Zu Ostern werden viele Assistentinnen und ihre Chefs ein paar Tage Auszeit nehmen. Ihre Geschäftspartner und Kunden schreiben Ihnen vielleicht trotzdem und möchten gern wissen, wann Sie wieder da sind.
Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Outlook zu Ostern mal anders und mit Schwung formulieren und was Sie besser nicht schreiben sollten.
Das sind meine fünf wichtigsten Tipps:
Starten Sie nicht mit dem Standardeinstiegsatz „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“ Warum?
Es ist keine Nachricht, es ist eine E-Mail. Wenn Sie sich also vom Einerlei abheben möchten, formulieren Sie präzise. Wenn Sie sich unbedingt bedanken möchten, schreiben Sie lieber „Danke schön für Ihre E-Mail.“Entgegen der weitläufigen Meinung, dass Sie schreiben sollten, von wann bis wann Sie nicht zu erreichen sind, halte ich das für überflüssig. Es reicht, wenn Sie Ihr Rückkehrdatum nennen. Wie lange Sie schon im Osterurlaub sind, ist vielleicht interessant, aber nicht relevant.
Vermeiden Sie den weit verbreiteten Satz „In dringenden Fällen …“. Niemand sollte sich überlegen müssen, ob sein Wunsch dringend ist oder nicht. Das sieht auch jeder anders. Außerdem wird dem Schreibenden ein schlechtes Gewissen gemacht, wenn er sich dann tatsächlich an die Vertretung wendet.
Gendern ja oder nein? Ich erhalte Abwesenheitsbenachrichtigungen, die mit „Sehr geehrte*r Sender*in“ starten. Ich halte das für sehr kompliziert und umständlich ausgedrückt. Mir persönlich gefällt das gar nicht. Wenn Sie genderneutral formulieren möchten, greifen Sie lieber zu „Guten Tag“ als Anrede.
Vermeiden Sie jede Art von Floskel, also Formulierungen, die oberflächlich sind und seit Jahrzehnten von den meisten Menschen in Abwesenheitsnotizen verwendet werden. Dazu gehören:
• außer Haus
• in dringenden Fällen
• vielen Dank für Ihre Nachricht
• zur Verfügung stehen
• vielen Dank für Ihr Verständnis
So sollte Ihre Abwesenheitsnotiz nicht aussehen:
| Sehr geehrte*r Sender*in, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 28. März bis einschließlich 5. April außer Haus und erst am 8. April wieder erreichbar. In dringenden Fällen erreichen Sie meine Kollegin Sabine Mertens unter der Telefonnummer 089 1234-56 oder per E-Mail: sabine.mertens@fantasie-ag.de. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Freundliche Grüße Claudia Marbach |
Claudia Marbach ist Expertin für Organisation und Kommunikation. Sie entstaubt Texte, E-Mails und Briefe und kreiert zeitgemäße, frische Formulierungen.
So formulieren Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz – klassisch formuliert und nicht altmodisch oder langweilig
So formulieren Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz – schwungvoll und kreativ formuliert
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