In meinen Seminaren fragen mich Assistentinnen/Sekretärinnen immer mal wieder, worin der Unterschied zwischen den beiden Bezeichnungen beziehungsweise Aufgabengebieten liegt. Die Frage klingt erstmal einfach, ist aber schwierig zu beantworten, finde ich.

1. Unternehmensspezifische Unterscheidungen

Es gibt Unternehmen, die ihre Mitarbeiterinnen mit Assistenzaufgaben aus Prinzip als Sekretärinnen bezeichnen, damit sie ihnen weniger Gehalt zahlen können. Mit dem Begriff der Assistenz wäre eine Aufwertung der Tätigkeiten verbunden und diese mit mehr Geld. Das möchten einige vermeiden. Also: Es gibt Assistentinnen, die als Sekretärin bezeichnet werden. 

2. Assistentinnen bearbeiten Aufgaben eigenverantwortlich

Potenziell arbeiten und handeln Assistentinnen im Vergleich zu Sekretärinnen selbstständiger und eigenverantwortlicher. Ob das möglich und/oder gewollt ist, hängt nicht nur von der Assistentin ab, sondern auch und vor allem von der Chefin oder dem Chef. 

Ein Beispiel

Tanja ist Assistentin eines Bereichsleiters. Ihr Chef ist sehr genau, fast pingelig. Seine E-Mails darf Tanja nicht lesen und seine Termine macht er gerne selbst. In seinem Kalender stehen auch Einträge, die Tanja nicht versteht. 

Tanja sind die Hände gebunden. Eine gelungene, umfassende Assistenz ist für diesen Chef so nicht möglich. Sie hat kaum Einblick in das, was er tut. Tanja bezeichnet sich zwar als Assistentin, agiert gezwungenermaßen fast nur als Sekretärin. Sie wartet auf Anweisungen, konkrete Aufgabenstellungen und hat kein Gefühl für das große Ganze. Ihr Chef verhindert die Chefassistenz.

Ein anderes Beispiel

Laura arbeitet auch als Assistentin für einen Bereichsleiter. Ihr Chef nimmt sich morgens 15 Minuten Zeit für ein Gespräch mit ihr. Die Viertelstunde ist beiden wichtig, denn jetzt besprechen Sie

• den Tagesablauf: Kann alles so bleiben, sollte etwas geschoben bleiben, fehlen noch Informationen, benötigt ein Termin noch Vorbereitung. Also: Hat Lauras Chef alles, um gut durch den Tag zu kommen. 
• E-Mails, die Tanja für ihren Chef bereits gesichtet und/oder bearbeitet hat. Zu einigen muss sie ihn noch informieren, zu anderen benötigt sie noch Informationen, um sie für ihn bearbeiten zu können. 
• den Anruf eines wichtigen Geschäftspartners, der kurz vor Feierabend noch sehr verärgert anrief. Sie erarbeiten eine Strategie und einigen sich darauf, dass Tanja erst einmal versucht, mit einer E-Mail die Wogen zu glätten. 

Und so geht es weiter. Tanja weiß, woran ihr Chef arbeitet und ihr Chef wiederum weiß, was Tanja den ganzen Tag für ihn erledigt. Die beiden sind ein gutes Team.

Was sind die typischen Aufgabengebiete einer Assistentin?

Diese Frage kann ich nicht beantworten, da die Aufgabengebiete von dem Unternehmen abhängen, in dem sie arbeitet. Die eine erstellt Statistiken, die andere arbeitet noch an der Unternehmens-Webseite mit, und die nächste organisiert Events. 

Aber was eine Assistenz ausmacht, machen wohl die Beispiele oben deutlich.

Die Assistentin von heute ist eingebunden in das große Ganze und kennt die Prioritäten ihres Chefs. Ihre Kompetenzen ermöglichen ihr einen selbständigen Schriftverkehr, (schwierige) Telefonate mit Geschäftspartnern, proaktives Handeln und strukturiertes, zielorientiertes Arbeiten. Ihre Kommunikation ist wertschätzend, freundlich, respektvoll und diplomatisch. Gleichzeitig ist sie durchsetzungsstark.

Das liest sich perfekt, finden Sie? Ja, das finde ich auch. Und: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Um top Assistenz leisten zu können, schadet es nicht das eine oder andere Seminar zu besuchen, um sich Anregungen für Top-Chefassistenz zu holen. Und berücksichtigen Sie auch: Einige Chefinnen und Chefs sind herausfordernd. Da ist es nur allzu nachvollziehbar, wenn Sie sich Unterstützung holen. 

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