1. Kommunikation auf Augenhöhe heißt, einander mit Respekt, Offenheit und Wertschätzung zu begegnen – unabhängig von der jeweiligen Position im Unternehmen. Es geht nicht darum, Hierarchien zu leugnen, sondern darum, dass alle Gesprächspartner ihre Sichtweisen, Ideen und Anliegen einbringen können, ohne sich unterzuordnen oder überheblich zu wirken. Für Assistenzen bedeutet dies, ihre Expertise und ihr Wissen eigenständig einzubringen und sich selbst als aktive und gleichwertige Gesprächspartnerin wahrzunehmen.
2. Auf Probleme hinweisen. Bleiben wichtige Informationen oder Hinweise unausgesprochen, wird sich das schnell negativ auf die Zusammenarbeit auswirken.
3. Überanpassung an die Führungsrolle: Manche Assistenzen stellen sich selbst zurück und versuchen, den Erwartungen der Führungskraft möglichst genau zu entsprechen. Dadurch gehen jedoch Eigeninitiative und kritisches Denken verloren, was die Arbeitsqualität mindert.
4. Unklare Kommunikation: Unpräzise Formulierungen, fehlende Nachfragen führen oft zu Missverständnissen. Aus Unsicherheit wird manches nur angedeutet oder gar verschwiegen.
5. Angst vor Konflikten: Viele Assistenzen scheuen sich davor, unangenehme Themen anzusprechen, da sie Konflikte mit ihrem Chef/ihrer Chefin befürchten. Werden Probleme jedoch nicht offen angesprochen, können sich Missstände verfestigen und das Arbeitsklima belasten.
6. Mangelnde Wertschätzung der eigenen Rolle: Wer sich selbst als „nur Assistenz“ sieht, neigt dazu, die eigene Bedeutung zu unterschätzen und zu wenig Selbstvertrauen in Gespräche einzubringen.

• Klar und direkt sprechen: Formulieren Sie Ihre Anliegen eindeutig und ohne Umschweife. Wenn Sie ein Problem sehen oder einen Verbesserungsvorschlag haben, benennen Sie ihn konkret. Vermeiden Sie es, Dinge zu „umschreiben“ oder zu hoffen, dass Ihr Gegenüber zwischen den Zeilen liest.
• Aktiv zuhören: Hören Sie aufmerksam zu, was Ihr Chef/Ihre Chefin sagt, und signalisieren Sie Interesse durch Nachfragen oder Zusammenfassen. So stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben und Wünsche wirklich verstanden haben und zeigen zugleich Wertschätzung.
• Feedback geben und einfordern: Geben Sie regelmäßig konstruktive Rückmeldungen und bitten Sie auch aktiv um Feedback. So entsteht ein beidseitiger Austausch, der Missverständnisse klären hilft und gegenseitige Erwartungen transparent macht.
• Selbstbewusst auftreten: Sehen Sie sich als Expertin für Ihre Aufgaben und bringen Sie diese Sichtweise aktiv ein. Ihre fachliche Kompetenz und Ihr Organisationstalent sind wichtige Ressourcen für Ihren Chef. Machen Sie sich dies bewusst und vertreten Sie Ihre Interessen und Ideen angemessen.
• Verschiedene Kommunikationskanäle nutzen: Gerade bei komplexen oder sensiblen Themen empfiehlt es sich, das Gespräch persönlich oder telefonisch zu suchen, statt eine E-Mail zu schreiben. So lassen sich Missverständnisse schneller ausräumen und der persönliche Bezug bleibt erhalten.
• Ich-Botschaften verwenden: Sprechen Sie aus Ihrer Perspektive und vermeiden Sie Schuldzuweisungen („Ich habe wahrgenommen, dass …“ statt „Sie machen immer…“). Das signalisiert Offenheit und reduziert das Konfliktpotenzial.
• Empathie zeigen: Versuchen Sie, die Sichtweise Ihres Chefs nachzuvollziehen, und zeigen Sie Verständnis für seine Situation. Ein Perspektivwechsel erleichtert das Miteinander und schafft die Basis für Kompromisse.
• Konflikte konstruktiv angehen: Wenn Unstimmigkeiten auftreten, sprechen Sie diese frühzeitig und wertschätzend an. Schlagen Sie Lösungen vor und suchen Sie gemeinsam nach einem Weg, der für beide Seiten tragbar ist.

Jasmin hat eine Anweisung ihres Chefs nicht ganz genau verstanden. Sie traut sich aber nicht nachzufragen, da ihr Chef sehr gestresst wirkt. Sie will ihn nicht nerven. Außerdem befürchtet sie, er könnte denken, sie wäre zu dumm die Anweisung zu verstehen. Also macht sie sich an die Arbeit. Später stellt sich heraus, dass sie die Aufgabe falsch ausgeführt hat. Ihr Chef ist unzufrieden und Jasmin kann alles nochmal machen.

„Darf ich zur Sicherheit noch einmal nachfragen, wie Sie sich das Ergebnis vorstellen?“

Das erspart späteren Mehraufwand und zeigt Interesse an einer guten Umsetzung.

Lisas Chef bittet sie kurzfristig um Unterstützung, obwohl sie gerade mit anderen dringenden Aufgaben beschäftigt ist. Aus Angst ihn zu enttäuschen, sagt sie dennoch zu und übernimmt das zusätzliche To-do.

Lisa hätte besser so etwas gesagt: „Ich habe aktuell noch Aufgabe X und Y zu erledigen. Ist es möglich, die neue Aufgabe zu verschiebe? Ansonsten bitte ich Sie, dass wir neu priorisieren.“

Sabrinas Chef verschiebt seine Termine häufig kurzfristig. Das ärgert sie sehr, zumal es sehr viel Arbeit macht, das gesamte Termingerüst zu erstellen. Sie spricht das Thema aber nie an; ihr Chef hat keine Ahnung, welche Auswirkungen seine „Spontanität“ auf Sabrinas Arbeit und ihre Motivation hat.

„Mir ist aufgefallen, dass Termine häufig spontan verschoben werden. Ich würde gern gemeinsam mit dir eine Lösung finden, um mehr Verbindlichkeit in den Kalender zu bringen?“ 

Wie Sie das in der Praxis bewältigen und Ihre persönlichen Herausforderungen meistern, erfahren Sie in meinem zweitägigen Seminar „Chefassistenz auf Augenhöhe“.

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