„In der Anlage übersenden wir Ihnen“ – Standardformulierungen sind nicht gut genug

Sie möchten ein Protokoll verschicken? Ein Angebot? Einen Prospekt? Und immer fällt Ihnen spontan der gleiche Satz ein? „In der Anlage übersenden wir“, oder „beigefügt erhalten Sie“. So geht es vielen. Deshalb fangen die meisten E-Mails auch so an.

Sie wünschen sich Alternativen? Rettung naht. Denn mit diesem Beitrag erhalten Sie viele schwungvolle Ideen für die meisten Anlagen, die Sie verschicken. Von A wie Angebot bis V wie Vertrag.

Ist das denn die Mühe wert?

Es ist doch nur eine kurze E-Mail, die darauf hinweist, dass der Geschäftspartner etwas erhält. Müssen Sie da wirklich Ihre Kreativität bemühen? Von „müssen“ kann keine Rede sein. Aber es ist sinnvoll, zu jeder Anlage passend und ohne die üblichen Floskeln zu formulieren. So fühlt der Empfänger Ihrer E-Mail sich besser bei Ihnen aufgehoben als mit dem üblichen „In der Anlage …“.

Bedenken Sie, dass Sie Ihr Unternehmen mit jeder E-Mail repräsentieren. Sie entscheiden darüber, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.

Ein typisches Begleitschreiben

E-Mails, wie die folgende, erhalte ich oft. Herzlos, desinteressiert bis hingesaut.

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Mustertexte für gelungene Einladungen

Würden Sie, wenn Sie zu einer Party gingen, sich selbst fragen „Ob wohl für mein leibliches Wohl gesorgt sein wird?“ Lassen Sie mich für Sie antworten. Nein, das würden Sie nicht. Sie würden auch niemand anderen fragen, ob er wisse, ob für das leibliche Wohl der Gäste gesorgt sei. Sie würden fragen „Gibt es an dem Abend etwas zu essen?“.

Damit sind wir bei einer prinzipiellen Herausforderung moderner Korrespondenz. Viele Menschen schreiben nicht so, wie sie sprechen. Das scheint sogar verpönt zu sein. Lieber kompliziert, umständlich und antiquiert formulieren, statt einfach, klar, verständlich und in diese Zeit passend, also modern.

„Haben die Herrschaften schon gewählt?“, wurden mein Mann und ich neulich in einem Restaurant gefragt. Ich war kurz davor, mich umzudrehen, ob ich die Ankunft von Personen herrschaftlicher Herkunft verpasst hatte. „Wissen Sie schon, was Sie essen möchten?“ oder „Haben Sie sich schon für etwas zu essen entschieden?“ wären mir ausreichend höflich formuliert gewesen.

Und „essen“ ist auch ein Wort, das Sie in Ihren Einladungstexten verwenden dürfen und sollten.

9 Musterformulierungen für Ihre Einladungstexte, wenn Sie zu Ihrer Veranstaltung etwas zu essen anbieten 

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Ich sprach neulich mit einer Chefin, die größtenteils noch analog organisiert war und an ihrem Papier hing. „Was hätten Sie gemacht, wenn Sie im Homeoffice hätten arbeiten müssen“, fragte ich sie. „Ich hätte geweint“, war ihre Antwort. Ich musste sehr lachen.

Im Homeoffice ist analoge Organisation ein Problem

Wenn ich im Seminar frage, wo und wie meine Teilnehmerinnen ihre To-dos festhalten, antworten acht von zehn Personen mit „In meinem Notizbuch“. Das ist ganz klar analoge Organisation und ich weiß, dass es Trainer gibt, die das empfehlen. Ich nicht!

Wäre ich Ernährungsberaterin würde ich Ihnen auch nicht empfehlen, abends Butterbrote zu essen. Das hat man früher gemacht und war ganz normal, Hauptsache viel Wurst und Käse drauf. Es ist aber nicht mehr früher. Es ist jetzt.

Und jetzt bietet Ihnen die Digitalisierung Möglichkeiten, von denen Sie nicht zu träumen gewagt haben. Nur müssen Sie dazu bereit sein, auf Ihr geliebtes „Butterbrot“ zu verzichten. Doch die eigenen Rituale, die eigene Komfortzone zu verlassen, ist nicht einfach. 

