Im Jahr 2025 bedeutet cleveres Officemanagement weit mehr als nur klassische Büroorganisation. Wenn Sie sich heute noch analog organisieren, Zettel, Blöcke und Post-its nutzen, werden Sie feststellen, dass Papier nicht immer eine Hilfe ist. Arbeitstechniken, die vor ein paar Jahren noch brauchbar und praktikabel waren, haben sich heutzutage überholt, sind „Schnee von gestern“.

Unter anderem ist jetzt Ihre Digitalkompetenz gefragt. Doch wo soll die so schnell herkommen? Und gefühlt, müssen Sie sich wöchentlich mit einem neuen Tool auseinandersetzen. Da kann man schon mal den Überblick und die Lust verlieren. Doch ohne digitale Organisation, wozu auch KI gehört, ist cleveres Officemanagement heutzutage kaum noch möglich.

Wer jetzt auf analoge Techniken setzt, hat das Nachsehen.

Sie möchten Ihr Officemanagement verbessern? So starten Sie durch:

1. Analyse: Wo stehen Sie aktuell?

Bevor Sie Ihr Officemanagement verbessern, lohnt sich ein kurzer Selbstcheck:

• Welche Aufgaben kosten Sie besonders viel Zeit?
• Wo treten häufig Fehler oder Verzögerungen auf?
• Welche Tools nutzen Sie – und kennen Sie sich ausreichend mit ihnen aus?

2. Ihre Optimierungsmöglichkeiten im Überblick

Organisation und Struktur

• Arbeiten Sie mit klaren Prozessen: Erstellen Sie Checklisten für wiederkehrende Aufgaben (zum Beispiel Reisekostenabrechnung, Meetingvorbereitung).
• Nutzen Sie Vorlagen für E-Mails, Protokolle oder Präsentationen.
• Digitalisieren Sie Abläufe, zum Beispiel mit OneNote. Hier können Sie auch die Checklisten verwalten, die Sie erstellen.

Tools und Technik

• Kalender- und Aufgabenmanagement: zum Beispiel mit Outlook und der To-Do-App.
• Dokumentenmanagement: Strukturieren Sie Ihre Dateien in der Cloud, zum Beispiel auf dem SharePoint und teilen Sie sie mit Chefs und Kollegen.
• Nehmen Sie an einer Outlook-Schulung teil, um zu erfahren, wie Outlook Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen, beispielsweise indem Sie QuickSteps erstellen.

Kommunikation und Zusammenarbeit

• Definieren Sie klare Kommunikationsregeln im Team, wann schreibt man eine E-Mail, wann in den Chat und wann telefoniert man besser miteinander?
• Optimieren Sie Ihre Meetingstruktur: Eine Agenda sollte immer vorab verschickt werden, ein Protokoll danach, klärt die Verantwortlichkeiten.
• Holen Sie regelmäßig Feedback ein: Was brauchen Ihr Team und Ihre Führungskraft von Ihnen? Wo stehen Sie als Chef-Assistenz-Team?

Selbstmanagement und Weiterentwicklung

• Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement, indem Sie sich nicht unter Druck setzen lassen, Dringendem von Wichtigem unterscheiden und Ihre Prioritäten digital organisieren.
• Lassen Sie die Finger von analoger Organisation, weg mit Zetteln, Blöcken und Post-its.
• Bilden Sie sich weiter zu digitalen Tools, Projektmanagement und Kommunikation.

Sie möchten das alles nicht allein bewältigen und wünschen sich Unterstützung? Das kann ich gut verstehen. Kommen Sie in mein zweitägiges Präsenzseminar vom 8. bis 9. September 2025 in Frankfurt.

Erfahren Sie in nur zwei Tagen, wie Sie Ihre Arbeit übersichtlicher und entspannter erledigen können. Für mehr Motivation, Freude und Erfolg.