Kennen Sie das? Der Chef ist in einem endlosen MS Teams-Call, die E-Mails stapeln sich, und wenn er dann doch mal im Büro auftaucht, geht das Telefon ununterbrochen. Inmitten dieses Trubels sollen Sie alles im Griff behalten – Termine koordinieren, Informationen beschaffen, Besucher empfangen, und ganz nebenbei Prioritäten setzen. Willkommen im Alltag einer modernen Assistenzkraft.
Die gute Nachricht: Wirkungsvolle Chefentlastung ist kein Zauberwerk – mit den richtigen Strategien und Tools können Sie nicht nur Ihren Vorgesetzten nachhaltig unterstützen, sondern auch Ihre eigene Arbeit spürbar erleichtern. Wie das geht?
Hier kommen sechs praktische Tipps direkt aus meinem spezialisierten Praxistraining für Assistentinnen.
1. Informationsfluss: Ohne Klarheit keine Entlastung
Oft fehlt es gar nicht an Engagement – sondern an den richtigen Informationen zur richtigen Zeit. Lernen Sie, wie Sie aktiv nachhaken, smarte Fragen stellen und sich Informationen selbstständig beschaffen. Tools wie OneNote helfen dabei, Gesprächsnotizen, To-dos und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren – ein echter Gamechanger, besonders bei regelmäßigen Jours fixes.
2. E-Mail-Flut im Griff – für Sie und Ihren Chef
Ein überquellendes Postfach? Muss nicht sein. Mit einem klar strukturierten E-Mail-Management behalten Sie den Überblick – und helfen auch Ihrem Chef dabei, Prioritäten zu setzen. Nutzen Sie digitale Aufgabenmanagement-Tools, kategorisieren Sie E-Mails nach Dringlichkeit und bereiten Sie Antworten vor, wo möglich. So sparen Sie von beiden Seiten wertvolle Zeit.
Für mehr Übersicht und Effizienz beim digitalen Arbeiten: Zwei Bildschirme oder ein großer Bildschirm
3. Zwischen „Kannst du mal eben?“ und echter Priorität
Fremdbestimmung gehört zum Alltag jeder Assistenz, aber das heißt nicht, dass Ihre eigenen Aufgaben untergehen müssen. Mit einem klugen Prioritätenmanagement, das Raum für Flexibilität lässt, behalten Sie die Kontrolle. Wenn’s stressig wird, hilft eine klare Kommunikation: Sagen Sie, wann Sie verfügbar sind – und wann eben nicht.
4. Diplomatie statt Frust: Schwierige Themen ansprechen
Manche Chefs delegieren ungern. Andere überziehen Meetings oder halten sich nicht an Absprachen. Statt sich zu ärgern, lernen Sie, kritische Themen diplomatisch anzusprechen – mit Ich-Botschaften, klaren Beispielen und dem richtigen Timing. So schaffen Sie Vertrauen und verbessern die Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
5. Chefentlastung aus dem Homeoffice? Na klar!
Die letzten Jahre haben gezeigt: Assistenz funktioniert auch remote – wenn die Strukturen stimmen. Digitale Tools, regelmäßige virtuelle Absprachen und ein guter Draht zum Chef sorgen dafür, dass Sie auch von zu Hause aus eine starke Stütze sind. Vertrauen, Transparenz und Eigeninitiative sind dabei der Schlüssel.
6. Kleine Kniffe, große Wirkung
Ob es das freundliche Empfangen von Besuchern, die souveräne Gesprächsführung am Telefon oder ein sicherer Auftritt im Büroalltag ist: Oft sind es die kleinen Dinge, die den großen Unterschied machen. Der Office-Knigge 2025/2026 liefert dazu wertvolle Impulse – für mehr Selbstsicherheit und professionelle Wirkung.
Fazit: Ihre Kompetenz ist gefragt
Als Assistenz sind Sie nicht „nur“ die rechte Hand – Sie sind Organisationsprofi, Kommunikationsdrehscheibe und Problemlöserin in einer Person. Je wirkungsvoller Sie entlasten, desto stärker wird Ihre Rolle wahrgenommen – von Ihrem Chef, vom Team und im ganzen Unternehmen. Nutzen Sie Tools wie Outlook und OneNote, setzen Sie auf klare Kommunikation und holen Sie sich regelmäßig neue Impulse. Die Investition in Ihre Kompetenz zahlt sich aus – Tag für Tag.
Mit meinem zweitägigen Präsenztraining „Wirkungsvolle Chefentlastung“ optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef und werden ihn noch besser unterstützen können. Seien Sie das Dream-Team, das Sie beide sich wünschen.
Diese Teilnehmerinnen wissen jetzt, wie Sie Ihre Chefin/Ihren Chef in der hybriden Arbeitswelt wirkungsvoll unterstützen können.
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