Was seit Jahren funktioniert muss nicht schlecht sein, kann aber …

In einem Training, vor zwei Wochen, erklärte mir eine Geschäftsführungssekretärin, wie sie ihre To-dos organisiert. „Ja, das kenne ich“, antwortete ich ihr, „das habe ich vor 20 Jahren genau so gemacht.“

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„Der macht mich wahnsinnig“, haben Sie sich vielleicht auch schon sagen hören.

• Gemeint ist Ihr Kollege, der immer die Türen knallt.
• Gemeint ist Ihr Kollege, der jeden noch so kleinen Tippfehler findet.
• Gemeint ist Ihr Chef, der zu jedem Termin zu spät kommt.
• Gemeint ist Ihre Chefin, die immer wieder ungeduldig nachfragt, ob etwas schon erledigt ist.

Bitte, nicht wahnsinnig werden. Die Welt ist voller unterschiedlicher Charaktere und jeder von uns hat irgendwie einen Spleen. Andersartigkeit bedeutet Vielfalt und gehört zum Leben. Wir brauchen nur etwas mehr Toleranz und eine andere Einstellung zu den Marotten und Schrulligkeiten unserer „lieben“ Mitmenschen.

Sie selbst verantworten Ihre negativen Gefühle

Ihre Kolleginnen und Kollegen sollten nicht ursächlich für Ihren Frust oder Stress sein. Und in der Praxis ist es dann doch so. Sie ärgern sich über einen Kollegen, der Sie nervt. Nur: Der kann nichts für Ihre negativen Gefühle. Er verantwortet nicht Ihre gereizte Reaktion. Er entscheidet nicht darüber, dass Sie Ihren Ärger mit in den Feierabend nehmen. Das tun ganz allein Sie. 

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Es ist Wochen, Monate oder gar Jahre her, dass Sie jemanden gesehen haben und zu ihrem oder seinem Geburtstag melden Sie sich aus der Versenkung zurück? Kein Problem. Der Angeschriebene ist bestimmt überrascht und freut sich, dass der „verschollene“ Kontakt sich wieder meldet.

Und so formulieren Sie eine gelungene Gratulation zum Geburtstag nach sehr langer Zeit nach der letzten Begegnung: 

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Als ich letztens eine längere Strecke mit dem Auto fahren musste, hatte ich vor Abfahrt entschieden, mich während der zweistündigen Fahrt nicht zu ärgern. Ja, Sie lesen richtig – ich traf eine bewusste Entscheidung gegen meinen Energieräuber Autofahrt. Wenn ich das nicht tue, komme ich am Zielort an und fühle mich wie ein Zombie. Ich sehe so aus und bin kraftlos. Kraftlos deshalb, weil ich nach all den kleinen Ködern, die unterwegs auf der Straße lauern, schnappe.

Für einige Menschen ist das normal: Die fahren irgendwo hin und kommen ganz entspannt an. Ich muss die Entscheidung treffen, keine Kraft abzugeben und dann funktioniert es auch.

Die gute Nachricht ist: Sie haben es in der Hand, ob Situationen, Menschen, Kollegen, Chefs Sie Kraft kosten oder nicht. Sie entscheiden, ob die Menschen in Ihrem Umfeld zu Energieräubern werden oder nicht. Sie entscheiden mit über den Konflikt.

Langatmige Diskussionen stoppen

Letztens sagte eine Teilnehmerin während eines Webinars: „Ich habe einen Kollegen, der stundenlang mit mir über jeden Mist diskutiert; der hört nicht auf.“ 

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Besonders „wichtige“ Menschen können sich an ihren Geburtstagen vor Gratulanten kaum retten. Jeder möchte seinen Fuß in die Tür stellen, sich in Erinnerung bringen.

Das tun Sie aber nicht, wenn Sie im Gratulations-Floskel-Dschungel mit Ihren Formulierungen untergehen. Sie müssen sich vom Einheitsbrei abheben, damit Ihre Gratulation überhaupt wahrgenommen wird.

Verzichten Sie deshalb auf diese Standardfloskel:

„Anlässlich Ihres 45. Geburtstags übermittle ich Ihnen, auch im Namen meiner Vorstandskollegen, unsere allerherzlichsten Glückwünsche.“ 

Meine Meinung: Gruselig! „Anlässlich“ und „im Namen von“ riechen schon von Weitem nach Floskel. Finger weg davon!

Sie möchten auffallen und beeindrucken? Trauen Sie sich etwas. So geht´s: 

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