„Meine Assistentin schreibt ihre To-dos auf einen Block und dann vergisst sie Sachen“, erzählte mir letztens ein Chef, der sich selbst digital organisiert und schon lange nichts mehr auf Zetteln oder Blöcken notiert.
Spätestens jetzt – dachte ich – haben die meisten Assistentinnen auf digitale Chefassistenz umgesattelt. Weit gefehlt. Der gute alte Block liegt immer noch auf dem Schreibtisch – bei den meisten. Das ist zumindest das, was die Assistentinnen mir in meinen Trainings erzählen.
„Ich schreibe das auf einen Zettel und wenn es erledigt ist, schmeiße ich den Zettel weg; das ist ein super Gefühl“, erzählte mir neulich eine Assistentin stolz.
Retrotechniken sind wie Retrofilme
Die Welt hat sich verändert
Wir leben nicht mehr in den Achtzigern. Wir tragen nicht mehr die gleichen Klamotten, wir ernähren uns anders, haben andere Frisuren, geben unseren Kindern andere Namen und telefonieren nicht mehr in Telefonzellen. Ja, die Welt hat sich verändert. Und Sie arbeiten noch wie früher?
An der einen oder anderen Stelle werden Sie vielleicht schon gemerkt haben, dass die Sache mit den Zetteln und dem Block keine so gute Idee ist.
- Sie wechseln vom Homeoffice ins Büro oder umgedreht und müssen daran denken, Ihren Block mitzuschleppen?
- Sie haben Aufgaben am Montag nicht geschafft und übertragen sie handschriftlich auf den nächsten Tag. Hm. Kann man machen, erscheint mir aber umständlich.
- Sie haben Aufgaben, die sich aus E-Mails ergeben, andere ruft Ihre Chefin Ihnen zu? Und dann arbeiten Sie noch an Projekten mit und müssen Kollegen an ihre Aufgaben erinnern? Wenn Sie das noch analog meistern, Hut ab!
Machen Sie den Test: Welche Retrotechniken nutzen Sie?
Retrotechnik | Mache ich | Mache ich nicht |
Ich drucke ab und an noch E-Mails aus.
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Ich schicke mir selbst eine E-Mail, wenn ich an etwas denken möchte.
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Auf meinem Tisch liegt ein Block, in den ich Aufgaben notiere.
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Ich notiere mir Anweisungen, Telefonnummern oder ähnliches, auf Post-its.
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Ich habe einen Bildschirm und das reicht mir.
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Ich muss einige Sachen einfach ausgedruckt sehen.
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Für Rücksprachen mit meinem Chef sammle ich Unterlagen, die ich mit ihm durchgehe.
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Ich stelle meiner Chefin/meinem Chef eine Reiseunterlagen-Mappe für Geschäftsreisen zusammen.
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Auswertung: Je mehr Kreuze Sie in der Spalte „Mache ich“ gemacht haben, desto analoger arbeiten Sie und desto mehr empfehle ich Ihnen, auf digitaleres Arbeiten umzustellen, damit Sie den Anschluss nicht verpassen.
Diese Tools sollten Sie kennen und idealerweise schon nutzen
Informationsfluss ist Trumpf
Seit Jahren beklagen Assistentinnen in meinen Seminaren den schlechten Informationsfluss entweder mit ihrem Chef oder innerhalb der Abteilung/des Bereichs. Wenn Sie analog organisiert sind, ist das wohl so. Die Digitalisierung hingegen hilft Ihnen, gut informiert zu sein und Ihre Arbeit für Ihren Chef transparent zu gestalten.
„Mein Chef weiß gar nicht, was ich den ganzen Tag so mache“, sagen mir einige Assistentinnen. Eine moderne, zukunftsfähige Chefassistenz setzt auf Transparenz und Teamarbeit. Tun Sie nicht länger so, als setzte sich das Internet nicht durch. Seien Sie offen für neue Tools, die Ihnen helfen, sich top zu organisieren und entspannt den Überblick über Ihre To-dos zu haben. Das geht. Sie müssen es nur zulassen und bereit sein, Ihre Komfortzone zu verlassen.
Entscheiden Sie sich mindestens für einen zweiten Bildschirm.
Ich unterstütze Sie dabei. Mit meinem Training „Chefassistenz in digitalen Zeiten“ meistern Sie Ihre eigene digitale Chefassistenz-Revolution.