Ich habe einen Chef gefragt, wie er seine Erwartungen an seine Assistentin formulieren würde. Und das ist seine Antwort:

Deine Rolle als Assistentin der Geschäftsführung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf vieler Prozesse. Um unsere Zusammenarbeit noch effektiver zu gestalten, möchte ich fünf wesentliche Erwartungen formulieren, die mir besonders wichtig sind:

1. Proaktive Kommunikation und Informationsmanagement

Ich wünsche mir, dass du wichtige Informationen frühzeitig und klar kommunizierst, insbesondere, wenn es um Fristen, Prioritäten oder auftretende Probleme geht. Deine Fähigkeit, komplexe Informationen strukturiert aufzubereiten, ist hierbei von großer Bedeutung. Nutze dazu bitte moderne Techniken. Organisiere dich und mich digital. Meine Erfahrung ist, dass die Kommunikation damit besser funktioniert.

2. Effiziente Organisation und Priorisierung

In deinem Aufgabenbereich ist es essenziell, dass du den Überblick über laufende Projekte, Termine und Prioritäten behältst. Ich verlasse mich darauf, dass du meine Zeit optimal einplanst und alle relevanten Details im Blick hast, um unnötigen Stress zu vermeiden. Auch hier ist mein Wunsch, dass du analoge Arbeitsweisen in digitale transformierst, damit wir beide effektiv und transparent miteinander arbeiten können. Ich möchte keine analoge Reisemappe mehr oder ausgedruckte E-Mails. Optimiere dein digitales Aufgabenmanagement, damit wir beide immer den Überblick über unsere Prioritäten haben. Organisiere und bearbeite meinen Posteingang und stelle mir Unterlagen in OneNote zur Verfügung statt sie mir auszudrucken. Lass uns papierlos miteinander arbeiten!

3. Diskretion und Verlässlichkeit

Da du mit vertraulichen Informationen arbeitest, erwarte ich ein hohes Maß an Diskretion und Professionalität. Deine Verlässlichkeit gibt mir das Vertrauen, dass alle Aufgaben, die ich dir übertrage, mit der nötigen Sorgfalt erledigt werden.

4. Eigenständigkeit und Problemlösungskompetenz

Ich schätze es, wenn du Entscheidungen, die in deinem Verantwortungsbereich liegen, selbstständig triffst und kreative Lösungen für Herausforderungen entwickelst. Bei Bedarf stehe ich natürlich für deine Fragen zur Verfügung, aber ich vertraue auf deinen eigenen Handlungsspielraum. Sei mutig und besonnen zugleich.

5. Engagement für kontinuierliche Verbesserung

Ich erwarte, dass du dich stetig weiterentwickelst und nach Möglichkeiten suchst, Prozesse in deinem Verantwortungsbereich zu optimieren. Dein Engagement und deine Initiative tragen wesentlich zur Effizienz unseres Unternehmens und zu unserem gemeinsamen Erfolg bei.

Ich bin zuversichtlich, dass diese Erwartungen unsere Zusammenarbeit stärken und dir dabei helfen, deine Rolle noch effektiver auszufüllen.

Glückliche Teilnehmerinnen eines Claudia Marbach-Seminars.

In meinem zweitägigen Seminar „Die GF-Assistenz" wappnen Sie sich für jetzige und zukünftige Herausforderungen im Office.Sie erhalten praxisnahe Tipps und Techniken für mehr Sicherheit und Effizienz. 

Dieses Training richtet sich ausschließlich an Geschäftsführungsassistentinnen, die schon länger in dieser Funktion arbeiten oder gerade erst diese Funktion übernehmen. Sie alle eint der gleiche Wunsch: Gut zu sein im Job!