„Ich hätte gern Alternativen für „Beigefügt übersenden wir“ und „In der Anlage senden wir“, sagen mir Teilnehmerinnen und Teilnehmer in meinen Korrespondenz-Online-Trainings. Und fast jedes Mal stellt sich heraus, dass jeder so seine „Lieblingsfloskeln“ hat.
Diejenigen, die schon Alternativen verwenden für „anliegend, beigefügt und beiliegend“ schaffen es bis zu „Vielen Dank für das nette Telefonat“ oder „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“. Und, ganz ehrlich: Das ist jetzt auch nicht sonderlich originell, oder?
Wenn Sie einmal überlegen, wie oft Sie „wie telefonisch besprochen“ schreiben oder bei anderen lesen, liegt auf der Hand, dass es sich um eine Floskel handelt.
Ein wenig Abwechslung schadet nicht und ganz nebenbei sorgen Sie bei den Empfängern für mehr Aufmerksamkeit und zeigen Profil.
Meine Vermutung: Die „angehängt- und beiliegend-E-Mails“ werden schon gar nicht mehr richtig gelesen. Schade drum. Schade für Sie und den Empfänger.
Alternativen müssen dringend her – auch Ihnen selbst zuliebe, damit Ihnen Ihre Korrespondenz noch lange Freude bereitet.
Überzeugen Sie mit dem richtigen Betreff
Gerade in E-Mails ist es wichtig, dass die Betreffzeile „sitzt“. Sie selbst kennen das doch auch: Sie überfliegen Ihren vollen Posteingang und durchforsten ihn nach den wichtigsten E-Mails. Und wenn Sie den Absender nicht kennen, dann orientieren Sie sich am Betreff. Also, geben Sie alles, damit der Betreff gelungen ist.
Der Firmenname ist wichtig
Erhält ein Geschäftspartner Ihre E-Mail, sieht er in der ungeöffneten E-Mail im Posteingang nur Ihren Namen, den er vielleicht nicht zuordnen kann, da der Firmenname nicht Bestandteil der Absenderkennung ist.
Meine Empfehlung: Deshalb gehört bei einigen Themen, zum Beispiel bei einem Angebot oder einem Erstkontakt, der Unternehmensname unbedingt in die Betreffzeile, damit der Geschäftspartner weiß, welches Unternehmen ihm schreibt.
Übliche Betreffzeilen und wie Sie besser formulieren
So nicht | Besser so |
Angebot | Berger Eventservice – Angebot für Ihre Veranstaltung am 12. September 2022 |
Meine Meinung: Ganz schön unpräzise. Wessen Angebot worüber? | Meine Meinung: Das ist präzise, jetzt weiß man, wer schreibt und worum es geht. |
Anfrage | Bitte um Angebot – Tagungsraum für den 18. September 2022 |
Ihr Anruf | Ihr Anruf vom 12. April – Infomaterial – Jansen KG |
Zwischeninfo | Zwischeninformation nach Telefonat mit Frau Dr. Sabine Hansen |
Schaffen Sie Nähe statt Distanz
Schaffen Sie mit Ihrer E-Mail eine freundliche Atmosphäre. Machen Sie mit Ihrem Text Appetit auf den Anhang. Mit einem gelungenen Text können Sie eine Beziehung zum Empfänger herstellen und vertiefen. Das erleichtert Ihnen die Kommunikation und den Umgang mit Ihrem Ansprechpartner. Mit einem misslungenen Text voller Floskeln schaufeln Sie Gräben.
Diese E-Mail-Texte wirken floskelhaft | Mit diesen E-Mail-Texten schaffen Sie Nähe |
Vielen Dank für das freundliche Telefonat von vorhin. | Danke schön, dass Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen ein Angebot zu machen. Sie erhalten mit dieser E-Mail … |
Meine Meinung: Sie müssen sich nicht immer erst für das Telefonat bedanken. Das wirkt wie eine Floskel. | Meine Meinung: Statt sich für ein Telefonat zu bedanken, formulieren Sie präzise, worum es geht. Und schon ist die bekannte Einstiegsfloskel verschwunden. |
Vielen Dank für Ihre E-Mail. | Sie erhalten mit dieser E-Mail noch einmal das Protokoll von letzter Woche, um das Sie mich gebeten hatten. |
Meine Meinung: Sich für Telefonate und E-Mails zu bedanken, wirkt oberflächlich. Denn „eigentlich“ bedanken Sie sich ja für etwas anderes. | Meine Meinung: Wenn Sie jemand bittet, ihm nochmals das Protokoll zu schicken, müssen und sollten Sie sich nicht für dessen E-Mail bedanken. Schreiben Sie lieber sofort, worum es geht. |
Wie soeben telefonisch besprochen, überreichen wir Ihnen in der Anlage unsere aktuelle Preisliste. | Unsere aktuelle Preisliste, die ich Ihnen als PDF mitschicke, gilt ab 1. November. |
Meine Meinung: Bekannte Floskelklassiker in einem Satz: „überreichen“, soeben telefonisch besprochen“ und „Anlage“. Resultat: Zum Kunden wird Distanz statt Nähe aufgebaut. | Meine Meinung: Wenn es irgendetwas zu Ihrer Preisliste zu sagen gibt, sagen Sie es. Das macht es präziser und damit weniger floskelhaft. |
Wir erlauben uns, Ihnen in der Anlage unseren neuesten Katalog zu überreichen. | Sie erhalten heute unseren aktuellen Katalog. |
Meine Meinung: So hat man vielleicht Anno 1880 formuliert, als berittene Boten Nachrichten persönlich überbrachten. | Meine Meinung: Eine einfache und direkte Variante zum altmodischen „überreichen-wir-Satz“. |
Sie finden auch, es wird Zeit kurz und knackig, statt lang und langweilig zu formulieren?
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