Seit bestimmt schon 15 Jahren spricht die Welt über das papierlose Büro. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? In meinen Trainings drucken mindestens zwei Drittel der Teilnehmenden ihre E-Mails aus. Nicht alle E-Mails aber viele. Und das sind viele zu viel. Zumindest wenn es papierlos zugehen soll in deutschen Büros und Sekretariaten.

Modernes Officemanagement wird noch nicht überall gelebt. Dafür gibt es aus meiner Sicht diese drei Gründe:

1. Die gute alte Routine. „Das hat schon immer funktioniert“, denken viele. Ja, irgendwie auch ganz gut. Und trotzdem ist man die Papierstapel leid, in denen man immer mal wieder etwas sucht. Doch Suchen kostet Zeit und gibt einem nicht unbedingt das Gefühl super organisiert zu sein. 

Ich habe vor 20 Jahren auch E-Mails ausgedruckt. Doch das ist heute mit modernen Tools nicht mehr nötig. Echt nicht! Sie können sich übersichtlich, effektiv und effizient organisieren, ohne auch nur ein einziges Blatt auszudrucken.

2. Um etwas zu verändern, müssen Sie Zeit investieren. Sie müssen sich mit neuen Techniken und Tools, die uns heute zur Verfügung stehen, auseinandersetzen. Doch dafür fehlt vielen die Zeit. Ihnen auch? Jede Veränderung bedeutet Energieaufwand. „Den Hintern hochbekommen“ lautet die Devise, raus aus der Komfortzone, neues Terrain erkunden, um dann festzustellen, dass man das schon viel früher hätte tun sollen. Denn danach fällt das Leben, die Arbeit viel leichter.

3. Vorgesetzte blockieren Digitalisierung. Denn auch Chefinnen und Chefs müssten etwas verändern, um endlich papierlos arbeiten zu können. Doch ihnen fehlt es ebenfalls an Zeit und Mut, unbekanntes Terrain zu erkunden. „Kenn ich nicht, mache ich nicht“ und „Das hat bisher doch auch funktioniert“, lässt viele in alten Mustern verharren.

Mein Tipp: Sagen Sie Ihrem Chef doch mal, dass er ja auch nicht mehr mit dem Pferd zur Arbeit reiten würde. Ja, das hat Jahrtausende funktioniert. Nur irgendwann hat die Menschheit erkannt, dass die Fortbewegung mit einem Auto viel besser funktioniert. Und dafür musste man einen Führerschein machen – also, Zeit investieren. Und so ist es auch mit der Digitalisierung. Investieren Sie Zeit, um langfristig davon zu profitieren.

Die Welt ist im Überholmodus
Die Herausforderung heutzutage ist, dass die Welt sich flotter bewegt als einem manchmal lieb ist. Täglich gibt es neue Apps, Programme, die Ihnen vermeintlich das Arbeiten erleichtern. Wie will man sich da zurechtfinden? Ich selbst empfinde die digitalen Veränderungen auch als Herausforderung und freue mich trotzdem jedes Mal diebisch, wenn ich wieder etwas entdecke, das mir meine tägliche Arbeit erleichtert.

Claudia Marbach zeigt Ihnen den "Ausweg" in die digitale Arbeitswelt.

Lassen Sie sich inspirieren
Ich habe mir die Mühe schon für Sie gemacht und produktive Tools erarbeitet, mit denen mir die viele Arbeit viel einfacher von der Hand geht. Holen Sie sich in meinem Seminar "Cleveres Officemanagement" praktische Ideen, wie Sie auf digitale Veränderungen mit praktischen Arbeitstechniken reagieren können und revolutionieren Sie Ihre Assistenzpower. Und erfahren Sie auch, wie Sie Chefs und Kollegen überzeugen, den Umstieg auf digital zu wagen.

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