Kollegen, Chefs, Mitarbeiter und auch Gäste können herausfordernd sein. Und „Warum macht der das?“ haben Sie sich vielleicht auch schon öfter gefragt.

Tja, wenn alle Menschen, freundlich, empathisch, geduldig und höflich wären, könnte unser Leben um einiges stressfreier sein. So ist die Welt nur leider nicht. Die Nörgler, Wütenden und Unzufriedenen sind immer schon da. Und Sie als Assistenz sind mittendrin. Ihr psychologisches Geschick ist jeden Tag gefragt, damit Ihr Tag Sie nicht alle Kraft und Energie kosten, die Sie haben.

Hier sind fünf typische Situationen, in denen Ihre emotionale Intelligenz und zwischenmenschliche Sensibilität besonders gefragt sind:

1. Konflikte im Team

• Situation: Zwei Kolleginnen geraten in einen Streit, der die Stimmung im Büro belastet.
• Ihr psychologisches Geschick zählt: Sie vermitteln diplomatisch, hören beiden Seiten zu und helfen, eine Lösung zu finden, ohne Partei zu ergreifen.

2. Umgang mit gestressten Vorgesetzten

• Situation: Ihr Chef hat sehr viel zu tun, steht unter hohem Druck, ist gereizt und verlangt schnelle Ergebnisse.
• Ihr psychologisches Geschick zählt: Sie als Assistentin bleiben ruhig, priorisieren Ihre Aufgaben klug und kommunizieren empathisch, um die Situation zu entschärfen.

3. Empfang und Betreuung schwieriger Gäste

• Situation: Ein externer Besucher ist unhöflich oder fordernd.
• Ihr psychologisches Geschick zählt: Sie als Assistentin bleiben professionell, freundlich und souverän, um den Gast dennoch positiv zu stimmen und sich und Ihr Unternehmen von der besten Seite zu präsentieren. Sie lassen sich den Tag von dem „Stinkstiefel“ nicht verderben.

4. Diskrete Behandlung sensibler Informationen

• Situation: Sie erfahren von einer bevorstehenden Kündigung oder internen Umstrukturierung.
• Ihr psychologisches Geschick zählt: Sie wahren Diskretion, zeigen Verständnis gegenüber betroffenen Mitarbeitenden, ohne Informationen preiszugeben.

5. Motivation und Unterstützung von Kollegen

• Situation: Eine Kollegin ist demotiviert oder überfordert.
• Ihr psychologisches Geschick zählt: Sie als Assistentin erkennen die mehr oder weniger subtilen Signale, bieten Unterstützung an und stärken das Selbstvertrauen durch positive Kommunikation.

Mein Tipp, wie Sie Situation 2 mit psychologischem Geschick konkret lösen könnten

Hier ist Ihr psychologisches Geschick besonders gefragt, weil Sie zwischen Effizienz und Empathie balancieren. Hier kommt es darauf an, die Stimmung zu erkennen, professionell zu bleiben und gleichzeitig klug zu kommunizieren.

Ihr Ziel

• Den Druck des Vorgesetzten nicht persönlich nehmen.
• Ruhe und Struktur vermitteln.
• Unterstützend wirken, ohne sich selbst zu überlasten.

Schritt-für-Schritt-Reaktion

1. Stimmung erkennen – nicht bewerten

• Beobachten Sie Körpersprache, Tonfall, Tempo.
• Innerlich sagen Sie sich: „Das ist Stress, der ist nicht gegen mich gerichtet.“

2. Kurz und klar kommunizieren

• Vermeiden Sie lange Erklärungen oder Rückfragen.
• Nutzen Sie Sätze wie:
  • „Ich habe verstanden, dass das jetzt dringend ist.“
  • „Ich kümmere mich sofort darum.“

3. Prioritäten klären

• Wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig kommen:
  • „Damit ich nichts übersehe – was soll ich zuerst erledigen?“
  • „Ich möchte sicherstellen, dass alles rechtzeitig fertig wird. Was hat für Sie gerade Vorrang?“

4. Lösungsorientiert denken

• Bieten Sie Alternativen oder Unterstützung an:
  • „Ich kann den Termin verschieben, damit Sie mehr Luft haben.“
  • „Soll ich das Gespräch übernehmen, damit Sie sich auf die Präsentation konzentrieren können?“

5. Nach dem Stress: Gespräch anbieten

• Wenn die Situation sich beruhigt hat:
  • „Ich habe gemerkt, dass es heute sehr hektisch war. Gibt es etwas, das ich anders machen kann, um Sie besser zu unterstützen?“
  • Das zeigt Reflexionsfähigkeit und stärkt die Zusammenarbeit langfristig.

Ein Beispiel-Dialog - so formulieren Sie klar, empathisch und auf den Punkt

Psychologisches Geschick, also anderen Menschen mit Geschick, Einfühlungsvermögen und Gelassenheit zu begegnen, können Sie lernen. Dabei gilt es, zuerst sich selbst besser kennenzulernen. Was sind Ihre eigenen Denk- und Verhaltensmuster, welche Energieräuber haben Sie, worauf gehen Sie „steil“?

Schulen Sie Ihre Wahrnehmung, seien Sie aufmerksam für die Signale anderer Menschen. Und akzeptieren Sie, dass die meisten Verhaltensweisen nichts mit Ihnen zutun haben. So wird es Ihnen gelingen, unterschiedlichen Charakteren gelassen zu begegnen – egal, welche Ecken und Kanten diese Menschen haben.

Keiner sagt, dass das einfach ist
Psychologisches Geschick entsteht nicht auf Knopfdruck. Es erfordert etwas Übung. Üben Sie mit mir!

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