Assistenzen oder auch Chefinnen und Chefs, die ihr Officemanagement und ihre Arbeit clever gestalten möchten, starten in der Regel mit einer Beichte ins Webinar. Auf meine Frage „Wer schreibt seine To-dos in ein Notizbuch oder auf Zettel oder Post-its?", reagiert erstmal kaum jemand. Ich warte dann ein wenig und dann heben fast alle die Hand. Ich schmunzele dann. Und es ist mir natürlich klar, dass Menschen, die potenziell analog arbeiten, ihr Officemanagement digital optimieren möchten.

Was ist das, was Menschen in digitalen Zeiten dazu bringt, sich Notizen in einem Notizbuch zu machen und dieses hin- und herzuschleppen, vom Homeoffice ins Büro und zurück?

Der erste, wie ich glaube, vorgeschobene Grund ist „Ich muss was in der Hand haben“. Das ist das, was die meisten mir auf meine Frage antworten, weshalb sie sich Notizen auf Papier machen.

Der zweite, und ich glaube, das ist der wirkliche Grund, ist die Komfortzone, die man nur ungern verlässt, die Gewohnheit, die man nur ungern ändert. Wenn man ehrlich ist, müsste man sagen „Das habe ich schon immer so gemacht“; und da ist er wieder der böse Satz, über den man bei anderen Menschen spottet.

„Wer druckt ab und an eine E-Mail aus?“

Auf diese Frage folgt meist auch ein längeres Schweigen, was ich aushalte, bis jemand sagt „Aber nur die ganz wichtigen Sachen.“

Interessant, wie unterschiedlich man Dinge betrachten kann. Wenn mir etwas besonders wichtig erscheint, drucke ich es auf gar keinen Fall aus, weil ich es wiederfinden möchte und das funktioniert bei mir am besten digital. Liegt ein Zettel erst einmal auf meinem Tisch, ist es für mich vorbei mit der Übersicht.

Von der Schreibmaschine haben wir uns schließlich auch verabschiedet.

Wie steht es um Ihren Informationsfluss?

Gehen wir mal davon aus, Sie gehören zu denen, die ab und an etwas ausdrucken, sich Notizen auf Post-its machen und ihr Notizbuch hegen und pflegen. Was passiert, wenn Sie dann im Urlaub oder plötzlich krank sind? Wissen Ihr Chef, Ihre Chefin und Ihre Kollegen dann, was zu tun ist? Oder müssen Sie und die anderen sich auf E-Mails einstellen, die mit den bevorstehenden To-dos verschickt werden oder planen Sie Zeit ein, um die Urlaubsübergabe zu besprechen? Klar, das kann man alles machen; das haben viele von uns schon immer so gemacht. Ich früher auch. Und jetzt können Sie Ihrem Notizbuch und Ihren Post-its adieu sagen und endlich für den Informationsfluss zu sorgen, den Sie, Ihr Chef, Ihre Chefin und Ihr Team verdient haben. Für mehr Überblick, Transparenz und Gelassenheit.

Mein Alptraum waren früher laufende Vorgänge

„Behalten Sie das im Auge“, sagte mein Chef früher zu mir und ich habe mich immer gefragt, wie ich das ohne schlaflose Nächte hinbekommen sollte. Okay, ich übertreibe ein wenig; aber ganz ehrlich: Laufende Vorgänge im Griff zu haben, war immer mein persönlicher Horror. Außer den Kram jeden Tag aus der Wiedervorlage zu holen oder aus dem Ablagekörbchen vor mir zu ziehen, fiel mir nichts ein. Heute habe ich keine Wiedervorlagemappe und keine Ablagekörbchen mehr, in die ich etwas reinlegen könnte. Meine Lösung heute für laufende Vorgänge und damit ich den Überblick über die damit verbundenen To-dos behalte, ist mein Outlook. Und mein geliebtes OneNote.

Bei so viel Papier kann man schon mal den Überblick verlieren.

Wenn Sie wissen möchten, wie innig mein Verhältnis zu beiden Programmen ist und wie Sie und Ihr Chef davon profitieren können, dann leisten Sie mir bei meinem Webinar „Cleveres Officemanagement kompakt“ Gesellschaft. Im Anschluss wird sich Ihr Officemanagement leicht anfühlen und Sie werden sich fragen, warum Sie es sich so lange selbst so schwer gemacht haben. Ich freue mich auf Sie! 

Alle Inhalte und Details lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/cleveres-officemanagement-kompakt.html