Wenn Sie nach den wichtigsten Eigenschaften einer Führungskraft auf Google suchen, haben Sie über 2 Millionen Treffer.

Suchen Sie hingegen nach den Top Eigenschaften einer Assistentin, schafft Google es auf 850 000 Treffer – und die meisten davon sind aussagelos wie dieser Text:

„Ihre Sekretärin repräsentiert Ihr Unternehmen und trägt damit entscheidend zu dessen Außenwirkung bei. Denn Sie ist die erste Ansprechpartnerin, mit der Ihre Kunden, Geschäftspartner und Bewerber in Kontakt kommen. Daher prägt sie den ersten Eindruck, die diese von Ihrem Business erhalten – und der erste Eindruck zählt bekanntlich.

Das bedeutet: Eine unprofessionelle, unorganisierte oder gar unfreundliche Sekretärin hinterlässt einen höchst unseriösen Eindruck – der Ihr Unternehmen im schlimmsten Fall einen wichtigen Kunden oder den passenden Bewerber kosten kann. Mit einer kompetenten und freundlichen Sekretärin dagegen hinterlassen Sie einen rundum positiven und seriösen ersten Eindruck. Wie oben schon erwähnt, gilt dies selbstverständlich auch für hervorragende Sekretäre."

Überraschung: Die Sekretärin, ich würde sagen die Assistentin, repräsentiert das Unternehmen. Echt jetzt? Langweilig. Das wussten wir schon. Und: Das tut die Führungskraft auch.

Also, was sind die 9 Top Eigenschaften einer guten Assistenz? Ich habe mir Gedanken gemacht:

1. Position beziehen

Eine gute Assistentin hat eine eigene Meinung und ist bereit ihren Standpunkt klar zu kommunizieren – selbst, wenn dieser mit dem der Chefin oder des Chefs nicht übereinstimmt.

Und: Sie sind natürlich auch bereit, Ihre Meinung zu ändern, wenn die Argumente Ihres Gesprächspartners Sie überzeugen.

2. Nicht jedes Wort auf die Goldwaage legen

Auch in schwierigen Situationen bleibt die Assistenz cool und behält die Nerven. Ihr Chef vergreift sich im Ton, Ihr Chef kritisiert Sie an einem Tag wegen Kleinigkeiten? Sie halten inne, werden nicht emotional und atmen die aufkommenden negativen Emotionen weg. Sie müssen nicht jedes Wort auf die Goldwaage legen.

3. Empathie für die Chefin/den Chef

Gute Assistenz gelingt nur dann, wenn Sie sich in Ihren Vorgesetzten/Ihre Vorgesetzte hineinversetzen können. Und merken Sie sich dazu eines: Die meisten stehen unter großem Druck! Denken Sie daran, wenn Ihr Chef mal wieder zu spät zum Meeting kommt und Ihre Chefin zum x-ten Mal nachfragt, ob Sie dieses oder jenes schon fertiggestellt haben.

4. Assistenzen erziehen ihre Chefs nicht – sie assistieren

In meinen Seminaren sagen mir Assistentinnen immer wieder, sie hätten ihren Chef erzogen. Das tut mir für den Chef immer ein bisschen leid. Ich bin auch Chefin und ich möchte nicht erzogen werden. Wollten Sie von jemandem erzogen werden?

Deshalb: Überlegen Sie lieber, wie Sie Ihre Chefin oder Ihren Chef unterstützen können und nicht, wie Sie ihr oder ihm die Marotten abgewöhnen.

5. Den Blick für das große Ganze bewahren

Schlimm genug, dass es so viele Chefs gibt, die perfektionistisch sind und auf Details „herumreiten“. Versuchen Sie, sich von Ihrer Detailversessenheit zu befreien. Das spart Zeit.

6. In der Ruhe liegt die Kraft

Diesen Spruch kennen Sie und doch sind Sie vielleicht anfällig für Stress und Hektik. Je mehr Sie in Hektik verfallen, je mehr Sie sich von der Hektik Ihres Chefs anstecken lassen, desto mehr Fehler schleichen sich ein.

Deshalb: Atmen, nochmal atmen, lächeln und dann Prioritäten aufschreiben. Wenn die Liste zu lang ist, fragen Sie sich, was passiert, wenn ich das nicht mache? Denken Sie das zu Ende. Was passiert wirklich? Dann wird die Liste plötzlich sehr kurz.

