„Früher war alles besser“, heißt es oft. Doch wenn wir auf die Möglichkeiten schauen, die Sie heute als Assistentin haben, ist heute alles besser als früher, finde ich.
Wenn Sie als Assistentin arbeiten und sich digital organisieren möchten, dann blicken Sie nicht zurück, sondern nach vorn.
Als Assistentin, die auch schon ein paar Jährchen als Assistenz arbeitet, haben Sie noch Tippfehler auf der Schreibmaschine korrigieren müssen, haben Faxe geschickt, mit einem Papierkalender gearbeitet und Tageskopien erstellt. Für junge Assistenzen ist das unvorstellbar, für uns war das der ganz normale Wahnsinn. Und irgendwie hat es funktioniert.
Es geht ein Ruck durchs Sekretariat
Der klassische Begriff „Sekretärin“ ist längst Geschichte. Völlig zurecht; denn viele „Sekretärinnen“ erledigen heute anspruchsvollere Aufgaben, als noch vor 20 Jahren und heißen völlig zurecht Assistenzen. Sie übernehmen komplexe Aufgaben, koordinieren Projekte und: Assistenzen müssen heutzutage viel agiler agieren. Sich auf seinem Wissen von vor 10 Jahren auszuruhen, funktioniert nicht mehr. Gefühlt müssen Sie sich wöchentlich mit neuen Programmen und Prozessen auseinandersetzen. Wenn Sie manchmal denken, „Welches Tool nutze ich am besten für was?“, dann sind Sie damit nicht allein. Vielen Assistentinnen geht es so, wie Ihnen. Doch tröstet vielleicht ein bisschen. Doch Ihren Job müssen Sie, auch wenn Sie sich in bester Gesellschaft befinden, schließlich allein bewältigen
Der digitale Wandel im Office findet ohne die Schreibmaschine statt!
Typische Aufgaben einer Assistenz - die alte, analoge und die heutige, digitale Welt im Vergleich
| Aufgabe | Früher - analog | Heute - digital |
| Kalenderverwaltung | Termine in Papierkalender und sogar Taschenkalender von Chefs eintragen, handschriftliche Änderungen | Nutzung von Outlook oder Google Calendar, automatische Erinnerungen, Synchronisation |
| Reiseplanung | Telefonische Buchung bei Reisebüros, Ausdruck von Tickets und Plänen | Online-Buchungsportale, digitale Reise-Apps, E-Tickets |
| Protokollführung | Mitschrift per Hand, später Abtippen | Digitale Notizen, Speichern in OneNote, Teilen über SharePoint, automatische Transkriptionstools |
| Postbearbeitung | Briefe sortieren, frankieren, physisch weiterleiten | Kaum noch klassische Post – jetzt E-Mail-Management, digitale Signaturen |
| Besprechungsorganisation | Einladung per Telefon oder Brief, Raumreservierung über Listen | Teams/Zoom-Einladungen, digitale Raumplanung, automatisierte Teilnehmerlisten |
| Dokumentenablage | Papierordner, manuelle Sortierung und Archivierung | Cloud-Speicher (SharePoint, OneDrive), Suchfunktionen |
| Kostenabrechnung | Belege sammeln, manuell in Tabellen eintragen | Digitale Tools wie SAP Concur, automatisierte Belegerfassung per App |
| Korrespondenz | Briefe tippen, drucken, per Post versenden | E-Mail, Chat-Tools wie MS Teams, Vorlagen und Automatisierung |
| Terminabstimmung | Mehrere Telefonate führen, Kalender manuell vergleichen | Online-Terminfindung, Doodle, Outlook, KI-gestützte Vorschläge |
Alle, die jetzt den Anschluss nicht verpassen und digital durchstarten möchten gilt: Je früher desto besser. Finden Sie heraus was MS Teams, Outlook, To-do und OneNote für Sie tun können, wenn Sie die besten Kniffe kennen. Sie werden überrascht sein, wie Sie Ihre Arbeitsläufe um Meilen effektiver und effizienter gestalten können.
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