem Thema.
Praktische Tipps zum direkten Üben und Umsetzen gibt es auch hier: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/kommunikationskompetenz-im-office.html
Der nächste Termin „Kommunikationskompetenz im Office" ist vom 3. bis 4. März 2020 in Düsseldorf.
So nicht | Besser so |