Und warum genau die oft unterschätzt werden
Viele Assistentinnen stellen sich irgendwann diese Frage:
Was muss ich eigentlich wirklich können, um in meinem Job erfolgreich zu sein – heute und in Zukunft?
Die kurze Antwort: Es sind nicht die Fähigkeiten, die Sie vielleicht spontan nennen würden. Und genau hier beginnt das Problem.
Die groẞe Illusion: „Organisation reicht“
Viele glauben: Wenn ich gut organisiert bin, alles im Griff habe, strukturiert arbeite und loyal und zuverlässig bin, bin ich eine gute Assistentin. Das stimmt nur zur Hälfte.
Ja, Organisation ist wichtig. Sehr sogar. Und sie ist längst nicht mehr der entscheidende Erfolgsfaktor.
Denn:
- Tools können Sie lernen.
- Prozesse können Sie optimieren.
- KI kann Sie zunehmend unterstützen.
Was bleibt, ist Ihre Wirkung als Mensch.
Der Wandel der Assistentinnenrolle
Die Rolle der Assistentin verändert sich – und zwar spürbar.
- Weniger „ausführend“, mehr mitdenkend
- Weniger „im Hintergrund“, mehr sichtbar und wirksam
- Weniger „reaktiv“, mehr gestaltend
Studien zu Future Skills zeigen einen deutlichen Trend: Die entscheidenden Future Skills sind nicht technischer Natur – sondern menschlicher.
Drei Zitate aus aktuellen Studien:
Studienzitat 1
Studien zu Future Skills zeigen seit Jahren ein klares Bild:
Nicht technisches Wissen entscheidet über Erfolg, sondern vor allem Kommunikation, Selbstmanagement und die Fähigkeit, sich schnell auf Veränderungen einzustellen.
Quelle: Bertelsmann Stiftung
Studienzitat 2
Die Aufgaben verschieben sich deutlich – weg von reiner Organisation, hin zu Kommunikation, Mitdenken und strategischer Unterstützung.
Quelle: ASAP – American Society of Administrative Professionals
Studienzitat 3
Besonders spannend: Trotz zunehmender KI-Nutzung sagen die meisten Assistenzen selbst, dass gerade jetzt kommunikative Fähigkeiten, Selbstbewusstsein und Anpassungsfähigkeit wichtiger werden – nicht unwichtiger.
Quelle: Officedynamics
Und trotzdem passiert genau das Gegenteil: Viele Assistentinnen investieren ihre Energie vor allem in Tools, Systeme und Organisation.
Was dabei zu kurz kommt:
- Kommunikation
- Selbstbewusstsein
- Auftreten
Die 5 Fähigkeiten, die Sie wirklich brauchen
Wenn ich es auf den Punkt bringe, sind es diese fünf:
1. Klare, wertschätzende Kommunikation
Die wichtigste – und am meisten unterschätzte Fähigkeit.
Viele Probleme im Assistentinnen-Alltag entstehen nicht durch Arbeit, sondern durch:
- Missverständnisse
- unausgesprochene Erwartungen
- fehlendes Feedback
Beispiel aus der Praxis:
Eine Assistentin berichtet, dass ihre Chefin Aufgaben delegiert – und sie dann selbst erledigt, bevor die Assistentin überhaupt dazu kommt.
Was passiert hier?
- Frust
- Demotivation
- Unsicherheit
Erst als die Assistentin ihr Gefühl anspricht, ändert sich etwas. Die Führungskraft versteht die Wirkung ihres Verhaltens – und passt es an.
Ohne Kommunikation keine Klärung. Ohne Klärung keine Zusammenarbeit.
2. Digitale Organisation – aber richtig
Viele Assistentinnen arbeiten parallel:
- Zettel
- Notizblöcke
- Post-its
- digitale Tools
Das Ergebnis? Chaos statt Überblick Das Problem ist selten fehlende Technik.
Das Problem ist: fehlende Zeit, sich wirklich damit zu beschäftigen, fehlende Klarheit, wie ein System aussehen kann.
Hier liegt ein riesiges Potenzial:
Wer sich wirklich digital organisiert, gewinnt nicht nur Zeit – sondern auch Ruhe.
3. Komfortzone verlassen
Viele bleiben bei dem, was sie kennen.
- Neue Tools?
- Neue Rollen?
- Mehr Verantwortung?
„Dafür habe ich gerade keine Zeit“, haben Sie vielleicht selbst schon gesagt. Das ist verständlich, nachvollziehbar und genau das bremst Ihre Entwicklung.
Die Zukunft gehört denen, die bereit sind:
- Dinge auszuprobieren
- Fehler zu machen
- sich weiterzuentwickeln
4. Präsenz im Auftreten
Ein weit verbreiteter Irrtum: „Eine gute Assistentin hält sich im Hintergrund.“ Das sehe ich anders.
Eine gute Assistentin
- ist sichtbar,
- wird gehört,
- zeigt Haltung.
Denn wer nicht wahrgenommen wird, kann auch nichts gestalten.
5. Selbstbewusstsein
Ohne Selbstbewusstsein helfen auch die besten Fähigkeiten nichts.
Sie brauchen,
- die Sicherheit, Dinge anzusprechen,
- den Mut, Grenzen zu setzen und
- das Vertrauen in die eigene Kompetenz.
Und ja: Das ist trainierbar.
Wo es im Alltag wirklich scheitert
In der Praxis sehe ich immer wieder die gleichen Punkte:
❌ Kommunikation wird vermieden
„Das spreche ich lieber nicht an…“
❌ Prioritäten bleiben unklar
„Ich mache erst mal und schaue, wie weit ich komme.“
❌ Tools werden nicht effektiv genutzt
„Dafür habe ich gerade keine Zeit…“
❌ Die eigene Rolle wird zu klein gedacht
„Ich halte mich lieber im Hintergrund…“
Und genau dadurch entsteht Druck.
Was Sie konkret anders machen können
Wenn Sie nur drei Dinge mitnehmen, dann diese:
1. Sprechen Sie Dinge früh an: Nicht erst, wenn der Frust da ist.
2. Investieren Sie Zeit in ein funktionierendes System: Nicht mehr Zettel – sondern ein klares digitales Konzept.
3. Seien Sie bereit, Neues auszuprobieren: Auch wenn es am Anfang unbequem ist.
Und ein Punkt, über den kaum jemand spricht
Viele glauben: KI wird Kommunikation ersetzen.
Das wird nicht passieren. Im Gegenteil: Je mehr automatisiert wird, desto wichtiger werden die Fähigkeiten,
- Menschen zu verstehen,
- klar zu formulieren und
- Beziehungen zu gestalten
Kommunikation wird nicht weniger wichtig – sondern entscheidend.
Ihr nächster Schritt
Wenn Sie sich jetzt wiedererkennen, dann haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Sie machen weiter wie bisher.
2. Sie entwickeln genau diese Fähigkeiten bewusst weiter.
Wenn Sie möchten, begleite ich Sie dabei.