Ich sprach neulich mit einer Chefin, die größtenteils noch analog organisiert war und an ihrem Papier hing. „Was hätten Sie gemacht, wenn Sie im Homeoffice hätten arbeiten müssen“, fragte ich sie. „Ich hätte geweint“, war ihre Antwort. Ich musste sehr lachen.

Im Homeoffice ist analoge Organisation ein Problem

Wenn ich im Seminar frage, wo und wie meine Teilnehmerinnen ihre To-dos festhalten, antworten acht von zehn Personen mit „In meinem Notizbuch“. Das ist ganz klar analoge Organisation und ich weiß, dass es Trainer gibt, die das empfehlen. Ich nicht!

Wäre ich Ernährungsberaterin würde ich Ihnen auch nicht empfehlen, abends Butterbrote zu essen. Das hat man früher gemacht und war ganz normal, Hauptsache viel Wurst und Käse drauf. Es ist aber nicht mehr früher. Es ist jetzt.

Und jetzt bietet Ihnen die Digitalisierung Möglichkeiten, von denen Sie nicht zu träumen gewagt haben. Nur müssen Sie dazu bereit sein, auf Ihr geliebtes „Butterbrot“ zu verzichten. Doch die eigenen Rituale, die eigene Komfortzone zu verlassen, ist nicht einfach. 

Was seit Jahren funktioniert muss nicht schlecht sein, kann aber …

In einem Training, vor zwei Wochen, erklärte mir eine Geschäftsführungssekretärin, wie sie ihre To-dos organisiert. „Ja, das kenne ich“, antwortete ich ihr, „das habe ich vor 20 Jahren genau so gemacht.“

Auch wenn es wehtut: Handgeschriebene To-do-Listen, sich Notizen in Notizbüchern machen – das kann man alles machen – aber es ist kein Zeichen von guter Organisation. Selbst, wenn Sie damit gut fahren bisher. Würden Sie moderne Tools testen, würden Sie einer digitaleren Arbeitsweise eine Chance geben, Sie wären überrascht, wie gut organisiert Sie wirklich sein können. 

Das Ende der Fahnenstange ist noch lange nicht erreicht

Erst neulich war ich wieder begeistert, wie gut die Technik mittlerweile funktioniert. Ich habe mich in einen klimatisierten Raum in unserer Wohnung geflüchtet und am iPad gearbeitet. Die erstellte Worddatei stand mir Sekunden später auf meinem Rechner in meinem Büro zur Verfügung. Und „meine Susanne“ hätte auch sofort darauf zugreifen können – von ihrem Homeoffice. Und: Susanne und ich haben sogar schon gleichzeitig Dokumente am Bildschirm bearbeitet – an unterschiedlichen Standorten - und waren ganz aus dem Häuschen, dass das funktioniert. 

Sorgen Sie für optimalen Informationsfluss im Team und mit Ihrem Chef

Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit Ihrem Chef nicht mehr sprechen – aus welchen Gründen auch immer. Ihnen stünden nur moderne Tools zur Verfügung, um sich und ihn zu organisieren. Wüssten Sie, was Sie dafür bräuchten? Und wären Sie optimistisch, dass das funktionieren würde? 

Es geht nicht darum, so wenig persönliche Kommunikation wie möglich zu haben. Es geht vielmehr darum, sich so zu organisieren, dass jeder von Ihnen, Sie und Ihre Chefin, Sie und Ihr Chef, immer auf dem gleichen Wissenstand sind. 

Meine größte Herausforderung als Assistentin war …

wenn mein Chef mich bat, ihn an etwas zu erinnern. Ich fand das furchtbar. Die Angst, die Erinnerung zu vergessen, lastete wie eine Bürde auf mir. Heutzutage wäre das kein Problem mehr – die digitalen Tools, die ich nutze, helfen mir dabei, entspannt zum richtigen Zeitpunkt erinnert zu werden, ohne ständig daran denken zu müssen. 

Sind Sie bereit, Neues auszuprobieren?

„Wer nicht wagt, der nicht gewinnt“, heißt es so schön. Und manchmal ergeben solche Sprichwörter auch Sinn. Wagen Sie JETZT, sich und Ihren Chef/Ihre Chefin digital zu organisieren, Sie können nur gewinnen. 

Ich begleite Sie bei diesem Schritt und zeige Ihnen die Tools, die Ihnen helfen, Ihrem Chef mit aktuellem, digitalem Know-how die Assistentin zu sein, die er jetzt braucht. Lassen Sie sich mit meinem Seminar „Büroorganisation 4.0“ inspirieren. 

Das sind die nächsten Termine:

• Frankfurt: 23. September 2020
• Berlin: 6. November 2020

Alle Details zu diesem Training lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/bueroorganisation-4-0-endlich-digital.html