„In der Anlage übersenden wir Ihnen“ – Standardformulierungen sind nicht gut genug
Sie möchten ein Protokoll verschicken? Ein Angebot? Einen Prospekt? Und immer fällt Ihnen spontan der gleiche Satz ein? „In der Anlage übersenden wir“, oder „beigefügt erhalten Sie“. So geht es vielen. Deshalb fangen die meisten E-Mails auch so an.
Sie wünschen sich Alternativen? Rettung naht. Denn mit diesem Beitrag erhalten Sie viele schwungvolle Ideen für die meisten Anlagen, die Sie verschicken. Von A wie Angebot bis V wie Vertrag.
Ist das denn die Mühe wert?
Es ist doch nur eine kurze E-Mail, die darauf hinweist, dass der Geschäftspartner etwas erhält. Müssen Sie da wirklich Ihre Kreativität bemühen? Von „müssen“ kann keine Rede sein. Aber es ist sinnvoll, zu jeder Anlage passend und ohne die üblichen Floskeln zu formulieren. So fühlt der Empfänger Ihrer E-Mail sich besser bei Ihnen aufgehoben als mit dem üblichen „In der Anlage …“.
Bedenken Sie, dass Sie Ihr Unternehmen mit jeder E-Mail repräsentieren. Sie entscheiden darüber, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.
Ein typisches Begleitschreiben
E-Mails, wie die folgende, erhalte ich oft. Herzlos, desinteressiert bis hingesaut.
Das geht besser, oder?
Mir persönlich ist der Text zu lieblos und zu wenig wertschätzend. Ist der Schreiner, der mir eine Tür für 4.000 Euro anbietet, in seiner handwerklichen Leistung auch so nachlässig? Und ein kurzer Satz, dass er sich über den Auftrag freuen würde oder ich mit seinem Unternehmen auf einen zuverlässigen Fachbetrieb setze, hätte mich möglicherweise dazu bewogen, die Tür bei ihm zu bestellen.
Lassen Sie die Finger von diesen Formulierungen und entscheiden Sie sich für eine der vielen Alternativen:
Diese Formulierungen wirken plump und floskelhaft | So formulieren Sie individuell und ansprechend |
Wie soeben telefonisch besprochen, überreichen wir Ihnen in der Anlage die gewünschten Prospekte. | Sie erhalten mit dieser E-Mail die Prospekte, die ich Ihnen versprochen hatte. |
Meine Meinung: Hier hat der Schreiber oder die Schreiberin alles in einen Satz gepackt, was das „Floskel-Land“ zu bieten hat. Der Satz wirkt dadurch wenig persönlich und oberflächlich. Das hat jeder schon 1 000 Mal gelesen. „Überreichen“ – das geht wohl nicht. Niemand geht hin und überreicht etwas. Die Prospekte werden verschickt. | Meine Meinung: Das haben Sie noch nie gelesen? Das ist doch gut, oder? Es wird nichts überreicht. Und „versprochen“ ist ein schönes, positives Wort. Wenn Sie es durch „zusagen“ ersetzen, verliert der Satz seine persönliche, verbindliche Wirkung. |
Bezug nehmend auf die mehrfach mit Ihnen geführten Gespräche übersenden wir Ihnen in der Anlage nunmehr unser Angebot über … | Ich freue mich, dass wir alle Details klären konnten. Das Angebot steht – ich hoffe, es ist in Ihrem Sinn und berücksichtigt Ihre Wünsche. |
Meine Meinung: Dass „Bezugnehmend“ out ist, das wissen Sie. Die folgende Satzkonstruktion wirkt umständlich und distanziert. Wo bleibt die Begeisterung darüber, dass man als Unternehmen ein Angebot machen darf? | Meine Meinung: Individuell und persönlich. Und es klingt wie gesprochen. Das macht es so nah. |
In der Anlage finden Sie ... | Sie erhalten mit dieser E-Mail unser Angebot über … |
Meine Meinung: Standard! Lassen Sie die Finger von diesem altmodischen, langweiligen Einstieg. | Meine Meinung: Schreiben Sie konkret, was Sie verschicken und entscheiden Sie sich für die Sie-Ansprache. |
Wie soeben telefonisch besprochen übersende ich Ihnen in der Anlage Informationsmaterial über unsere Produkte. | Gleich nach unserem Telefonat habe ich Informationsmaterial für Sie zusammengestellt. |
Meine Meinung: Das kennt man. „Senden“ statt „übersenden“ würde reichen und auf die Erwähnung der Anlage können Sie verzichten. | Meine Meinung: Eine gute Lösung für alles, was Sie nach einem Telefonat verschicken. |
Wir übersenden Ihnen in der Anlage unseren aktuellen Prospekt nebst Preisliste. | Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über unser gesamtes Lieferprogramm – einschließlich der Preise. |
Meine Meinung: Doppelt gemoppelt hält besser? Senden statt übersenden reicht völlig. Und statt „wir“ wäre eine Sie-Ansprache besser. Außerdem: „Nebst“ ist ein lustiges, altmodisches Wort. „Und“ würde es doch auch tun. | Meine Meinung: So klingt moderne schriftliche Kommunikation – ohne bekannte Floskeln. |
Beigefügt erhalten Sie unseren aktuellen Prospekt. Die Preise ersehen Sie bitte aus der beigefügten Preisliste. | Es freut uns, dass Sie auf die langjährige Kompetenz der xy GmbH im Bereich abc setzen. Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über unsere Produktpalette. Die Preisliste habe ich natürlich auch dazu gelegt; vergleichen Sie uns mit anderen Anbietern – das Preis-/Leistungsverhältnis wird Sie überzeugen. |
Meine Meinung: Schon wieder Standard. Und grammatikalisch falsch ist es auch. Der Empfänger ist doch nicht beigefügt – das würde eng im Umschlag. „Ersehen“ drückt sehr viel Distanz aus. | Meine Meinung: Auch hier trumpft der Schreiber mit persönlich formulierten Sätzen. Der Empfänger fühlt sich ernst genommen statt mit Floskeln abgespeist. |
So könnte Ihre E-Mail aussehen, wenn Sie Informations- oder Prospektmaterial verschicken
Guten Tag, Frau Sander,
ruck zuck erhalten Sie das telefonisch angeforderte Informationsmaterial über unsere Serviceleistungen.
Genauso schnell – aber nicht minder sorgfältig – bearbeiten wir auch Ihren Auftrag, wenn Sie sich für uns entscheiden.
Individuelle Beratung und ein ausgezeichnetes Preis-/Leistungsverhältnis erwarten Sie. Testen Sie uns – wir können es kaum erwarten.
Nicht jederzeit, aber immerhin von 8 bis 18 Uhr erreichen Sie uns unter der 0211 93897812. Wenn Sie lieber eine E-Mail schicken, dann bitte an mail@claudia-marbach.de.
Ich wünsche Ihnen einen sehr schönen Tag.
Claudia Marbach-Seminare
i. A. Ulf König
Leiter Marketing
Weil es so einfach sein kann
Hören Sie auf, sich zu quälen und lassen Sie mich machen. In meinem Webinar „Korrespondenz aktuell“ erhalten Sie das Rüstzeug, um Ihre Dreizeiler-E-Mails ab sofort modern, ansprechend und mit Schwung zu formulieren. Versprochen!
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Das sind die nächsten Termine:
- 24. September 2020
- 16. November 2020
Alle Details zu diesem Online-Seminar lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/korrespondenz-aktuell.html