Ich habe eine einfache Frage an Sie: Was ist Ihnen am wichtigsten bei Ihrer Arbeit?
Würden Sie mich fragen, antworte ich sehr schnell: Spaß! Freude bei der Arbeit halte ich für wichtig, wenn nicht sogar für das Wichtigste überhaupt.
Ach, und mir fällt noch etwas ein: Meine Arbeit muss zu irgendetwas führen. Ich möchte Erfolgserlebnisse haben. Und jetzt kommt der Mensch ins Spiel, mit dem Sie am engsten zusammenarbeiten: Ihr Chef oder Ihre Chefin.
Ein Dreamteam wird man nicht einfach so
Assistenzen, die Freude bei der Arbeit haben, arbeiten vertrauensvoll mit ihren Chefs zusammen. Sie kommunizieren auf Augenhöhe, verfügen über Einfühlungsvermögen, wissen, was ihr Chef nicht leiden kann und sind ganz nebenbei noch gut organisiert. Ein Dreamteam zu werden kann mal mehr und mal weniger leicht sein. Auch wenn Sie vermeintlich alles dafür tun, ignorieren Sie vielleicht die Bedürfnisse Ihres Chefs. Doch es gilt Ihre und seine Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen.
Ein Beispiel
Neulich erzählt mir eine Assistentin, dass ihr Chef sehr häufig zu spät zu Meetings komme. Also setzt sie alles daran, ihren Chef rechtzeitig zu erinnern, damit er auf jeden Fall pünktlich ist. Ihr, der Assistenz, ist das wichtig. Pünktlichkeit passt zu ihrem Wertesystem.
Ich fragte sie dann, ob es ihrem Chef auch wichtig sei, dass er pünktlich ist. Ihre Antwort: „Es ist ja auch unhöflich den anderen gegenüber, wenn er immer zu spät ist.“
Nur ist das nicht die Antwort auf meine Frage. Und schon wieder spricht sie von den Bedürfnissen anderer und nicht von denen ihres Chefs.
Optimieren Sie Ihren Chefassistenzquotienten
Sie möchten Ihren Chef wirkungsvoll entlasten? Dann lernen Sie, ihn zu verstehen. Ihre Werte sind nicht unbedingt seine. Ihre Bedürfnisse sind nicht unbedingt seine. Jeder tickt anders. Und es ist wichtig, dass jeder sich traut, seine Wünsche und Bedürfnisse zu kommunizieren und seine Meinung zu äußern. Finden Sie heraus, was ihr Chef erwartet und was er nicht leiden kann!
Eines haben viele Chefs gemeinsam: Es soll laufen
Was sich erst einmal einfach anhört, ist eine komplexe Aufgabe. Unter „Laufen“ verstehen viele Chefs, dass sie mit administrativen Angelegenheiten nichts zu tun haben möchten. Wenn dazu zählt, dass sie auch mit den eigenen administrativen Aufgaben nicht zu tun haben möchten, wird es anspruchsvoll.
Chefs und Chefinnen,
- die Ihre E-Mails selten bis gar nicht lesen,
- die Termine kurzfristig verschieben oder stornieren,
- die Termine selbst vereinbaren und darüber nicht informieren,
- die Unterlagen ausgedruckt haben möchten,
- die digitales Arbeiten für überschätzt halten und hoffen, dass das Internet wieder verschwindet,
sind für jede Assistenz eine Herausforderung. Je analoger, schlechter Ihr Chef organisiert ist, desto besser müssen Sie organisiert sein.
Jüngere Chefs sind Herausforderung und Chance zugleich
Auch jüngere Chefs möchten, dass es „läuft“, setzen aber ganz andere Maßstäbe an. Viele sind „digital natives“, wie es heute so schön heißt. Ihre Erwartung: Dass ihre Assistenz mithält. Doch manchmal sind jüngere Chefs erfahrenen Assistenzen digital voraus. Stellen Sie sicher, dass Sie organisatorisch und digital nicht hinterherhinken.
Chefassistenz ist und bleibt eine umfassende Herausforderung
Wenn ich an meine Zeit als Assistentin zurückdenke, hat sich, im Vergleich zu heute, vieles verändert. Doch eines ist gleichgeblieben: Chefassistenz ist eine verantwortungsvolle, herausfordernde Aufgabe, die Ihnen viel abverlangt. Das war sie schon immer. Wappnen Sie sich, damit Sie diese spannende Aufgabe stressfrei, achtsam und mit Freude bei der Arbeit bewältigen.
Mein Training „Chefassistenz auf Augenhöhe“ unterstützt Sie dabei. Alle Termine und Inhalte lesen Sie auf meiner Webseite. Klicken Sie hier!