7. Formulieren Sie eindeutig und nicht durch die Blume

Die meisten Frauen lieben indirekte Kommunikation. Assistentinnen auch.

Ein Beispiel 

Nein, all dies hat Ihr Chef nicht bemerkt. Er war zu sehr mit seiner eigenen Arbeit beschäftigt. Und als Sie ihn fragten, ob er noch etwas für Sie habe, kam ihm die Frage sehr gelegen.

Die Indirektheit in diesem Beispiel besteht darin, dass Sie etwas gesagt haben, was Sie ganz anders meinten. Hätten Sie direkt und unmissverständlich kommuniziert, hätten Sie gesagt „Ich bin jetzt weg. Bis morgen.“

Hätten Sie eine Chefin, wäre die möglicherweise etwas empfänglicher für Ihre Indirektheit, da sie als Frau hin und wieder auch so kommuniziert. Möchten Sie sicherstellen, dass die Dinge so ankommen wie Sie meinen, werden Sie direkter, also eindeutiger, weniger missverständlich.

8. Seien Sie kritikfähig

Viele Menschen sind nicht sonderlich kritikfähig. Und viele Assistentinnen eben auch nicht. Die mangelnde Kritikfähigkeit liegt nicht nur darin begründet, dass man mit negativem Feedback konfrontiert wird, sondern auch darin, dass die Kritik häufig sehr unsachlich und emotional geäußert wird. Deshalb ist es kein Wunder, dass die meisten Menschen als nicht kritikfähig gelten.

Für die Zusammenarbeit mit Ihrer Chefin/Ihrem Chef muss gelten, dass Dinge, die nicht optimal gelaufen sind, angesprochen werden dürfen. Auch Kritik, die Ihre Person betrifft, zum Beispiel Ihr Verhalten in bestimmten Situationen, muss angesprochen, sprich kritisiert, werden können. Das ist nicht einfach, aber es muss sein.

Wenn Ihr Chef zu den Menschen gehört, die ihre Kritik nicht konstruktiv, sondern eher verletzend rüberbringen, dann machen Sie sich eines klar - Kritik kann Ihnen helfen, sich zu verbessern. Wird die Kritik nicht geäußert, wird Ihr Chef sich vielleicht immer und immer wieder über Sie ärgern. Das führt zwangsläufig zu einer Trübung der Beziehung und beeinträchtigt die Zusammenarbeit.

Deshalb: So hart die Kritik auch rüberkommen mag, schlucken Sie zuerst einmal die möglicherweise negativen Emotionen. Denken Sie in Ruhe über das Gesagte nach. Vielleicht können Sie von der Kritik profitieren und Ihre Arbeit verbessern.

9. Keep it short – Langatmigkeit nervt

Wissenschaftliche Studien belegen, dass Frauen potenziell mehr sprechen als Männer. Etwa doppelt so viel Worte geben die Damen im Laufe eines Tages von sich. Hinzu kommt, dass Frauen nicht gern mit der Tür ins Haus fallen. Also reden die schon mal „um den heißen Brei herum“.

Doch Langatmigkeit strapaziert die Nerven Ihres Vorgesetzten. Und häufig ist nicht die Zeit, sich die ganze Geschichte, die Sie zu erzählen haben, zu Ende anzuhören.

Ein Beispiel 

Diese langatmige, etwas konfuse Antwort bringt Ihren Chef nicht weiter.

Deshalb:

Überlegen Sie zuerst, was Sie sagen möchten. Was ist Ihr Ziel?
Dann sagen Sie es.
Begründen Sie es kurz, falls erforderlich.
Wenn es gesagt ist, ist es gesagt. Sie müssen keine weiteren Erklärungen anhängen.

Besser so

Chef: „Wo sind die Folien für die Präsentation?“
Assistentin: „Ich bin dran, sie sind bis 14 Uhr fertig. Reicht Ihnen das?“

Dieser Blog über die Eigenschaften einer Assistentin hat Ihnen gefallen? Dann gefällt Ihnen vielleicht auch, wie ich diese Eigenschaften in meinen Trainings für Sie mit Leben fülle.