Vor einiger Zeit fragte mich jemand „Was bringen Sie denn Sekretärinnen bei? Wie man guten Kaffee kocht?“ Meine Antwort auf diese Frage verheimliche ich Ihnen hier; vielleicht verrate ich sie Ihnen, wenn wir uns zum nächsten Seminar, vielleicht „Wirkungsvolle Chefentlastung“ persönlich begegnen. Aber seien Sie versichert: Meine Antwort saß. Der Typ war ruhig.
Wirkungsvolle Chefentlastung ist mehr als freundlich grinsen und Kaffee kochen
Ich bin sicher, dass die Welt „im Vorzimmer“ vor 30 Jahren noch anders tickte. Ich selbst kann mich noch erinnern, wie Besucher sich für den leckeren Kaffee bedankten. „Oh, bitte“, habe ich damals schon gedacht. Nett gemeint, aber wertgeschätzt fühlte ich mich dadurch nicht.
„Danke, dass Sie den Termin so flott und unkompliziert organisiert haben“, wäre mir als Feedback lieber gewesen.
Heute ist vieles anders – und einiges ändert sich nie
Schon „damals“ überzogen Vorgesetzte Termine oder kamen nicht pünktlich. Das war wohl schon immer so und wenn ich heute mit Assistentinnen spreche, ist das in vielen Unternehmen noch ganz normal.
Seinen Chef oder seine Chefin zu entlasten und dabei selbst Zeit zu sparen, ist gar nicht so einfach. Denn es ist zeitaufwändig, wackelnde Termingerüste wieder zu stabilisieren. Diese Zeit fehlt der Assistenz dann für andere Aufgaben.
„Mein Chef lässt sich nicht entlasten“, höre ich auch immer mal wieder. Auch das war schon immer so. Nur, dass sich das heute für den Chef viel schlimmer auswirkt als noch vor 20 Jahren. Der Druck auf die Chefs ist gestiegen; wer heute seine Assistenz nicht richtig „nutzt“, hat Führung nicht richtig verstanden. „Mein Chef delegiert nicht“, ist dann das zweite, was ich oft höre.
Zusammenarbeit effektiv und reibungslos gestalten
Was sich selbstverständlich anhört, ist nicht so einfach. Wie Sie oben gelesen haben, boykottieren manchmal sogar die Chefs die eigene Entlastung. Unwissentlich. Weil sie einfach so sind. Das kann man niemandem übelnehmen. Und deshalb sagen Assistenzen häufig: „Wenn mein Chef einfach das täte, was ich ihm sage, dann würde hier alles super funktionieren.“
Liebe Assistentinnen, so funktioniert es leider nicht. So funktioniert es nicht nur nicht, mit Chefin und und Ihrem Chef. Menschen tun nicht, was man ihnen sagt. Sie sind selbstbestimmt. Was heißt das für die Chefentlastung? Aufgeben, wenn man einen chaotischen Chef hat? Aufgeben, wenn er überlastet ist, und ihn seinem Schicksal überlassen?
Um Zusammenarbeit effektiv und reibungslos zu gestalten, bedarf es neben Ihrer fachlichen Kompetenz Ihres Fingerspitzengefühls. Wissen Sie, wie Sie schwierige Themen diplomatisch ansprechen können? Denn das ist gar ich so einfach – weder im privaten noch im geschäftlichen Umfeld. Und Ihr Chef ist nicht Ihr Freund.
Diese Assistentinnen wissen jetzt, wie wirkungsvolle Chefentlastung funktioniert.
Achten Sie darauf, wie Sie schwierige Themen diplomatisch ansprechen
Es gibt ein paar Formulierungen, die Sie sich besser verkneifen; „Jedes Mal, wenn Sie“ gehört dazu. Denn das wirkt wie ein Angriff. Seien Sie versichert, dass bei diesem verbalen Angriff nahezu jeder in die Verteidigung geht. Damit kommen Sie nicht weiter. Sie meinen es nur gut, ich weiß. Und doch sind es die Kleinigkeiten, auch in der Kommunikation, mit denen Sie Chefentlastung optimieren oder ruinieren.
Sie möchten Ihrer Chefin/Ihrem Chef die rechte Hand sein, die sie oder er sich wünscht, auch wenn sie oder er es Ihnen manchmal schwer macht. Mein Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung“ wird Sie dabei unterstützen, die Chefentlastung und die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef nachhaltig zu verbessern.
Alle Termine und Details zu meinem beliebten Erfolgsseminar lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/wirkungsvolle-chefentlastung.html