Die fünf wichtigsten Tipps, wie Sie eine geschäftliche Einladung höflich absagen – mit konkreten Formulierungsbeispielen
1. Bedanken Sie sich für die Einladung
Beginnen Sie Ihre Absage mit einem Dank, um Wertschätzung auszudrücken.
Beispiele:
- Vielen Dank für Ihre freundliche Einladung zur Veranstaltung am 15. Februar.
- Ich habe mich sehr über Ihre Einladung gefreut und danke Ihnen herzlich dafür.
- Ich schätze Ihre freundliche Einladung sehr und bedanke mich herzlich dafür.
Wenn Sie für jemand anderen absagen, zum Beispiel für Ihren Chef, könnten Sie so formulieren:
- Peter Meyer hat mich gebeten Ihnen für Ihre Einladung zu danken. Er freut sich, dass sie an ihn gedacht haben.
Bedenken Sie jedoch: Es ist zwar üblich, dass Assistenzen für ihre Chefs absagen, ich finde es jedoch unhöflich, wenn Ihr Chef das dem Einladenden zumutet.
Meine Empfehlung lautet: Formulieren Sie die Absage so, als hätte Ihr Chef sie formuliert.
2. Sagen Sie klar und charmant nein
Formulieren Sie die Absage direkt und gleichzeitig höflich, ohne Ausreden oder vage Formulierungen.
Beispiel:
- Leider kann ich nicht dabei sein.
Etwas schwungvoller, charmanter und moderner formuliert, formulieren Sie so:
- Mein Terminkalender macht mir leider einen Strich durch die Rechnung.
Oder:
- Ausgerechnet an diesem Tag bin ich schon seit langer Zeit verplant und kann deshalb nicht dabei sein, was ich sehr bedauere.
3. Geben Sie, falls angemessen, einen Grund an
Die Angabe eines neutralen Grundes füllt nicht nur „Ihr Blatt Papier“, sondern wirkt auch freundlicher. Seien Sie dabei aber nicht spezifisch im Sinne von „ein kurzfristig einberufenes Management-Meeting macht es mir leider unmöglich, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen“. Warum? Ein Kunde könnte sich zurückgesetzt fühlen, wenn er bei Ihnen nicht die oberste Priorität genießt.
Deshalb sind solche Formulierungen aus meiner Sicht die bessere Wahl:
- Beispiele:
Der Grund dafür ist, dass ich an diesem Tag bereits anderweitig verpflichtet bin.
Oder, wie oben schon erwähnt:
- Mein Terminkalender macht mir an diesem Tag einen Strich durch die Rechnung.
Oder:
- Ausgerechnet an diesem Tag bin ich von morgens bis abends fest verplant.
Oder:
- Ich habe lange hin- und herüberlegt, wie ich mir den Abend für Ihre Veranstaltung freischaufeln könnte. Keine Chance. Es tut mir leid!
4. Bieten Sie Alternativen an
Wenn möglich, schlagen Sie eine Alternative vor, um Ihr Interesse zu zeigen.
Beispiele:
- Ich hoffe sehr, dass wir die Zeit finden, uns schon bald an anderer Stelle zu begegnen und uns auszutauschen.
- Ich werde nach einer Alternative schauen, und mich mit einem Terminvorschlag melden.
- Es findet sich hoffentlich bald ein alternatives Ereignis, an dem wir beide teilnehmen können und werden.
- Wenn mein Terminkalender in absehbarer Zeit die Zügel etwas lockerer hält, melde ich mich. Vielleicht schaffen wir es ja, uns zum Lunch zu treffen.
5. Wünschen Sie eine gelungene Veranstaltung
Runden Sie Ihre Absage mit einer positiven, aufmunternden Bemerkung ab.
Beispiel:
- Ich wünsche Ihnen viel Erfolg für Ihre Veranstaltung.
- Ich wünsche Ihnen einen rundum gelungenen Tag/Abend mit Ihren Gästen.
- Ich wünsche Ihnen ein schönes Fest.
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